Ordonanta privind organizarea AGA (nr.62). Adunarile se vor tine prin teleconferinta sau videoconferinta si votul prin corespondenta

Prin Ordonanta de Urgenta nr. 62/2020 au fost aduse modificari importante privind tinerea Adunarilor Generale ale Asociatilor (AGA), in contextul raspandirii coronavirusului. Acestea se vor desfasura in conditii speciale pe o perioada de inca doua luni de la incheierea starii de urgenta.

Printre cerintele publicate in Monitorul Oficial nr. 372 din 8 mai, se numara si desfasurarea adunarilor prin mijloace de comunicare la distanta, dar si comunicarea votului prin corespondenta.

Ordonanta privind organizarea AGA (OUG 62/2020): textul actului normativ

Prezentam in continuare Ordonanta de urgenta nr. 62/2020 pentru adoptarea unor masuri in domeniul societatilor, in vederea desfasurarii reuniunilor organelor statutare.
 

Art. 1. -

(1) Pe durata starii de urgenta, adunarile generale ale actionarilor/asociatilor societatilor reglementate de Legea societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, pot fi convocate fie prin modalitatile prevazute la art. 117 alin. (3) din Legea societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, fie prin orice mijloace de comunicare la distanta, care asigura transmiterea textului, cu conditia ca fiecare actionar/asociat sa comunice/sa fi comunicat in scris administratorilor/consiliului de administratie/directoratului adresa postala sau, dupa caz, cea de posta electronica, numarul de telefax ori alte coordonate la care poate primi corespondenta cu societatea. Pot fi folosite in acest scop si adresele actionarilor/asociatilor inscrise in registrul actionarilor/asociatilor.

(2) Organul statutar care are competenta de a convoca adunarea generala decide modalitatea sau combinatia de modalitati de convocare - prin scrisoare recomandata, prin curier, prin scrisoare transmisa pe cale electronica, la care este atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, daca detine, prin telefax ori prin alte mijloace de comunicare la distanta care asigura transmiterea textului. Convocarea se publica si pe pagina de internet a societatii, daca societatea detine o pagina proprie de internet, precum si, daca este cazul, pe o pagina de internet adresata anumitor tipuri de societati si va fi transmisa si prin posta electronica, daca sunt cunoscute de catre societate adresele actionarilor/asociatilor.

Art. 2. -

(1) Informatiile si documentele vizand problemele inscrise pe ordinea de zi, inclusiv, daca este cazul, situatiile financiare anuale, raportul anual al consiliului de administratie, respectiv raportul directoratului si cel al consiliului de supraveghere, raportul cenzorilor/auditorilor financiari, propunerea cu privire la distribuirea de dividende si situatia privind dividendele distribuite partial in cursul anului financiar se publica pe pagina de internet a societatii, daca aceasta detine o pagina proprie de internet.

(2) In cazul in care societatea nu detine o pagina proprie de internet, informatiile si documentele prevazute la alin. (1) se transmit actionarilor/asociatilor prin posta electronica. Daca nu este posibila transmiterea prin posta electronica, la cerere, copii ale acestor documente vor fi transmise actionarilor/asociatilor prin posta sau curier. Costurile pentru transmiterea documentelor si informatiilor se acopera de catre societate.

(3) Daca este cazul, acolo unde legea prevede, ordinea de zi completata cu punctele si/sau propunerile transmise de actionari/asociati, prin orice mijloace de comunicare la distanta care asigura transmiterea textului, la adresa indicata in convocator, va fi comunicata cu indeplinirea acelorasi cerinte prevazute pentru convocarea adunarii generale.

Art. 3. -

(1) Pe durata starii de urgenta, adunarile generale ale actionarilor/asociatilor pot avea loc, chiar daca actul constitutiv nu prevede sau interzice, si prin corespondenta sau prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta.

(2) Organul statutar care are competenta de a convoca adunarea generala va indica in convocator toate informatiile referitoare la data si ora adunarii, formele de participare si modul de desfasurare a adunarii generale si de acces al actionarilor/asociatilor la aceasta, locul unde se transmit procurile, precum si modalitatile de exercitare a dreptului de vot.

(3) Daca pe ordinea de zi a adunarii generale a actionarilor se afla aspecte care necesita vot secret conform art. 130 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, organul statutar care are competenta de a convoca adunarea generala va asigura ca votul actionarilor sa fie exprimat prin mijloace care nu permit deconspirarea acestuia decat acelor persoane insarcinate cu numararea si validarea voturilor in cadrul adunarii.

Art. 4. -

(1) In cazul adunarilor generale tinute exclusiv prin corespondenta, potrivit prezentei ordonante de urgenta, nu se aplica regulile care implica prezenta fizica a actionarilor/asociatilor, prevazute la art. 129, art. 131 alin. (1) si (2) si art. 195 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. In acest caz, directorii si membrii consiliului de administratie sau, dupa caz, membrii directoratului si cei ai consiliului de supraveghere sau administratorul ori administratorii nu sunt tinuti de obligatia de a participa la adunarea generala a actionarilor/asociatilor.

(2) Actionarii/Asociatii comunica votul prin corespondenta in modalitatile indicate in convocator, si anume prin scrisoare recomandata, servicii de posta sau curier ori prin scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, astfel incat votul sa fie primit de societate pana la data tinerii sedintei. Prevederile art. 5 alin. (4) se aplica in mod corespunzator.

(3) Presedintele consiliului de administratie ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, dupa caz, presedintele directoratului ori persoana imputernicita de acesta, in cazul in care presedintele sau administratorul ori presedintele directoratului se afla in imposibilitatea de a-si indeplini functia, impreuna cu, acolo unde este posibil, un angajat al societatii desemnat de presedintele consiliului de administratie sau de administrator ori de presedintele directoratului in calitate de secretar tehnic vor intocmi si vor semna un proces-verbal al adunarii in care se va indica:

a) indeplinirea formalitatilor de convocare conform prezentei ordonante de urgenta;
b) decizia organului statutar care are competenta de convocare a adunarii generale privind organizarea adunarii exclusiv prin vot prin corespondenta;
c) numarul total de actionari/asociati care si-au comunicat votul, numarul total de actiuni/parti sociale si drepturi de vot pentru care s-a exprimat in mod valabil votul prin corespondenta;
d) indeplinirea/neindeplinirea cerintelor de cvorum, exclusiv potrivit voturilor prin corespondenta;
e) hotararile adoptate si numarul de voturi exprimate pentru fiecare optiune de vot aferente fiecarui punct al ordinii de zi care este supus votului si, dupa caz, modul in care actionarii/asociatii au votat asupra fiecarui punct al ordinii de zi;
f) actionarii/asociatii care au votat contra unor hotarari si au solicitat mentionarea opozitiei lor in procesul-verbal.
(4) Imputernicirea prevazuta la alin. (3) poate fi transmisa de presedintele consiliului de administratie ori de administrator sau, dupa caz, de presedintele directoratului prin orice mijloc de comunicare care asigura comunicarea textului.

Art. 5. -

(1) Adunarea generala a actionarilor/asociatilor poate fi tinuta prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta, precum teleconferinta sau videoconferinta, cu respectarea caracterului secret al votului, daca este cazul, si a dreptului de exercitare a votului prin corespondenta.

(2) Mijloacele electronice de comunicare la distanta trebuie sa indeplineasca conditiile tehnice necesare pentru a permite:

a) compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un numar cat mai mare de sisteme de operare si conectarea cu retele publice fixe sau mobile de comunicatii electronice;
b) identificarea participantilor si participarea efectiva a acestora la sedinta;
c) transmisiunea continua si in timp real a adunarii generale, inregistrarea si arhivarea acesteia;
d) comunicarea bidirectionala in timp real, astfel incat actionarii/asociatii sa se poata adresa de la distanta adunarii generale;
e) exprimarea votului in cursul adunarii generale si inregistrarea acestuia;
f) verificarea ulterioara a modului in care s-a votat in adunare.

(3) Utilizarea mijloacelor electronice poate fi conditionata numai de cerinte si constrangeri necesare pentru a asigura indeplinirea conditiilor prevazute la alin. (2) si proportionale realizarii acestor obiective.

(4) In cazul in care actionarii/asociatii participa la adunarea generala prin reprezentant, procurile in original sunt transmise sau depuse la locul indicat in convocare, prin scrisoare recomandata sau servicii de posta ori curier, respectiv prin posta electronica in situatia procurilor semnate cu semnatura electronica extinsa, astfel incat sa fie primite de societate pana la data tinerii sedintei.

(5) Presedintele consiliului de administratie ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, dupa caz, presedintele directoratului sau persoana imputernicita de acesta, in cazul in care presedintele sau administratorul ori presedintele directoratului se afla in imposibilitatea de a-si indeplini functia, precum si, dupa caz, reprezentantul legal, impreuna cu, acolo unde este posibil, un secretar ales potrivit actului constitutiv ori, in lipsa, un angajat desemnat de presedintele consiliului de administratie ori de administrator sau, dupa caz, de presedintele directoratului in calitate de secretar tehnic intocmesc un proces-verbal al adunarii in care se indica:

a) indeplinirea formalitatilor de convocare, potrivit prezentei ordonante de urgenta;
b) decizia organului statutar competent sa convoace adunarea privind organizarea acesteia prin mijloace electronice;
c) cvorumul de prezenta la deschiderea adunarii de catre presedinte sau reprezentant, dupa caz, si la adoptarea fiecarei hotarari in adunare, cu luarea in considerare inclusiv a voturilor comunicate prin corespondenta;
d) dezbaterile din adunare;
e) hotararile adoptate si numarul de voturi exprimate pentru fiecare optiune de vot a fiecarui punct al ordinii de zi care este supus votului si, dupa caz, modul in care actionarii/asociatii au votat asupra fiecarui punct al ordinii de zi;
f) actionarii/asociatii care au votat contra unor hotarari si au solicitat sa se mentioneze aceasta in procesul-verbal al adunarii.

Art. 6. -

Presedintele consiliului de administratie sau administratorul cu puteri de reprezentare ori presedintele directoratului sau, dupa caz, persoana imputernicita de acesta, in cazul in care presedintele sau administratorul ori presedintele directoratului se afla in imposibilitatea de a-si indeplini functia, vor intocmi si vor semna cu semnatura olografa sau cu semnatura electronica extinsa hotararea adunarii generale a actionarilor/asociatilor care va cuprinde toate punctele de pe ordinea de zi aprobate in cadrul adunarii generale.

Art. 7. -

(1) Prevederile art. 2-6 sunt aplicabile si adunarilor generale ale actionarilor/asociatilor convocate anterior intrarii in vigoare a prezentei ordonante de urgenta, dar pentru care tinerea sedintei este stabilita pentru o data ulterioara instituirii starii de urgenta.

(2) In situatia prevazuta la alin. (1), organul statutar care are competenta de convocare a adunarii generale va informa actionarii/asociatii, potrivit art. 1, cu cel putin 5 zile inainte de data fixata pentru adunare, cu privire la modul de desfasurare a adunarii si la modalitatile de exercitare a dreptului de vot.

(3) Daca exista motive temeinice care tin de imprejurarile exceptionale ca urmare a masurilor luate de autoritati impotriva raspandirii coronavirusului SARS-CoV-2, organul statutar care are competenta de convocare a adunarii generale poate modifica data si/sau ora sau locul tinerii adunarii, informandu-i pe actionari/asociati cu cel putin 5 zile inainte de data fixata pentru adunare, potrivit art. 1, despre noua data si/sau ora sau noul loc de tinere a sedintei, precum si despre modalitatea de desfasurare a adunarii si de exercitare a dreptului de vot. Data de referinta ramane aceeasi. Buletinele de vot si procurile transmise raman valabile, cu exceptia cazului in care se transmit buletine si/sau procuri noi.

(4) Modificarea datei, orei, locului adunarii sau a modalitatii de desfasurare si exercitare a dreptului de vot nu da nastere obligatiei de a relua formalitatile de convocare si nu constituie o cauza de nulitate a hotararii.

(5) Daca adunarea generala a actionarilor/asociatilor convocata anterior intrarii in vigoare a prezentei ordonante de urgenta nu se poate desfasura in conditiile art. 3-5 ori potrivit art. 110 alin. (2) sau art. 195 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, in acest ultim caz cu respectarea masurilor impuse de autoritati pentru prevenirea infectarii cu coronavirusul SARS-CoV-2, organul statutar care are competenta de convocare a adunarii generale poate revoca convocarea adunarii.

Art. 8. -

In cazul adunarilor generale ale actionarilor/asociatilor desfasurate dupa instituirea starii de urgenta, dar inainte de intrarea in vigoare a prezentei ordonante de urgenta, hotararile adoptate nu pot fi anulate pentru nerespectarea modalitatilor de desfasurare si exercitare a dreptului de vot, daca s-au desfasurat, cu acordul tuturor actionarilor/asociatilor, in modalitatile prevazute de prezenta ordonanta de urgenta, iar dreptul de vot a fost exercitat in una dintre modalitatile prevazute de prezenta ordonanta de urgenta. Exercitarea dreptului de vot se prezuma a constitui acord pentru desfasurarea in acest mod a adunarii generale a actionarilor.

Art. 9. -

Prevederile art. 1-8 se aplica in mod corespunzator si adunarilor detinatorilor de obligatiuni.

Art. 10. -

(1) Pe durata starii de urgenta, participarea la reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere si/sau ale directoratului societatilor reglementate de Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, se poate face si prin intermediul mijloacelor de comunicare directa la distanta, indiferent de obiectul deciziei.

(2) Mijloacele de comunicare directa la distanta trebuie sa indeplineasca conditiile tehnice pentru:

a) identificarea participantilor;
b) participarea efectiva la reuniune a celor convocati;
c) retransmiterea deliberarilor in mod continuu.

(3) Organul statutar care are competenta de convocare va alege modalitatea de participare la sedinta si de exercitare a dreptului de vot, astfel incat sa se asigure colegialitatea deliberarii. Acesta are obligatia de a-i informa pe ceilalti membri, prin orice mijloc care asigura transmiterea textului, despre modalitatea de participare la reuniune si de exercitare a dreptului de vot. Informarea se poate face direct prin convocare.

Art. 11. -

(1) Prevederile prezentei ordonante de urgenta sunt aplicabile si adunarilor generale convocate pe durata starii de urgenta, dar care sunt intrunite ulterior incetarii acestei stari, precum si adunarilor generale convocate si intrunite in primele 2 luni dupa incetarea starii de urgenta.

(2) Dispozitiile alin. (1) se aplica si adunarilor detinatorilor de obligatiuni.
(3) Prevederile art. 10 se aplica si reuniunilor organelor colective de administrare, supraveghere si/sau ale directoratului care au loc in primele 30 de zile dupa incetarea starii de urgenta.

Art. 12. -

(1) Se prelungeste termenul de intrunire a adunarii actionarilor prevazut la art. 111 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, pana la data de 31 iulie 2020.

(2) Pe perioada prelungirii prevazute la alin. (1), consiliul de administratie, respectiv directoratul nu este tinut de obligatia de convocare a adunarii generale, prevazuta la art. 15324 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

Art. 13. -
Prevederile prezentei ordonante de urgenta nu sunt aplicabile societatilor aflate sub incidenta Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.

Art. 14. -

Prevederile prezentei ordonante de urgenta se completeaza cu dispozitiile Legii nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.