ContaUtil: Particularitati privind inventarierea la institutiile publice

In baza prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, Ministerul Finantelor Publice poate aproba exceptii de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate in administrarea institutiilor publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite.

- Persoana responsabila cu inventarierea patrimoniului este ordonatorul de credite.
- Ordonatorul de credite stabileste componenta comisiei de inventariere, gestiunile care sunt supuse inventarierii, durata inventarului prin dispozitie scrisa.
- Bunurile din domeniul public al statului si al unitatilor administrativ-teritoriale, date in administrare, concesionate sau inchiriate institutiilor publice, societatilor/companiilor nationale si regiilor autonome potrivit legii, se inventariaza si se inscriu in listele de inventariere distincte in cadrul acestor unitati.
- Bunurile aflate in administrarea institutiilor publice se inventariaza anual, cu exceptia cladirilor, constructiilor speciale si a celorlalte bunuri aflate in gestiunea misiunilor diplomatice si a oficiilor consulare, care se inventariaza o data la 3 ani.
- Ministerele si celelalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale ai caror conducatori au calitatea de ordonatori principali de credite pot elabora norme proprii privind inventarierea unor bunuri cu caracter specific aflate in administrare, inclusiv pentru stabilirea unor exceptii de la regula generala de inventariere. Aceste norme trebuie avizate de Ministerul Finantelor Publice.
- Evaluarea elementelor de activ si pasiv cu ocazia inventarierii se face la valoarea de inventar, stabilita in functie de utilitatea bunului, starea acestuia si pretul pietei.

Evaluarea creantelor si a datoriilor se face la valoarea lor probabila de incasare sau de plata.

- Bunurile constatate lipsa la inventariere se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea contabila.
- Pentru lipsuri, sustrageri si orice alte fapte care produc pagube ce constituie infractiuni, ordonatorul de credite este obligat sa sesizeze organele de urmarire penala in conditiile si la termenele stabilite de lege.
- Lipsurile imputabile se recupereaza de la persoanele vinovate la valoarea de inlocuire.
- Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum si debitorii deveniti insolvabili se evidentiaza in contabilitate in conturi analitice distincte, iar in cadrul acestora, pe fiecare debitor, urmarindu-se recuperarea lor potrivit legii.
- Pentru scaderea din contabilitate a unor pagube care nu se datoreaza culpei unei persoane este nevoie de aprobarea ordonatorului de credite al institutiei, si de avizul ordonatorului de credite ierarhic superior.
- Bunurile constatate in plus se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la costul de achizitie al acestora, in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, in functie de pretul pietei la data constatarii sau de costul de achizitie al bunurilor similare.
- Plusul de casa constatat cu ocazia inventarierii numerarului din casieriile institutiilor publice se varsa la bugetul din care este finantata institutia publica, inregistrarea in contabilitatea institutiilor publice a plusului de numerar constat se face prin articolul contabil:

5311                                  =                          448
"Casa in lei"                      "Alte datorii si creante cu bugetul statului"
- Stabilirea rezultatelor inventarierii se face direct in listele de inventariere.

Aceste rezultate se determina prin compararea masurilor constatate direct prin inventariere cu
cele inregistrate in contabilitate.
- Rezultatele inventarierii se consemneaza intr-un proces verbal care se aduce la cunostinta ordonatorului de credite.
- Rezultatele inventarierii aprobate de catre ordonatorul de credite sunt inregistrate in contabilitate in termen de cel mult 7 zile lucratoare.
- in cazul in care prin procesul verbal de inventariere se fac propuneri de casare, ordonatorul de credite numeste prin decizie scrisa o comisie de casare.

Comisia de inventariere propune bunurile ce urmeaza a fi casate, aratand cauzele care au condus la degradarea mijlocului fix precum si modul de valorificare al acestora. Comisia intocmeste Note privind starea tehnica a mijloacelor fixe propuse pentru casare, iar pe baza acestora a unui Proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale.

- in cazul institutiilor publice scoaterea din functiune a mijloacelor fixe inainte de expirarea duratei normale de utilizare sau cu durata normala de utilizare consumata se aproba de catre ordonatorul superior de credite, respectiv principal sau secundar, dupa caz.

- Dupa aprobarea scoaterii din functiune a mijloacelor fixe se va proceda la valorificarea acestora.

Procedura de valorificare prin vanzare sau prin casare va fi aprobata de catre ordonatorul de credite.

Casarea mijloacelor fixe se face de catre o comisie de casare numita prin decizia ordonatorului de credite. Cu ocazia casarii se va proceda la dezmembrarea mijloacelor fixe si la valorificarea
acestora, astfel:
- vanzarea componentelor rezultate in urma dezmembrarii;
- utilizarea componentelor rezultate la executarea altor mijloace fixe din cadrul unitatii.

Evaluarea componentelor se va face de catre comisia de casare stabilita.

- valorificarea ca materiale nerecuperabile.

Valorificarea bunurilor scoase din functiune, apartinand institutiilor publice, se face potrivit reglementarilor elaborate in mod distinct.

- Pentru institutiile publice, limitele maxime de perisabilitate admise, se aproba de ordonatorul principal de credite.
- La inregistrarea in contabilitate a rezultatelor inventarierii se au in vedere prevederile Ordinului ministrului finantelor publice nr. 1917/2005, pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia, cu modificarile si completarile ulterioare. Diferentele constatate in minus intre valoarea de inventar stabilita la inventariere si valoarea contabila neta a creantelor se inregistreaza in contabilitate pe seama ajustarilor pentru depreciere.

Pentru deprecierea activelor fixe corporale se pot inregistra ajustari pentru depreciere. Pentru deprecierea, stocurilor, a investitiilor pe termen scurt, la sfarsitul exercitiului financiar, cu ocazia inventarierii, institutiile publice pot reflecta ajustari pentru pierderea de valoare.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv grupate in functie de natura lor, inventariate potrivit legii. Registrul-inventar se intocmeste de fiecare institutie publica intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta institutiei.

In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului. Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora.

Intocmirea situatiilor financiare anuale este precedata in mod obligatoriu de inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv si a celorlalte bunuri si valori aflate in gestiune.