Delegarea unui salariat. Intocmirea ordinelor de deplasare

Cum se procedeaza pentru o factura de cazare care s-a achitat prin banca cu OP? Vom afla de la specialist daca mai este necesara intocmirea ordinului de deplasare. Este important de mentionat ca s-au deplasat mai multe persoane care nu au primit niciun avans/diurna.
 

Intocmirea ordinelor de deplasare: raspunsul specialistului

Drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice, indiferent de finantarea acestora, pe perioada delegarii si detasarii, precum si in cazul deplasarii in cadrul localitatii, in interesul serviciului, se stabilesc astfel:

- pentru delegarea si detasarea in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului - potrivit anexei la HG 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului;

- pentru deplasarile in strainatate – potrivit HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.

Faptul ca nu au primit avans pentru diurna sau cazare nu inseamna ca salariatii delegati care au fost cazati nu beneficiaza de diurna.

Art. 44 alin. (2) din Codul muncii stabileste ca salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

In temeiul dispozitiilor art. 1 alin. (2) din HG 714/2018 persoana delegata intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 50 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca si care nu se poate inapoia la sfarsitul zilei de lucru beneficiaza de o alocatie zilnica de delegare compusa din:

a) o indemnizatie de delegare, in cuantum de 20 lei/zi, indiferent de functia pe care o indeplineste si de autoritatea sau institutia publica in care isi desfasoara activitatea;
b) o alocatie de cazare, in cuantum 230 lei/zi, in limita careia trebuie sa isi acopere cheltuielile de cazare.
Ordonatorul de credite poate aproba, in situatii temeinic fundamentate, majorarea alocatiei de cazare prevazute la lit. b) cu pana la 50%.

Potrivit art. 1 alin. (4) din HG 714/2018 indemnizatia de delegare sau alocatia zilnica de delegare, dupa caz, se acorda fara prezentarea de documente justificative, cu exceptia situatiei majorarii alocatiei de cazare.

In sistemul public, dar numai in sistemul public, pentru acordarea indemnizatiei de delegare si a alocatiei de cazare, daca nu se intervine pentru marirea acesteia peste 230 lei/zi nu sunt necesare documente justificative.

In sistemul privat, decontarea cheltuielilor de cazare efectuate se face pe baza documentelor justificative.

Ori daca factura a fost emisa pentru intregul grup va fi inregistrata la seful delegatiei, celelalte persoane din grup, vor inregistra doar biletele de calatorie si diurna.

Persoana care inregistreaza cheltuielile cu delegarea pentru intregul grup va anexa decontului o nota explicativa (peste ani sa se regaseasca explicatia decontului).

In concluzie, fiecare persoana trimisa in delegatie va beneficia de diurna proprie si va inregistra propriul decont. Facturile comune (cazare, masa) se vor inregistra in decontul in care este atasata factura.

Persoanele delegate sau detasate, cu exceptia persoanelor care ocupa o functie de demnitate publica, au obligatia de a obtine pe ordinul de deplasare viza conducatorului autoritatii sau institutiei publice la care se deplaseaza sau a loctiitorului acestuia, cu indicarea datei si a orei sosirii si plecarii (art. 16 din HG 714/2018).

In consecinta, salariatii au dreptul la diurna neimpozabila  in limita a 2,5 ori nivelul stabilit pentru institutiile publice in perioada in care locul muncii prevazut in contractul individual de munca este modificat prin detasare/delegare.Totodata, acestia au obligatia de a obtine pe ordinul de deplasare viza conducatorului autoritatii sau institutiei publice la care se deplaseaza, cu indicarea datei si a orei sosirii si a plecarii.

Documentele justificative sunt contractul individual de munca, ordinul de deplasare precum si alte documente justificative privind efectuarea cheltuielilor de cazare si transport cum ar fi facturi sau bonuri fiscale.

 

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Gabriela Dita - Consilier juridic.