Evidenta contabila. Cum utilizam NIR?

Intrebare:

O societate comerciala platitoare de TVA care are obiect de activitate prestari servicii are inregistrate in evidenta contabila in sold cont 371, utilaje si echipamente in valoare de 1.200.000 lei. La baza inregistrarii in evidenta contabila a stat o factura primita in urma cu 2 ani. Factura nu este semnata de primire, a fost primita prin posta. Desi societatea are ca procedura practica intocmirea de NIR, pentru utilajele din factura la care se face referire nu exista NIR semnat. De asemenea, in lista de inventariere anuala aceste utilaje sunt trecute cantitativ doar la scriptic, nu si la faptic.

Raspuns:

In opinia noastra, inregistrarea in contabilitate a stocului de marfa sau echipamente se poate face si in baza facturii fara a exista obligatia de a intocmii alte documente suplimentare. Subliniem ca nu este o regula generala, ci este o regula ce se aplica punctual, in functie de fiecare caz in parte.
 
Va prezentam situatiile cand nu este obligatoriu de intocmit nota de intrare receptie si constatare de diferente, conform instructiunilor de intocmire a acestui document, prevazute in OMFP 3512/2008 privind documentele financiar contabile.
 
"1. a) Serveste ca:
    - document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
    - document justificativ pentru incarcare in gestiune;
    - document justificativ de inregistrare in contabilitate.
    b) Se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:
    - bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;
    - bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
    - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
    - bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
    - bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
    - marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.
    c) in alte cazuri decat cele mentionate la lit. b), receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).
    2. Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. in situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.
    in cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii."
 
Amintim si faptul ca pentru mijloacele fixe ce nu necesita punere in functiune, inregistrarea in contabilitate, in mod similar, se efectueaza conform facturii.