Studiu de caz: Inregistrarile contabile in cazul subinchirierii unui spatiu

Pentru o mai buna ilustrare a inregistrarilor contabile care se vor face in cazul subinchirierii unui spatiu, se da ca exemplu o firma A care a luat in chirie un imobil cu drept de subinchiriere. Imobilul este folosit de firma B pentru care s-a incheiat un contract cu firma A. Se precizeaza ca facturile pe chirie si utilitati sunt refacturate la aceeasi valoare catre firma B. In aceasta situatie, risca firma A sanctiuni pentru ca refactureaza aceste operatiuni fara sa aiba ca obiect de activitate si inchiererea imobilelor? In ce cont vor fi inregistrate in contabilitate la firma A aceste facturi primite pe chirie si utilitati, precum si refacturarea lor?

Mai intai, trebuie precizat ca sublocatiunea este permisa cu respectarea a doua conditii, respectiv transmiterea folosintei sa nu fie interzisa prin contractul principal si sublocatiunea sa nu fie convenita in conditii care sa contravina conditiilor din contractul principal.

Astfel, sublocatiunea se poate incheia cu respectarea acestor conditii si poate fi totala sau partiala.
Sublocatiunea poate fi convenita in conditii diferite fata de contractul principal, ca de exemplu chirie mai mare sau mai mica, durata mai scurta etc.

Punctul 19 alin. (4) din Titlul VI al Normelor metodologice de aplicare a Legii 571/2003 privind Codul fiscal prevede urmatoarele:

"In cazul in care se refactureaza cheltuieli efectuate pentru alta persoana, respectiv atunci cand o persoana impozabila primeste o factura sau alt document pe numele sau pentru livrari de bunuri/prestari de servicii/importuri efectuate in beneficiul altei persoane si refactureaza contravaloarea respectivelor livrari/prestari/importuri, se aplica structura de comisionar conform prevederilor pct. 6 alin. (3) si (4) sau, dupa caz, ale pct. 7 alin. (2). Totusi, structura de comisionar nu se aplica in situatia in care se aplica prevederile pct. 18 alin. (8). Persoana care refactureaza cheltuieli nu este obligata sa aiba inscrisa in obiectul de activitate realizarea livrarilor/prestarilor pe care le refactureaza. Spre deosebire de situatia prezentata la alin. (3), in cazul structurii de comisionar persoana impozabila are dreptul la deducerea taxei aferente achizitiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, in conditiile legii, si are obligatia de a colecta taxa pe valoarea adaugata pentru operatiunile taxabile".

In consecinta, societatea va refactura cheltuielile (chirie si utilitati) chiar daca nu are inscris in obiectul de activitate realizarea prestarilor pe care le refactureaza.

Din punct de vedere contabil, conform pct. 253 alin. (2) din Reglementarile contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene aprobate prin OMFP 3055/2009, sumele colectate de o entitate in numele unor terte parti, inclusiv in cazul contractelor de agent, comision sau mandat comercial incheiate potrivit legii, nu reprezinta venit din activitatea curenta, chiar daca din punct de vedere al taxei pe valoarea adaugata persoanele care actioneaza in nume propriu sunt considerate cumparatori revanzatori. In aceasta situatie, veniturile din activitatea curenta sunt reprezentate de comisioanele cuvenite.

Serviciile achizitionate care vor fi refacturate nu se inregistreaza in conturile de cheltuieli, respectiv venituri. Acestea se vor inregistra cu ajutorul contului 461 - "Debitori diversi", astfel:

Inregistrarea facturii de achizitie pentru spatiul subinchiriat si utilitatile aferente:

%        =        401
      "Furnizori"
461  
            "Debitori diversi"
4426
            "TVA deductibila"

Refacturarea cheltuielilor (chirie si utilitati):

4111        =        %
                     "Clienti"
                      461
             "Debitori diversi"
                                    4427  
                                  "TVA colectata"