Deplasare externa salariat. Cum intocmim monografia

Redam mai jos solutia pentru cazul in care un salariat al unei societati efectueaza o deplasare externa fara sa primeasca avans de trezorerie. La intoarcerea din deplasare, acesta depune decontul cu documentele justificative la departamentul financiar-contabil in data de 27.04.2012, iar plata efectiva a decontului de cheltuieli catre salariat se va face in data de 03.05.2012. Vom vedea, asadar, la ce curs de schimb trebuie inregistrate documentele justificative in contabilitate si ce cont contabil vom folosi.

Raspuns:

Conform pct. 173 alin. (1) din reglementarile contabile conforme cu directiva a IV-a, aprobate prin OMFP 3055/2009 , " Operatiunile privind incasarile si platile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul de schimb valutar, comunicat de Banca Nationala a Romaniei, de la data efectuarii operatiunii."
 
La pct. 176 alin. (2) din reglementari se arata:
"In cazul platilor in valuta suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc in contabilitate la cursul din data efectuarii operatiunilor sau la cursul din data decontarii avansului."
 
In aceleasi reglementari, la pct. 185 alin. (4) si (5) se prevede:
"(4) In vederea aplicarii regulilor privind contabilizarea operatiunilor în valuta, creantele si datoriile exprimate in lei, a caror decontare se face in functie de cursul unei valute, sint asimilate elementelor exprimate in valuta.
(5) O tranzactie in valuta trebuie inregistrata initial la cursul de schimb valutar, comunicat de Banca Nationala a Romaniei, de la data efectuarii operatiunii."
 
Din cele de mai sus rezulta ca operatiunile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul de schimb valutar comunicat de BNR la data efectuarii operatiunii.
 
Pentru contabilizarea avansurilor de trezorerie se utilizeaza contul 542  " Avansuri de trezorerie", iar sumele pentru efectuarea unor deplasari in interesul societatii se acorda, de regula, in avans.
Cheltuielile efectuate cu ocazia deplasarilor in strainatate se justifica si se deconteaza in baza documentului "Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5)". Potrivit Normelor specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMEF 3.512/2008 , acest formular:

"1. Serveste ca:
- dispozitie catre conducatorii auto sa efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele unitatii;
- document de stabilire a avansului in valuta, pentru deplasarile conducatorilor auto care urmeaza sa efectueze transporturi in strainatate, pe baza caruia acestia ridica avansul de la casierie;
 - document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum si a valutei aduse la inapoiere in tara;
 - document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.
(.....)".

Asadar, la data depunerii decontului inregistrati in contabilitate documentele, la cursul de schimb valabil pentru acea data, iar la plata efectiva a sumelor, inregistrati diferentele de curs valutar.

Monografie contabila:
-      Decontarea sumelor cheltuite, utilizand cursul de schimb de la data depunerii decontului. Curs euro 27.04.2012 – 4.3757

625 "Cheltuieli cu deplasari…" = 542 "Avansuri de trezorerie" – 500 euro x 4.3757 = 2202.15lei

- Plata sumelor cheltuite la data de 03.05.2012. Curs euro 03.05.2012 = 4.4168

% 5314 "Casa in valuta" = 500 euro x 4.4168 = 2208.4 lei
542"Avansuri de trezorerie"                                   = 500 euro x 4.3757 = 2202.15 lei
665 "Cheltuieli cu diferente de curs valutar"