Lucruri esentiale despre arhivarea documentelor financiar-contabile mai vechi de 10 ani

Pentru documentele financiar-contabile mai vechi de 10 ani exista obligatia arhivarii sau pot fi distruse?

O prima precizare se refera la faptul ca nu toate documentele se pastreaza 10 ani. Statele de salarii se pastreaza 50 de ani conform pct. 51 din Normele Metodologice date in aplicarea Ordinului nr. 3512/2008. Atentie, termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu anumite exceptii prevazute la pct. 52, 53 si 54 din acelasi act normativ.

Conform pct. 57 din Anexa nr. 1 a Ordinului nr. 3512/2008, eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Totodata, conform art. 11 din Legea nr. 16/1996 (legea Arhivelor Nationale), in cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal (modelul se regaseste in anexa nr. 5 a legii).

Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.

Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute mai sus. In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.

In consecinta, documentele din arhiva societatii al caror termen legal de pastrare a expirat se elimina de catre o comisie sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal. Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art.11 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 ; dupa aprobare, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie.

Raspuns oferit pentru

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

Achizitii de servicii din afara Romaniei Regim fiscal-contabil

Vezi AICI detalii