Departamentul de audit intern se poate substitui departamentului controlling?

In ce priveste activitatea de audit intern si posibilitatea substiturii departamentului de controlling (control intern), va reamintim care sunt normele care se aplica in 2013. astfel, conform art 34 din Legea contabilitatii 82/1991:

  (1) Situatiile financiare anuale ale persoanelor juridice de interes public sunt supuse auditului financiar, care se efectueaza de catre auditori financiari, persoane fizice sau juridice autorizate, in conditiile legii.

 (2) In intelesul prezentei legi, prin persoane juridice de interes public se intelege: institutiile de credit; institutiile financiare nebancare, definite potrivit reglementarilor legale, inscrise in Registrul general; societatile de asigurare, asigurare-reasigurare si de reasigurare; entitatile autorizate, reglementate si supravegheate de Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private; societatile de servicii de investitii financiare, societatile de administrare a investitiilor si organismelor de plasament colectiv, autorizate/avizate de Comisia Nationala a Valorilor Mobiliare; societatile comerciale ale caror valori mobiliare sunt admise la tranzactionare pe o piata reglementata; companiile si societatile nationale; persoanele juridice care apartin unui grup de societati si intra in perimetrul de consolidare de catre o societate-mama care aplica Standardele internationale de raportare financiara.
   
Obligatia organizarii activitatii de audit financiar este reglementata prin OUG 75/1999   care la art 20 -23 prevede urmatoarele:

   " Incepand cu exercitiul financiar al anului 2001 entitatile economice ale caror situatii financiare sunt supuse auditului financiar sunt obligate sa organizeze si sa asigure exercitarea activitatii profesionale de audit intern, potrivit normelor legale in vigoare.
 
Auditul intern reprezinta activitatea de examinare obiectiva a ansamblului activitatilor entitatii economice in scopul furnizarii unei evaluari independente a managementului riscului, controlului si proceselor de conducere a acestuia.

Auditul intern are drept obiective:

   a) verificarea conformitatii activitatilor din entitatea economica auditata cu politicile, programele si managementul acestuia, in conformitate cu prevederile legale;
   b) evaluarea gradului de adecvare si aplicare a controalelor financiare si nefinanciare dispuse si efectuate de catre conducerea unitatii in scopul cresterii eficientei activitatii entitatii economice;
   c) evaluarea gradului de adecvare a datelor/informatiilor financiare si nefinanciare destinate conducerii pentru cunoasterea realitatii din entitatea economica;
   d) protejarea elementelor patrimoniale bilantiere si extrabilantiere si identificarea metodelor de prevenire a fraudelor si pierderilor de orice fel.
   
Responsabilii pentru organizarea activitatii de audit intern, coordonarea lucrarilor/angajamentelor si semnarea rapoartelor de audit intern trebuie sa aiba calitatea de auditor financiar".
 
Avand in vedere aceasta prevedere legala, rezulta faptul ca entitatile economice ale caror situatii financiare sunt supuse auditului financiar sunt obligate sa organizeze si sa asigure exercitarea activitatii profesionale de audit intern.
   
Potrivit art 41 pct 7 din Legea contabilitatii 782/1991, constituie contraventie"nerespectarea obligatiei privind auditarea, conform legii, a situatiilor financiare anuale si a situatiilor financiare anuale consolidate"
   
Contraventia prevazuta la pct 7 al art 41 se sanctioneaza cu amenda de la 30.000 lei la 40.000 lei (art 42 alin 1 din Legea 82/1991).

Controlul intern este reglementat de Sectiunea 11 din OMFP 3055/2009 privind reglementarile contabile conforme cu directivele europene:
"    309. - (1) In intelesul prezentelor reglementari, controlul intern al entitatii vizeaza asigurarea:
    - conformitatii cu legislatia in vigoare;
    - aplicarii deciziilor luate de conducerea entitatii;
    - bunei functionari a activitatii interne a entitatii;
    - fiabilitatii informatiilor financiare;
    - eficacitatii operatiunilor entitatii;
    - utilizarii eficiente a resurselor;
    - prevenirii si controlul riscurilor de a nu se atinge obiectivele fixate etc.
    
Ca urmare, procedurile de control intern au ca obiectiv:

    - pe de o parte, urmarirea inscrierii activitatii entitatii si a comportamentului personalului in cadrul definit de legislatia aplicabila, valorile, normele si regulile interne ale entitatii;
    - pe de alta parte, verificarea daca informatiile contabile, financiare si de gestiune comunicate reflecta corect activitatea si situatia entitatii.

    (2) In contextul situatiilor financiare anuale consolidate, aria controlului intern contabil si financiar se refera la societatile cuprinse in consolidare.

    (3) Controlul intern se aplica pe tot parcursul operatiunilor desfasurate de entitate, astfel:
    a) anterior realizarii operatiunilor, cu ocazia elaborarii bugetului, ceea ce va permite, ulterior realizarii operatiunilor, controlul bugetar;
    b) in timpul operatiunilor, de exemplu, sub aspectul determinarii procentului de realizare fizica a productiei in curs de executie sau a procentului de rebuturi inregistrate;
    c) dupa finalizarea operatiunilor, caz in care verificarea este destinata, de exemplu, sa analizeze rentabilitatea operatiunilor si sa constate existenta conformitatii sau a eventualelor anomalii, care trebuie corectate.
    310. - (1) Controlul intern cuprinde componente strans legate, respectiv:
    - o definire clara a responsabilitatilor, resurse si proceduri adecvate, modalitati si sisteme de informare, instrumente si practici corespunzatoare;
    - difuzarea interna de informatii pertinente, fiabile, a caror cunoastere permite fiecaruia sa-si exercite responsabilitatile;
    - un sistem care urmareste, pe de o parte, analizarea principalelor riscuri identificabile in ceea ce priveste obiectivele entitatii si, pe de alta parte, asigurarea existentei de proceduri de gestionare a acestor riscuri;
    - activitati corespunzatoare de control, pentru fiecare proces, concepute pentru a reduce riscurile susceptibile sa afecteze realizarea obiectivelor entitatii;
    - o supraveghere permanenta a dispozitivului de control intern, precum si o examinare a functionarii sale.

    (2) Scopul controlului intern este sa asigure coerenta obiectivelor, sa identifice factorii-cheie de reusita si sa comunice conducatorilor entitatii, in timp real, informatiile referitoare la performante si perspective. Indiferent de natura sau marimea entitatii, eforturile depuse pentru aplicarea unui control intern satisfacator sunt legate de aplicarea unor bune practici.

    311. - Politica de resurse umane a entitatii trebuie sa urmareasca aspecte precum recrutarea de personal calificat, gestionarea carierelor, formarea continua, evaluari individuale, consilierea salariatilor, promovari si actiuni corectoare.
    312. - Activitatile de control fac parte integranta din procesul de gestiune prin care entitatea urmareste atingerea obiectivelor propuse. Controlul vizeaza aplicarea normelor si procedurilor de control intern, la toate nivelele ierarhice si functionale: aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performantelor operationale, securizarea activelor, separarea functiilor.
    313. - Evaluarea controlului intern pleaca de la aspecte precum:
    - existenta de ghiduri si manuale de proceduri;
    - garantarea evolutiei sistemului de control intern;
    - asigurarea posibilitatii accesului la sistem pentru controlul extern;
    - asigurarea posibilitatii confruntarii descrierii teoretice cu realitatea.
    314. - (1) In cadrul unui mediu informatizat, controlul intern pleaca de la aspecte precum:
    - existenta unei strategii informatice formalizate, elaborate cu implicarea conducerii operationale;
    - implicarea conducerii si sensibilizarea sa fata de riscurile crescute sau generate de informatica;
    - alocarea de resurse care demonstreaza capacitatea sistemului informatic de a-si atinge obiectivele;
    - recrutarea de personal cu un nivel de competenta adaptat tehnologiilor utilizate si existenta unui plan de formare continua care trebuie sa permita o actualizare a cunostintelor.

    (2) Elementele de risc specifice, introduse de utilizarea informaticii, se refera la evaluarea unor aspecte precum:
    - nivelul de dependenta a entitatii de sistemul sau informatic, cu influenta asupra continuitatii exploatarii, atunci cand dependenta este prea mare;
    - nivelul de confidentialitate a informatiilor vehiculate de sistem;
    - obligatia de respectare a dispozitiilor in vigoare referitoare la fiscalitate, protectia persoanelor, proprietatea intelectuala sau reglementari specifice anumitor sectoare de activitate.

    315. - (1) Controlul intern contabil si financiar al entitatii se aplica in vederea asigurarii unei gestiuni contabile si a unei urmariri financiare a activitatilor sale, pentru a raspunde obiectivelor definite.

    (2) Controlul intern contabil si financiar este un element major al controlului intern. El vizeaza ansamblul proceselor de obtinere si comunicare a informatiei contabile si financiare si contribuie la realizarea unei informatii fiabile si conforme exigentelor legale.

    Ca si controlul intern in general, el se sprijina pe un sistem cuprinzand in special elaborarea si aplicarea politicilor si procedurilor in domeniu, inclusiv a sistemului de supraveghere si control.

    (3) Controlul intern contabil si financiar vizeaza asigurarea:

    - conformitatii informatiilor contabile si financiare publicate, cu regulile aplicabile acestora;
    - aplicarii instructiunilor elaborate de conducere in legatura cu aceste informatii;
    - protejarii activelor;
    - prevenirii si detectarii fraudelor si neregulilor contabile si financiare;
    - fiabilitatii informatiilor difuzate si utilizate la nivel intern in scop de control, in masura in care ele contribuie la elaborarea de informatii contabile si financiare publicate;
    - fiabilitatii situatiilor financiare anuale publicate si a altor informatii comunicate pietei.
    316. - (1) In domeniul organizarii generale, trebuie sa existe:
    - o documentare referitoare la principiile de contabilizare si control al operatiunilor;
    - circuite de informatii vizand exhaustivitatea operatiunilor, o centralizare rapida si o armonizare a datelor contabile, precum si controale asupra aplicarii acestor circuite;
    - un calendar al elaborarii de informatii contabile si financiare difuzate in cadrul grupului, necesare pentru situatiile financiare ale societatii-mama.

    2) Sunt necesare, de asemenea:

    - identificarea cu claritate a persoanelor responsabile cu elaborarea informatiilor contabile si financiare publicate sau care participa la elaborarea situatiilor financiare;
    - accesul fiecarui colaborator implicat in procesul elaborarii de informatii contabile si financiare, la informatiile necesare controlului intern;
    - instituirea unui mecanism prin care sa se asigure efectuarea controalelor;
    - proceduri prin care sa se verifice daca controalele au fost efectuate, sa se identifice abaterile de la regula si sa se poata remedia, daca este necesar;
    - existenta unui proces care urmareste identificarea resurselor necesare bunei functionari a functiei contabile;
    - adaptarea necesarului de personal si a competentelor acestuia la marimea si complexitatea operatiunilor, ca si la evolutia nevoilor si constrangerilor.
    317. Sub aspectul regulilor contabile, trebuie avute in vedere:
    - existenta unui manual de politici contabile;
    - existenta unei proceduri de aplicare a acestui manual;
    - existenta de controale prin care sa se asigure respectarea manualului;
    - cunoasterea evolutiei legislatiei contabile si fiscale;
    - efectuarea de controale specifice asupra punctelor sensibile;
    - identificarea si tratarea corespunzatoare a anomaliilor;
    - adaptarea programelor informatice la nevoile entitatii;
    - conformitatea cu regulile contabile;
    - asigurarea exactitatii si exhaustivitatii inregistrarilor contabile;
    - respectarea caracteristicilor calitative ale informatiilor cuprinse in situatiile financiare, astfel incat sa satisfaca nevoile utilizatorilor;
    - pregatirea informatiilor necesare consolidarii grupului;
    - definirea si distribuirea procedurilor de elaborare a situatiilor financiare consolidate, catre toate entitatile de consolidat".

Avand in vedere aceste prevederi legale, rezulta urmatoarele:

1.    auditul intern si controlul intern au sarcini diferite in cadrul unei societati comerciale.
2.    prin controlul intern fiecare companie isi definesti un stil propriu de conducere prin identificarea riscurilor si luarea masurilor impotriva prevenirii producerii acestora.
3.    auditul intern are caracter obligatorii in cazul societatilor comerciale ale caror situatii financiare sunt supuse auditului financiar.
4.    daca sarcinile departamentului de audit intern vizeaza activitati si obiective specifice departamentului controlling, atunci se poate substitui acestuia.