Cum scoatem din evidenta contabila sumele neincasate care au depasit termenul de prescriptie

Pentru a scoate din evidenta contabila sumele neincasate care au depasit termenul de prescriptie, trebuie sa urmati pasii de mai jos, respectand baza legala aplicabila in Romania.

Intrebare: "O societate platitoare de impozit pe profit si inregistrata in scopuri de TVA are in evidenta contabila 2 clienti cu sume neincasate ce au depasit termenul de prescriptie, fiind neincasate conform scadentelor acestora din aprilie 2019, respectiv decembrie 2018. Ultima discutie cu acesti clienti pe tema stabilirii soldurilor si confirmarii acestora, unul dintre ei fiind si furnizor neachitat, a fost in iulie 2020, fara succes.

Pentru niciunul dintre acestia, atat ca si client, cat si ca furnizor, nu s-au constituit provizioane. In acest moment, am dori sa-i scoatem din evidenta noastra contabila, avand certitudinea personala, dar fara dovezi fizice, ca sumele nu se vor mai recupera vreodata.

Care sunt pasii in acest sens?

Client 1: facturi cu taxare inversa

Furnizor: servicii scutite (serviciu transport aferent unui export)

Client 2: facturi scutite (export - art. 294)"

Raspuns: Pasii de urmat sunt urmatorii:

1. Verificarea prescriptiei creantelor

Termenul general de prescriptie pentru creantele comerciale este de 3 ani, conform art. 2.517 din Codul Civil: Termenul prescriptiei este de 3 ani daca legea nu prevede un alt termen. Astfel, facturile din aprilie 2019 si decembrie 2018 par a fi prescrise in 2022, respectiv 2021.

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024 varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

2. Documentarea si justificarea scoaterii din evidenta

Conform OMFP nr. 2861/2009 privind inventarierea patrimoniului, la pct. 28 se mentioneaza ca creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare. De asemenea, pct. 39 prevede ca pentru pierderile suferite ca urmare a expirarii termenelor de prescriptie, comisia de inventariere solicita explicatii scrise de la persoanele responsabile cu urmarirea decontarii creantelor.

La inventarierea anuala a patrimoniului, comisia de inventariere trebuie sa confirme ca toate demersurile pentru recuperarea creantelor au fost intreprinse si sa aprobe scoaterea acestora din evidenta, conform OMFP nr. 2.861/2009.

Efectuati o analiza interna si documentati toate demersurile intreprinse pentru recuperarea sumelor (ex. corespondenta cu clientii, notificari etc.), chiar daca acestea au fost fara succes. Aceasta documentatie va sustine decizia de scoatere din evidenta.
Pregatiti un proces-verbal de constatare a imposibilitatii de recuperare a creantelor in conformitate cu OMFP nr. 2.861/2009, detaliind motivele si actiunile intreprinse.

Emiteti o decizie interna de scoatere din evidenta, conform prevederilor OMFP nr. 1802/2014 la pct. 328, care stipuleaza ca la scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor ale caror termene de incasare sau de plata sunt prescrise, entitatile trebuie sa demonstreze ca au fost intreprinse toate demersurile legale pentru decontarea acestora.

In functie de structura organizatorica a companiei, acest demers ar putea necesita aprobarea Consiliului de Administratie sau a Adunarii Generale a Actionarilor

3. Inregistrarile contabile

Inregistrati scoaterea din evidenta a creantelor astfel:
Pierderi din creante si debitori diversi (cont 654) = Clienti (cont 411) pentru suma restanta.
Daca exista compensatii posibile (clientul este si furnizor), efectuati compensarile necesare si inregistrati diferentele.

4. Tratamentul TVA

Client 1 - facturi cu taxare inversa:
In cazul taxarii inverse, deoarece TVA-ul nu este colectat de furnizor, nu este necesara nici o ajustare a TVA-ului din partea furnizorului atunci cand creanta devine nerecuperabila. Orice ajustare ar trebui sa fie realizata de beneficiar, care a fost responsabil pentru declararea si plata TVA-ului.

Client 2 - facturi scutite de TVA (export, art. 294):
Exporturile sunt scutite de TVA. Prin urmare, la scoaterea din evidenta a creantelor aferente acestor facturi, nu este necesara ajustarea TVA-ului, deoarece TVA-ul nu a fost colectat initial.

5. Tratamentul fiscal

Cheltuielile cu scoaterea din evidenta a creantelor prescrise sunt nedeductibile la calculul impozitului pe profit, conform art. 25 alin. 4 lit. h) din Codul Fiscal: Urmatoarele cheltuieli nu sunt deductibile: [...] pierderile inregistrate la scoaterea din evidenta a creantelor pentru partea neacoperita de provizion [...] .

Raspuns oferit in luna august 2024 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pexels.com