Pastrarea si arhivarea documentelor. Cum se procedeaza in cazul Registrului Inventar?

Conform OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, sectiunea C „Pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile, se face la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

Referitor la aceasta prevedere exista mai multe dileme. 

Prevederea se aplica si declaratiilor fiscale, adica si acestea pot fi pastrate doar pe suport electronic? Exista vreun document care trebuie prezentat, la un eventual control si pe hartie? In cazul Registrului Inventar este obligatorie completarea manuala a acestuia sau este acceptata lista generata cu ajutorul programului de contabilitate?
 

Pastrarea si arhivarea documentelor: raspunsul specialistului

Potrivit prevederilor pct. 36 din acest ordin, entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

Potrivit art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani. Unele documente mentionate se pastreaza pe o perioada de 5 ani.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2024

Vezi AICI detalii

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Astfel, declaratiile fiscale pot fi pastrate pe suport electronic si prezentate in format hartie numai la cererea organelor de control.
Tinand cont de aceste prevederi legale societatea poate opta pentru stocarea sau arhivarea electronica a tuturor documentelor.

Pentru arhivarea electronica se au in vedere prevederile legii nr. 135/2007, republicata. In acest caz, responsabil de gestionarea documentelor arhivate electronic este administratorul arhivei electronice, persoana fizica sau juridica acreditata de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu sa administreze sistemul electronic de arhivare si documentele arhivate in cadrul arhivei electronice, pe baza contractului incheiat.

Primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de indeplinirea urmatoarelor cerinte:

• semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, denumita in continuare semnatura electronica;
• valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;
• depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;

Administratorul arhivei electronice este obligat sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor in forma electronica, intrate in arhiva electronica in cadrul unui registru in forma electronica.

In situatia in care registrele si documentele justificative sunt pastrate si arhivate in conformitate cu prevederile Legii 135/2007, nu mai este necesara pastrarea si arhivarea documentelor in format hartie.

In ceea ce priveste completarea registrului inventar, acesta nu poate fi completat decat manual, deoarece lista pe care puteti sa o generati din programul de contabilitate reprezinta stocurile/soldurile scriptice dar cele faptice sunt constatate pe teren.

Registrul inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu in care se inscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, grupate dupa natura lor, conform posturilor din bilant, asa cum se mentioneaza in OMFP nr.2634/2015.

Elementele de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere, procesele verbale de inventariere si situatiile analitice, dupa caz, care justifica continutul fiecarui post de bilant.

Completarea Registrului-Inventar se efectueaza in momentul in care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilantiere,inclusiv cele aferente impozitului pe profit si ajustarile pentru depreciere sau pierdere de valoare dupa caz, asa cum se mentioneaza in Ordinul nr.2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarului elementelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii.

Registrul-inventar se intocmeste la inceputul activitatii, la sfarsitul exercitiului financiar sau cu ocazia incetarii activitatii, fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si, respectiv, in procesele-verbale de inventariere a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, dupa caz.

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Mariana Prejbeanu - Expert contabil.