ContaUtil: Inventarierea patrimoniului la inchiderea exercitiului financiar

expert contabil Anca Ivanov


Inventarierea patrimoniului este o obligatie ce revine atat persoanelor juridice, cat si persoanelor fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri si care au obligatia sa conduca contabilitatea in partida simpla, conform art. 7 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991:

"(1) Persoanele prevazute la art. 1 au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute la inceputul activitatii, cel putin o data in cursul exercitiului financiar, precum si in cazul fuziunii, divizarii sau lichidarii si in alte situatii prevazute de lege."

Art. 8 din Legea contabilitatii prevede ca "evaluarea elementelor detinute cu ocazia inventarierii si prezentarea acestora in situatiile financiare anuale se fac potrivit reglementarilor contabile aplicabile."

Reglementarile contabile la care face referire articolul sunt Reglementarile contabile conforme cu Directivele europene cuprinse in O.M.F.P. nr. 3.055/2009, cu modificarile si completarile ulterioare.

La punctul 8.1.2 al O.M.F.P. nr. 3.055/2009 - Evaluarea la inventar si prezentarea elementelor in bilant - este reglementata obligatia inventarierii la sfarsitul anului, in scopul intocmirii situatiilor financiare si se mentioneaza obligativitatea respectarii la inventariere a normelor emise in acest sens de Ministerul Finantelor Publice.


Normele emise de Ministerul Finantelor Publice la care face referire O.M.F.P. nr. 3.055/2009 sunt cele cuprinse in O.M.F.P. nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

Rezultatele intermediare si finale ale inventarierii sunt consemnate in documente intocmite si utilizate conform prevederilor O.M.F.P. nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Tratamentul plusurilor/minusurilor constatate cu ocazia inventarierii patrimoniului vor fi tratate din punctul de vedere al deductibilitatii si incidentei asupra TVA conform prevederilor Legii nr. 571/2003 si H.G. nr. 44/2004 privind Codul fiscal si Normelor sale metodologice de aplicare, cu toate modificarile si completarile lor ulterioare.

Am stabilit astfel cadrul legislativ aplicabil inventarierii patrimoniului la inchiderea exercitiului financiar:

Legea nr. 82/1991 - Legea contabilitatii, republicata cu toate modificarile si completarile ulterioare;
- O.M.F.P. nr. 3.055/2009 pentru aprobarea Rglementarilor contabile conform cu directivele europene;
- O.M.F.P. nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efctuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii;
- O.M.F.P. nr. 3.512/2009 privind documentele financiar-contabile;
- Legea nr. 571/2003 - Codul fiscal, cu toate modificarile si completarile ulterioare;
- H.G. nr. 44/2004 - Normele de aplicare a Codului fiscal, cu toate modificarile si completarile ulterioare.

Raspunderea pentru pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii. in vederea efectuarii inven-tarierii, aceste persoane aproba proceduri scrise, adaptate specificului activitatii, pe care le transmit comisiilor de inventariere.

La entitatile al caror numar de salariati este redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana. In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine  administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective.

In conditiile in care entitatile nu au niciun salariat care sa poata efectua operatiunea de inventariere, aceasta se efectueaza de catre administratori.

Din punct de vedere tehnic, operatiunea de inventariere a patrimoniului se organizeaza si se documenteaza schematic astfel:

a) se numeste prin decizie scrisa Comisia de inventariere, in a carei componenta vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare tehnica si economica, fie dintre salariatii proprii, fie persoane din afara societatii pe baza de contract de prestari servicii.

NOTA

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care tin evidenta gestiunii respective si nici auditorii interni sau statutari.

b) se iau de la gestionari Declaratii de inventar, din care trebuie sa rezulte daca:

- gestioneaza bunuri si in alte locuri de depozitare;
- in afara bunurilor entitatii respective are in gestiune si alte bunuri apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;
- are plusuri sau lipsuri in gestiune, despre a caror cantitate ori valoare are cunostinta;
- are bunuri nereceptionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au intocmit documentele aferente;
- a primit sau a eliberat bunuri fara documente legale;
- care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va mentiona in declaratia scrisa felul, numarul si data ultimului document de intrare/iesire a bunurilor in/din gestiune;
c) comisia de inventariere stabileste stocurile faptice prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz, date pe care le inscrie in Listele de inventariere (cod 14-3-12 in Catalogul documentelor financiar-contabile);
d) listele de inventariere care cuprind bunuri apartinand tertilor se trimit si acestora in 15 zile de la efectuarea inventarierii, urmand ca acestia sa comunice in 5 zile eventualele nepotriviri;
e) creantele si obligatiile fata de terti se inventariaza pe baza punctajelor reciproce prin confirmarea Extrasului de cont (cod 14-6-3);
f) rezultatele inventarierii se inscriu intr-un Proces-verbal care trebuie sa contina cel putin:
- data intocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere;
- numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
- gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate, data inceperii si terminarii operatiunii de  inventariere;
- rezultatele inventarierii;
- concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea;
- volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic;
- propuneri de scoatere din functiune a imobilizarilor corporale, respectiv din evidenta a imobilizarilor necorporale;
- propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau casare
a unor stocuri;
- constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de 7 zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, persoanei responsabile cu gestiunea entitatii. Aceasta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

g) dupa ce se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilantiere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, si ajustarile pentru depreciere sau pierdere de valoare, dupa caz, se intocmste Registrul-inventar (cod 14-1-2).

Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in contabilitate in termen de cel mult 7 zile lucratoare de la data aprobarii procesului-verbal de inventariere de catre administrator, ordonatorul de credite sau persoana responsabila cu gestiunea entitatii.

Din punct de vedere contabil, evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii anuale va tine cont de cateva reguli:

a) la stabilirea valorii de inventar se va aplica principiul prudentei, potrivit caruia se va tine seama de toate ajustarile de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare:
- daca se constata ca valoarea de inventar este mai mare decat valoarea din contabilitate, in listele de
inventariere se inscriu valorile din contabilitate;
- daca valoarea de inventar este mai mica decat valoarea din contabilitate, in liste se inscrie valoarea
de inventar;
b) corectarea valorii imobilizarilor necorporale și corporale si aducerea lor la nivelul valorii de inventar se efectueaza, in functie de tipul de depreciere existenta, fie prin inregistrarea unei amortizari suplimentare, in cazul in care se constata o depreciere ireversibila, fie prin constituirea sau suplimentarea ajustarilor pentru depreciere, in cazul in care se constata o depreciere reversibila a acestora;
c) evaluarea la inventar a creantelor si a datoriilor se face la valoarea lor probabila de incasare sau de plata. Diferentele constatate in minus intre valoarea de inventar stabilita la inventariere si valoarea contabila a creantelor se inregistreaza in contabilitate pe seama ajustarilor pentru deprecierea creantelor.

Pentru creantele incerte se constituie ajustari pentru pierdere de valoare.

d) evaluarea la bilant a creantelor si a datoriilor exprimate in valuta si a celor cu decontare in lei in functie de cursul unei valute se face la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii exercitiului financiar.

In scopul prezentarii in bilant, valoarea creantelor, astfel evaluate, se diminueaza cu ajustarile pentru pierdere de valoare.


EXEMPLU


Lipsuri imputabile

In urma inventarierii patrimoniului la SC ABC SRL s-a constatat ca 10 harduri externe sunt deteriorate din cauza depozitarii lor in conditii improprii de temperatura si umezeala. Deoarece in atributiile de serviciu ale gestionarului se regaseste obligatia depozitarii corespunzatoare a bunurilor, acesta isi recunoaste culpa si accepta plata imputatiei.

Potrivit prevederilor O.M.F.P. nr. 2.861/2009 privind efectuarea inventarierii, valoarea de imputare a pagubei este valoarea de inlocuire a bunurilor.

Din punctul de vedere al taxei pe valoarea adaugata, aceste sume sunt supuse TVA, conform art. 128 alin. (4) lit. d) din Codul fiscal, care stabileste: "(4) Sunt asimilate livrarilor de bunuri efectuate cu plata urmatoarele operatiuni: (...) d) bunurile constatate lipsa din gestiune, cu exceptia celor la care se face referire la alin. (8) lit. a) - c)."

Pretul mediu de comercializare in piata este de 200 lei/buc. plus TVA.

Inregistrari contabile


461               =             758             10 buc. x 200 lei/buc = 2.000 lei
"Debitori diversi"             "Alte venituri din exploatare"
461                =             4427             2.000 lei x 24% = 480 lei
"Debitori diversi"             "TVA colectata"


Daca lipsurile sunt imputabile, operatia se situeaza in sfera TVA, iar valoarea la care se va calcula TVA este pretul de inlocuire, valoare de altfel la care se efectueaza si imputatia, conform art. 41 alin. (3) din O.M.F.P. nr. 2.861/2009.