Sfatul expertului Robert Gearba: Avizul de insotire a marfurilor si folosirea sa

Potrivit punctului 284 din OMFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate, detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise.     

In acest sens, unul din documentele folosite este si Avizul de insotire a marfii. El este reglementat de OMEF nr 3512/2008 privind documentele financiar contabile si poate servi ca:
- document de insotire a marfii pe timpul transportului;
- document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz;
- dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi entitati;
- document de primire in gestiuni;
- document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit, caz în care avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea “Fara factura”.

Documentul se intocmeste de catre entitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale fiecarei entitati. In conditiile in care datele valorice (pretul unitar si valoarea) nu se inscriu in Avizul de insotire a marfii, aceste date trebuie sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sa stea la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.
 
De asemenea, el se mai intocmeste in cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi entitati, dispersate teritorial, precum si al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.).

In practica, in situatia unor decalaje intre aprovizionarea si receptia bunurilor care se dovedesc a fi in mod cert in proprietatea entitatii, se procedeaza dupa cum urneaza:     
‐ bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune atat la locul de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza receptiei si a avizului de insotire a marfurilor;     

‐ bunurile sosite si nereceptionate se inregistreaza distinct in contabilitate ca intrare in gestiune.
 
Astfel, in baza contractului si/sau a comenzii, furnizorul va livreaza marfurile, iar cumparatorul devine proprietarul acestora, chiar daca le-a receptionat doar pe baza avizului.
 
Astfel, firma cumparatoare are obligatia sa incarce stocul de marfa la data receptiei acestora, in baza avizului de insotire, chiar daca furnizorul nu a emis inca factura:

371 = 408