Modernizare cladire. Care vor fi documentele justificative?

Vom analiza mai jos cazul unei societati care efectueaza in 2012 lucrari de modernizare si extindere a unei cladiri pe care o detine, in colaborare cu diferite firme, dar si in regie proprie. Toate cheltuielile facute sunt inregistrate in imobilizari in curs. Vom vedea astfel ce documente se intocmesc pentru a putea inregistra in contabilitate aceasta investitie (marirea valorii cladirii), la finalul lucrarii, precum si cine va semna si va aproba documentele.

Solutia consultantului:
Documentul justificativ pentru inregistrarea investitiei il constituie Procesul-verbal de receptie.

Conform Normei specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMFP 3512/2008, Procesul-verbal de receptie (Cod 14-2-5), Procesul verbal de receptie provizorie (Cod 14-2-5/a) si procesul verbal de punere in functiune (Cod 14-2-5/b), servesc ca:
   - document de inregistrare in evidenta operativa si in contabilitate;
   - document de consemnare a stadiului in care se afla obiectivul de investitii;
   - document de apreciere a calitatii lucrarilor privind obiectivul de investitii;
   - document de aprobare a receptiei (cod 14-2-5);
   - document de constatare a indeplinirii conditiilor de receptie provizorie a obiectivului de investitii (cod 14-2-5/a);
   - document de aprobare a receptiei provizorii a obiectivului de investitii (cod 14-25/a);
   - document de punere in functiune a obiectivului de investitii (cod 14-2-5/b).

Procesul verbal se intocmeste in trei exemplare, la data punerii in functiune a mijlocului fix, astfel:
   - procesul-verbal de receptie (cod 14-2-5) se intocmeste pentru mijloacele fixe indepedente care nu necesita montaj si nici probe tehnologice (utilaje pentru interventie, unelte, accesorii de productie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea considerandu-se puse in functiune la data achizitionarii lor;
   - procesul-verbal de receptie provizorie (cod 14-2-5/a) se intocmeste pentru utilajele care necesita montaj, dar care nu necesita probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricatie care depasesc un exercitiu bugetar, realizate pe faze de fabricatie, precum si cladirile si constructiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse in functiune la data terminarii montajului, respectiv la data terminarii constructiei;
   - procesul-verbal de punere in functiune (cod 14-2-5/b) se intocmeste pentru utilajele si instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum si cladirile si constructiile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse in functiune la terminarea probelor tehnologice.

Se intocmeste de catre secretarul comisiei numite pentru receptionarea obiectivului de investitii, in prezenta membrilor comisiei care este formata din:
-    presedinte,
-    specialisti-consultanti,
-    asistenti la receptie.
   
Procesul-verbal circula:
   - la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 si 3);
   - la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2);
   - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea si inregistrarea procesului-verbal de receptie (exemplarele 2 si 3).

Se arhiveaza:
    La furnizor (antreprenor):
   - la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 si 3).

    La beneficiar:
   - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).