Formule contabile: Avansuri de trezorerie in valuta. Cum le inregistram si cum facem decontarea?

Dezbatem cazul unei societati in cadrul careia angajatii au business carduri individuale si achita in strainatate direct cu cardurile respective. Extrasul de la banca vine in lei (retragerea apare la un interval de 2 - 5 zile pe extras in lei), iar pe extras nu apare suma retrasa in euroalta moneda si nici cursul acesteia. Vom vedea astfel cum se pot opera deconturile tinand cont ca ele vin o singura data pe luna, precum si ce se intampla cu diferenta de curs valutar generata intre data platilor si data avansurilor. Urmeaza sa facem referiri si solutia existenta in cazul in care platile sunt intr-o luna si avansurile sunt evidentiate pe extras intr-o alta luna.  


Raspuns:

La art. 42 din HG 1860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului se prevede: "Persoana trimisa in delegare sau detasare are dreptul sa primeasca, in conditiile legii, un avans in numerar, stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare, dar nu mai mult decat totalul cheltuielilor de delegare sau de detasare pentru 30 de zile calendaristice."
 
La art. 12 din HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar se precizeaza:
"(1)Sumele in valuta cuvenite personalului, in conditiile stabilite prin prezenta hotarare, se acorda sub forma de avans.
(2)Justificarea sumelor cheltuite in valuta, cu exceptia celor reprezentand drepturile de diurna, se face pe baza de documente si se aproba de catre conducatorii unitatilor trimitatoare;"
 
Conform art. 176 alin. (1) din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009 "(1) Sumele in numerar, puse la dispozitia personalului sau a tertilor, in vederea efectuarii unor plati in favoarea entitatii, se inregistreaza distinct in contabilitate (contul 542 "Avansuri de trezorerie")."
La alin. (2) al aceluiasi articol se arata: "(2) In cazul platilor in valuta suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc in contabilitate la cursul din data efectuarii
operatiunilor sau la cursul din data decontarii avansului."
 
Conform celor citate mai sus, aceste sume, reprezentind avansuri de trezorerie (avansuri spre decontare), sint puse la dispozitia salariatilor in numerar, urmind ca decontarea (justificarea) lor sa se faca pe baza documentelor justificative (facturi, chitante, bonuri etc) achitate de acestia tot in numerar, cu exceptia diurnei, pentru care, in afara de ordinul de deplasare, nu trebuie sa existe alt document.
 
Daca salariatii primesc avansuri spre decontare in numerar, la plecarea in delegatie, dar pe parcursul deplasarii achita diverse sume (cazare, acces la un eveniment aferent activitatii economice a firmei etc) cu cardul firmei (deci prin banca), presupunind ca nu mai exista alte documente achitate in numerar, atunci la intoarcerea din deplasare, la decont, vor fi anexate aceste documentele achitate cu cardul - cu mentiunea "achitat card / banca" (pentru o buna gestionare si o buna alocare a acestora la deplasarea salariatului), iar salariatul va restitui intreaga suma primita drept avans la plecare, deoarece din avansul spre decontare nu a efectuat plati cu numerar.
 
Din datele expuse de dvs nu inteleg daca "achita direct cu cardul" se refera la faptul ca salariatii platesc furnizorii externi cu cardul firmei (prin banca), sume care se regasesc in extrasul de card in lei, sau daca se refera la faptul ca salariatii isi retrag, prin card, avansurile spre decontare, urmind sa le justifice cu documente achitate de ei cash, anexate la ordinul de deplasare.
 
Situatia in care salariatii fac plati cu cardul, catre furnizori, in timpul deplasarii, se analizeaza in felul urmator:
- se intocmeste ordinul de deplasare care se inmineaza salariatului, la momentul plecarii in delegatie, pe care se va mentiona, printre altele, numele acestuia,  perioada, localitatea (localitatile), scopul, data si ora plecarii;
 
- se alimenteaza contul de card al firmei din contul curent:
581 = 5121/cont curent    1000 lei
5121/card = 581                1000 lei
 
- in timpul deplasarii, salariatul achizitioneaza diverse servicii (de exemplu cazare), pe care le achita cu cardul firmei (deci prin banca);
 
- la intoarcerea din deplasare, va anexa la ordinul de deplasare factura de cazare mentionind "achitat prin card" si va calcula diurna aferenta perioadei de deplasare;
 
- inregistrari contabile la depunerea decontului:
factura de cazare:
625 = 401 100 euro*4 lei/euro (cursul din data facturii) = 400 lei
diurna:
625 = 542  40 euro*4.1 lei/euro (cursul din data depunerii decontului) = 164 lei
 
- pe baza extrasului de cont de card lei se inregistreaza plata facturii de cazare:
401 = 5121/card 100 euro*4 lei = 400 lei
si diferentele de curs intre data facturii si data extrasului: 665 = 5121/card sau 5121/card = 765
Inregistrarile sint putin fortate, avind in vedere faptul ca factura de cazare in euro apare achitata in lei, dintr-un cont de lei;
 
- plata diurnei catre salariat, in numerar, in valuta:
542 = 5314 40 euro*4.1 lei/euro = 164 lei
- plata diurnei catre salariat, in numerar, in lei:
542 = 5311  164 lei
 
Rezulta, asadar, ca salariatul nu a primit avans spre decontare, in numerar, la plecarea in delegatie si nu a ridicat numerar din contul de card pe timpul deplasarii, deoarece platile facturilor s-au efectuat cu cardul, direct din contul firmei.
 
Situatia in care salariatii retrag bani cu cardul din contul firmei - aceste sume reprezinta avansuri spre decontare, care trebuie justificate cu documente achitate cash:
In acest caz, avem:
Retragerea numerarului cu cardul ca si avans spre decontare:
542 = 5121 1065 lei - se va inregistra pe baza extrasului de card, in lei.
 
Identificarea sumelor in valuta aferente sumelor in lei care apar in extrasul de cont se va face fie pe baza fluturasilor (documentelor de retragere) aduse de salariat si anexate la ordinul de deplasare, fie, in lipsa acestora, pe baza unor informatii solicitate la banca privind echivalentul in valuta a sumelor in lei care apar in extras si cursuril de schimb aferente.
De asemenea, mentionam ca o plata cu cardul catre un furnizor va fi evidentiata in extras prin expresia POS, iar o retragere de numerar, prin extresia ATM.
 
Presupunem ca suma de 1065 lei este formata din 100 euro la curs de schimb de 4.2 lei/euro si 150 euro la curs de schimb de 4.3 lei/euro.
 
- la inapoierea din delegatie prezinta ordinul de deplasare, la care sint anexate documente achitate prin cardul fimei, inclusiv diurna:
Inregistrarea facturii de cazare:
625 = 401  100 euro*4 lei/euro (cursul din data facturii) =  400 lei
Decontarea acestei, la data depunerii ordinului de deplasare:
401 = 542  100 euro*4 lei/euro (cursul din data facturii) = 400 lei
si inregistrarea diferentelor de curs intre data facturii si data decontului (de 4.1 lei/euro):
665 = 542 10 lei
 
Inregistrare diurna de 40 euro:
625 = 542  40 euro*4.1 lei/euro (cursul din data depunerii decontului la firma) = 164 lei
Inregistrarea altor cheltuieli din timpul deplasarii (combustibil, parcari etc):
625 = 542  70 euro*4.1 lei/euro (curs din data depunerii decontului) = 287 lei.
 
Inregistrarea diferentelor de curs intre cursul din data acordarii avansului si cursul din data decontarii (este data depunerii decontului):
- suma ridicata ca avans spre decontare = 250 euro, echivalent in lei 1065 lei;
- suma decontata la data depunerii decontului:
100 euro*4.1 lei/euro = 410 lei
40 euro*4.1 lei/euro = 164 lei
70 euro*4.1 lei/euro = 287 lei
Total: 210 euro*4.1 lei/euro = 861 lei
De restituit 40 euro*4.1 lei/euro = 164 lei:
5314 (5311) = 542 40 euro*4.1 lei/euro = 164 lei
Diferente de curs:
665 = 542  40 lei.
 
Cazul in care "platile sunt intr-o luna" (respectiv decontul este depus intr-o luna) si avansurile vor fi evidentiate pe extras intr-o alta luna - avem doua sitautii:
Situatia in care decontul (ordinul de deplasare) este depus la firma in 30 aprilie si avansurile vor aparea in extras pe 05 mai.
La data de 30 aprilie se vor inregistra documentele in valuta platite cash in timpul de plasarii, anexate la ordin, la cursul din data depunerii decontului:
625 = 542 100 euro*4.2 lei/euro (data depunerii decontului) = 420 lei
La finalul lunii, contul 542 prezinta sold creditor, pe care il lasati asa sau il transferati in coltul 462.
542 = 462 100 euo*4.2 lei/euro = 420 lei.
La data de 30 aprilie soldul contului trebuie reevaluat la cursul BNR comunicat la data de 30 aprilie, de 4.3 lei/euro:
665 = 542 10 lei
sau 665 = 462  10 lei.
La data extrasului de 05 mai se inregistreaza avansurile ridicate:
542 = 5121  150 euro*4.35 lei/euro (cursul de schimb)  = 652.50 lei
Rezulta ca salariatul trebuie sa restituie 50 euro:
5314 (5311) = 542  50 euro*4.4 lei/euro (curs BNR din 05 mai) = 220 lei
Calcul diferente curs:
- suma retrasa: 150 euro*4.35 lei/euro = 652.50 lei
- suma decontata: 100 euro*4.3 lei/euro = 430 lei
- suma restituita: 50 euro*4.4 lei/euro = 220 lei
Total justificat: 430 lei+220 lei = 650 lei
Rezulta diferente curs nefavorabila de 2.5 lei (652.5 lei-650 lei):
665 = 542   2.5 lei.
 
Situatia in care decontul (ordinul de deplasare) este depus la firma in 05 mai si avansurile apar in extras pe 30 aprilie:
In data de 30 aprilie se inregistreaza avansurile spre decontare:
542 = 5121  150 euro*4.5 lei/euro (cursul de schimb) = 675 lei
Reevaluare la 30 aprilie la curs BNR de 4.3 lei/euro (150 euro*4.3 lei/euro = 645 lei):
665 = 542  30 lei
 
In data de 05 mai se depune decontul de cheltuieli - curs BNR in 05 mai de 4.4 lei/euro.
Se inregistreaza cheltuielile aferente decontului, platite in numerar in timpul deplasarii (include si diurna):
625 = 542  100 euro*4.4 = 440 lei
Restituirea sumei de 50 euro*4.4 lei/euro:
5314 (5311) = 542  50 euro*4.4 = 220 lei.
Calcul diferente curs:
- suma retrasa: 150 euro*4.3 lei/euro = 645 lei
- suma decontata: 100 euro*4.4 lei/euro = 440 lei
- suma restituita: 50 euro*4.4 lei/euro = 220 lei
Total justificat: 440 lei+220 lei = 660 lei
Rezulta diferente curs favorabila de 15 lei (645 lei-660 lei):
542 = 765   15 lei.
 
Alte reglementari:
- OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;
- functiunea contului 542 din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009;
- art. 185 alin. (5), art. 186, art. 188 alin. (1) prima teza - din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009.