Am preluat contabilitatea unei firme: folosim Excelul sau un soft specializat?

Contabili fiind, stim ca mai mereu atunci cand preluam contabilitatea unei firme (in general la inceput de drum), sunt trei intrebari frecvente la care trebuie sa raspundem. "Cum se emit facturile", "Ce achizitii avem voie sa facem pe firma?" si "Care sunt restrictiile pe care le avem legate de contabilitate?".  Tocmai de aceea am decis sa alcatuim ghidul de mai jos, cu lamuriri, speram noi, cat mai la obiect.

1. Inevitabil prima intrebare se refera la facturare: Cum se emit facturile? Sau, dupa caz si NIR-urile?

Care ar fi solutia cea mai buna, sa se foloseasca excel si word, sau sa se aleaga un soft bun de facturare ?

Poate cea mai buna varianta de soft care este usor si simplu de utilizat este Smart Bill, aplicatia prin intermediul careia se pot emite facturi chiar si de catre  persoanele care nu au deloc experienta financiara. Smart Bill dispune atat de un modul de facturare cat si de unul mai complex, de gestiune si facturare,  gazduite in cloud. (...vezi aici aplicatia >>)

Care sunt avantajele pentru antreprenori daca aleg solutia de facturare si gestiune de la Smart Bill?

- Aplicatia poate fi accesata de oriunde: fie de la birou, fie de acasa sau din orice alt loc in care exista acces la internet. In plus, ea poate fi folosita si de pe telefonul mobil, oferind o solutie rapida si intuitiva pentru facturare;

- Factura emisa prin intermediul Smart Bill este usor de realiza si, in acelasi timp, foarte adaptabila. (...click aici pentru detalii >> )

- Proprietarul companiei NU va mai trebui sa listeze facturile si sa le duca apoi contabilului – acesta si le poate lua sigur direct din aplicatie;

- Daca firma lucreaza cu stocuri, este foarte simplu sa fie conectat si modulul de gestiune, astfel incat exista o solutie completa si integrata;

- Exista in permanenta acces la situatia facturilor si a stocurilor la zi. Acest lucru este extrem de important, pentru ca dispare pericolul de a vinde ceva ce nu exista in stoc.  

Care sunt avantajele solutiei de la Smart Bill pentru un contabili ?

- poate sa se logheze in aplicatie si sa isi extraga in timp real facturile de vanzare;

- poate verifica daca acestea sunt corect intocmite si poate interveni pentru corectii in timp real;

- poate verifica depasirea plafoanelor cifrei de afaceri pentru diverse scopuri : inregistrare in scop de tva (...aici poti testa aplicatia Smart Bill >>)

- nu trebuie sa mai organizeze intalniri pentru preluarea documentelor in format fizic;

- nu mai exista riscul ca anumite documente sa fie pierdute pe drum;

- nu este necesar un training prealabil pentru ca aplicatia este intuitiva si usor de utilizat

De ce NU trebuie sa folosim Excelul ?

Vor fi intotdeauna persoane care vor spune ca "in Excel fac tot ce-mi trebuie fara bataie de cap".  Poate a este asa, dar, in secolul  21, de ce sa nu folosim avantajele tehnologiei? De ce sa nu avem acces la arhive bine organizate, accesibile de oriunde si oricand, la corelarea informatiei, la siguranta si prevenjirea erorilor, la actualizari profesioniste atunci cand apar modificari?

Toate acestea, plus inca multe altele, sunt motive cat de poate de clare pentru a apela la o solutie sigura si testata.

Iata aici toate tranzactiile care pot fi facute:
 

Foarte important este faptul ca aplicatia oferita de Smart Bill este potrivita chiar si pentru activitatea firmelor cu procese mai putin standard. Spre exemplu, Smart Bill permite celor care doresc acest lucru sa faca o vanzare chiar daca nu au introdus inca o receptie pentru un anumit produs.

Astfel de mici facilitati sunt cele care ajuta iesirea din situatii dificile si asigura functionarea in buna siguranta a afacerii, urmand ca apoi ulterior sa fie gestionata reglarea documentelor.

2. O alta intrebare frecventa: ce achizitii se pot efectua pe firma ?

Fiecare contabil este bine sa aiba pregatit un scurt ghid in care sa se reflecte operatiunile care se pot efectua pe firma si cele care nu se pot efectua. In acest fel se vor evita inca din start aparitia unori facturi pentru diverse achizitii personale care nu au nici o legatura cu activitatea firmei.

3. Ce restrictii sunt in privinta contabilitatii ?

Aici este recomandat sa fie informati clientii despre :

- restrictiile aferente tranzactiilor cu numerar;
- plafoanele cifrei de afaceri pentru care trebuie schimbat regimul fiscal;
- restrictiile privind procesul de angajare si de demitere a unor salariati.
 

Acestea sunt doar 3 dintre cele mai importante informari care ar trebui efectuate initial.

Nu uitati:

- modul in care un contabil comunica, precum si produsele pe care le recomanda, isi pun amprenta asupra muncii sale.
- contabilitatea este permanent supusa schimbarilor legislative de aceea este bine sa fim informat si informezi la randul nostru clientii cu privire la acestea.