Tranzactii intre firma si persoana fizica: Documente necesare, stabilirea pretului si implicatii fiscale

In practica, o firma poate avea nevoie sa cumpere mobilier de birou sau echipamente electronice nu doar de la alti agenti economici, ci si de la persoane fizice. De exemplu, un calculator, o imprimanta sau un birou aflat in proprietatea unei persoane pot deveni utile unei companii.

Dar cum se desfasoara o astfel de tranzactie? In continuare, vom analiza cadrul legal al acestor achizitii, documentele necesare si cum se stabileste pretul, astfel incat totul sa fie in regula din punct de vedere contabil.

Achizitia de bunuri de la persoane fizice: Ce este important sa specificati in contract

O firma poate achizitiona mobilier si aparatura electronica de la o persoana fizica, insa trebuie sa fie atenta la documentele justificative pe care le intocmeste cu aceasta ocazie.
Este recomandat sa se incheie un contract de vanzare - cumparare intre firma si persoana fizica, in care sa se specifice:

• Identitatea partilor (denumire, CUI si sediul firmei; Nume, prenume si adresa persoanei fizice).
• Descrierea bunurilor (tip, model, serie, stare de uzura).
• Pretul de achizitie si modalitatea de plata.
• Eventualele garantii (daca exista).

Obligatiile partilor

In situatia in care nu este posibil (nu se doreste, etc.), achizitia se poate face pe baza de borderou de achizitie.

Conform normelor specifice de utilizare, BORDEROUL DE ACHIZITIE (Cod 14-4-13) serveste ca:
- document de inregistrare in gestiune a bunurilor cumparate de la persoane fizice;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate a valorii bunurilor cumparate;
- document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achizitii sau pentru decontarea sumelor platite pentru achizitii de la persoane fizice.

Borderoul de achizitie se intocmeste de catre persoana care efectueaza aprovizionarea cu bunuri de la persoane fizice, in momentul achizitiei.

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile

Vezi AICI detalii

Achizitii de servicii din afara Romaniei Regim fiscal-contabil

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Achizitia de bunuri de la persoane fizice: Documente necesare

Astfel sunt necesare urmatoarele documente:
- un borderou de achizitie;
- o nota de intrare receptie;
- documentele de plata a bunului(dispozitie de plata din casierie sau ordin de plata).

Atentie la implicatiile fiscale!

Pentru evitarea unor implicatii fiscale, sau legale, ar trebui sa aveti si o declaratie din partea persoanei fizice in care sa se mentioneze provenienta bunurilor, (respectiv ca bunurile respective provin din patrimoniul personal al persoanei fizice si nu sunt achizitionate in scopul obtinerii de venituri cu caracter de continuitate).

Declaratia de provenienta din partea persoanei fizice nu este obligatorie prin lege, dar este recomandata pentru a evita eventuale neclaritati in cazul unui control fiscal, mai ales daca se poate ridica problema ca bunurile ar fi comercializate in scop de activitate economica.

Cum stabilim pretul pentru a evita posibile probleme fiscale

In ceea ce priveste pretul, acesta este convenit intre parti, insa trebuie sa fie unul justificat si sa reflecte valoarea de piata a bunurilor pentru a evita posibile probleme fiscale.
Partile au libertatea de a stabili pretul intr-un contract de vanzare-cumparare, conform principiului libertatii contractuale.

Totusi, pentru ca pretul sa fie valabil din punct de vedere legal, acesta trebuie sa indeplineasca anumite conditii:

1. Sa fie determinat sau determinabil: Pretul trebuie sa fie stabilit clar sau sa poata fi determinat pe baza unor criterii obiective.
2. Sa fie sincer si serios: Pretul nu trebuie sa fie fictiv sau derizoriu, ci trebuie sa reflecte o valoare reala si sa nu fie stabilit doar formal.

Achizitia de bunuri de la persoane fizice: Concluzie

In contextul unei tranzactii intre o firma si o persoana fizica, desi pretul este stabilit de comun acord, este recomandat ca acesta sa fie in concordanta cu valoarea de piata a bunurilor. Aceasta pentru a evita eventuale suspiciuni din partea autoritatilor fiscale privind subevaluarea sau supraevaluarea bunurilor, ceea ce ar putea avea implicatii fiscale, mai ales in situatia in care este posibil sa fie vorba de persoane afiliate.

Astfel, desi partile sunt libere sa stabileasca pretul dorit, este prudent ca acesta sa fie justificabil si sa reflecte valoarea reala a bunurilor tranzactionate.

Foto: pexels.com