Pot sa inchid un avans luat din casa pe cheltuiala nedeductibila fara sa existe un document justificativ?

 

de Elena Ionescu, valabil la 04-Aug-2010

Intrebare: Pot sa inchid un avans luat din casa pe cheltuiala nedeductibila fara sa existe un document justificativ?

Raspuns:
Problema prezentata de d-voastra presupune o abordare tripla: juridica, contabila si fiscala.
Din punct de vedere juridic sunt aplicabile prevederile Legii societatilor comerciale 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 1444 care prevad ca este interzisa creditarea de catre societate a administratorilor acesteia, prin intermediul unor operatiuni precum acordarea de imprumuturi.
 
Totodata, la art. 272 se prevede ca se pedepseste cu inchisoare de la 1 la 3 ani fondatorul, administratorul, directorul sau reprezentantul legal al societatii, care se imprumuta, sub orice forma, direct sau printr-o persoana interpusa, de la societatea pe care o administreaza.
 
In cadrul activitatii unei societati, aceasta trebuie sa stabileasca proceduri cu privire la   avansurile  de trezorerie:
- valoarea de recunoastere in contabilitate,
- fluxul documentelor,

- procedura de decontare a avansurilor de trezorerie etc.
Termenul de decontare al unui avans de trezorerie este stabilit in cadrul firmei, prin decizie interna.
 
Potrivit reglementarilor Legii contabilitatii 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate. Acest document dobandeste calitatea de document justificativ. Responsabilitatea revine persoanelor care le-au intocmit.
 
La art. 41 din Legea contabilitatii se prevede ca efectuarea de operatiuni economice fara sa fie inregistrate in contabilitate  reprezinta contraventie, daca savarsirea acestora nu se incadreaza la infractiuni.
Operatiunea de acordare a unor sume de bani, potrivit legii,  nedecontate pana la finele anului reprezinta, daca sunt intocmite documente justificative, avans de trezorerie.
 
Avansurile de trezorerie sunt sume puse la dispozitia angajatilor societatii sau administratorilor pentru a efectua anumite plati in numele societatii.
Reflectarea in contabilitate a avansurilor de trezorerie se realizeaza prin intermediul contului 542 “Avansuri de trezorerie “.
In contabilitate, avansul nedecontat pana la data bilantului se evidentiaza in contul "Debitori diversi" sau creante in legatura cu personalul, dupa caz, ct. 4282 „Alte creante in legatura cu personalul”.
 
Acordarea avansului se inregistreaza:
 
 542 "Avansuri de trezorerie" = 5311/5121 „Casa/Conturi la banci in lei”
in momentul expirarii termenului de decontare apar urmatoarele situatii:
a)      persoana care a ridicat avansul este angajat al societatii
 
4282               =                      542 analitic (cu diferenta nedecontata )
„Alte creante in legatura           "Avansuri de trezorerie"
cu personalul”.
 
b) persoana nu este angajat al societatii
 
461                 =                      542 analitic ( cu diferenta nedecontata )
 „Debitori diversi”                    "Avansuri de trezorerie"
 
Modul in care se realizeaza acest circuit: solicitare avans de trezorerie, depunere decont, restituire avans, modul de intocmire a documentelor si termenele de depunere sunt reglementate intern, prin decizii ale conducerii societatii.
 
De rentinut! Intotdeauna pentru orice suma eliberata din caserie trebuie sa existe  documente semnate pentru primire.
Pentru depunerea de bani sa se taie chitanta de incasare, cu semnatura de primire.
Fiscal, orice operatiune care nu are la baza un document justificativ poate fi considerata de organele fiscale ca o infractiune prevazuta de art. 9 din Legea 241/2005 privind combaterea evaziunii fiscale.