Ce obligatii declarative si de plata exista pentru inchirieri imobile si vehicule in strainatate?

Studiul de caz urmator se refera la o companie care are lucrari in UE si non-UE , salariatii fiind obligati sa inchirieze masini pe perioade mici (sub 30 zile) si apartamente pe perioade scurte de timp sau lungi de timp. Vom vedea ce obligatii fiscale si declarative exista.

In raport cu modificarea locului muncii prin delegare/detasare, Codul muncii precizeaza ca salariatul are dreptul la cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare/detasare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. Ca regula generala, indemnizatia de delegare/detasare acopera cheltuielile de hrana si cheltuielile marunte uzuale efectuate de salariatul aflat in deplasare.

Spre exemplu, in ceea ce priveste personalul trimis in strainatate, art. 5 din HG 518/1995 prevede ca acestuia i se acorda in strainatate, o indemnizatie zilnica in valuta, denumita diurna, in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana, a celor marunte uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea si o suma zilnica in valuta, denumita plafon de cazare, in limita careia personalul trebuie sa-si acopere cheltuielile de cazare. Prin urmare diurna nu imbraca forma unei remuneratii pentru activitatea desfasurata ci are drept scop acoperirea cheltuielilor de hrana si a celor uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea salariatul pe perioada delegarii.
 
Din punct de vedere al impozitului pe salarii indemnizatia primita de salariati pe perioada delegarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, precum si orice alte sume de aceeasi natura, pentru partea care depaseste 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice reprezinta venit asimilat salariilor carora i se aplica regulile de impunere proprii veniturilor sin salarii potrivit art. 55 alin. (2) lit. i) din Codul fiscal
. In mod asemenator, si din punct de vedere al contributiilor sociale obligatorii, aceste sume sunt incluse in baza lunara de calcul a contributiilor sociale individuale obligatorii, potrivit art. 296 indice 4 alin. (1) lit. m) din Codul fiscal, si in cea a contributiilor sociale obligatorii datorate de angajator potrivit art. 296 indice 5 din Codul fiscal
.
Totodata, indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati, pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice, precum si cele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit conform art. 55 alin. (4) lit. g) din Codul fiscal, nefiind supuse nici contributiilor sociale obligatorii potrivit art. 296 indice 15 lit. g) din Codul fiscal.
 
In aceste conditii, in raport cu cheltuielile de transport efectuate pe perioada deplasarii salariatului in strainatate, trebuie deosebit intre cheltuieli necesare indeplinirii obiectivului care a impus deplasarea si cheltuielii aferente transportului in interiorul localitatii acoperite de diurna, doar acestea din urma putand face obiectul impunerii la nivelul salariatului in masura in care sunt suportate de angajator pe langa diurna acordata pentru depăşirea plafonului menţionat mai sus.
 
In raport cu cheltuielile de cazare, in conformitate cu prevederile HG 518/1995, pe perioada deplasarii in strainatate, in situatia in care cazarea nu poate fi asigurata la unitati hoteliere sau altele asemenea, personalul poate sa inchirieze si locuinte, insa cu plata unei sume in limita a 75% din plafonul de cazare. Prin cheltuieli de cazare se intelege, pe langa tarifele sau chiria platite, si eventualele taxe obligatorii pe plan local, precum si costul micului dejun, atunci cand acesta este inclus in tarif. Eventualele plati pentru cazare, care depasesc plafoanele stabilite in conditiile HG 518/1995, se aproba, in cazuri temeinic justificate, de catre conducerile unitatilor trimitatoare, pe baza documentelor de plata.

Pentru societatile comerciale cu capital privat, avand doar caracter de recomandare, potrivit art. 17 alin. (1), pot fi avute in vedere prevederile stabilite prin HG 518/1995, cu respectarea insa a prevederilor negociate prin contractele coletive aplicabile. Pentru a fi insa aplicabile si salariatilor societatilor comecial cu capital privat, prevederile HG 518/1995 vor fi supuse negocierii si inserate in contractul individual de munca sau in contractul colectiv de munca fara a aduce atingere drepturilor salariatului stabilite prin Codul muncii si prin contractele colective de munca de nivel superior aplicabile.
 
Sub aspectul veniturilor platite persoanelor nerezidente furnizoare a serviciilor de inchiriere a autovehiculelor si a serviciului de cazare acestea nu vor face obiectul impozitului pe veniturile nerezidentilor in conditiile in care in conformitate cu prevederile art. 115 lit. k) din Codul fiscal
sunt venituri impozabile obtinute din Romania veniturile din servicii prestate in Romania de orice natura si in afara Romaniei de natura serviciilor de management, de consultanta in orice domeniu, de marketing, de asistenta tehnica, de cercetare si proiectare in orice domeniu, de reclama si publicitate indiferent de forma in care sunt realizate si celor prestate de avocati, ingineri, arhitecti, notari publici, contabili, auditori.

Trebuie avut in vedere insa faptul ca detinerea unor spatii in vederea desfasurarii activitatii in statele respective poate determina obligatia de inregistrare pe teritoriul acestora a unor sedii permanente, urmand a fi avute in vedere si prevederile conventiilor de evitare a dublei impuneri dintre Romania si statele respective care pot stabili o perioada minima de detinere a unui spatiu, dar si alte reguli si exceptii cu privire la  nasterea obligatiei de inregistrare a sediului permanent.
 
In concluzie, in situatia analizata societatea nu are obligatii de plata si declarative speciale care decurg din operatiunile efectuate cu exceptia situatiei in care spatiile inchiriate pot reprezenta sedii permanente potrivit legislatiei proprii a statului respectiv sau, dupa obtinerea unui certificat de rezidenta fiscala eliberat de autoritatile fiscale romane, in conformitate cu prevederile conventiilor pentru evitarea dublei impuneri aplicabile.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro