Numarul de identificare fiscala (NIF): cine este obligat sa obtina codul NIF, in ce situatii e necesar si studii de caz practice

NIF serveste ca un instrument unic de identificare a persoanei fizice nerezidente in fata autoritatilor fiscale din Romania. In baza NIF puteti plati legal taxe in Romania, chiar daca nu locuiti efectiv aici. De asemenea, puteti obtine personal codul NIF de la sediul ANAF sau prin delegarea unui cetatean roman ca reprezentant, cu imputernicire autentificata de notar.

Prin atribuirea unui NIF, se asigura o gestionare eficienta a informatiilor fiscale si o monitorizare corespunzatoare a obligatiilor fiscale ale persoanei in cauza. Acesta este deosebit de important pentru asigurarea corectitudinii si transparentei in procesul de colectare a impozitelor si taxelor.

In continuare veti afla ce inseamna NIF si cine este obligat sa il obtina, care sunt documentele necesare pentru NIF, iar la final puteti consulta 3 studii de caz practice.

Ce inseamna NIF

Numarul de Identificare Fiscala (NIF) reprezinta un element important in contextul obligatiilor fiscale ale unei persoane fizice nerezidente care datoreaza impozite, taxe si contributii in Romania si care nu dispune de un Cod Numeric Personal (CNP).

Cine trebuie sa obtina codul NIF?

Codul NIF (cod de identificare fiscala persoane fizice) trebuie obtinut de catre cetatenii straini care datoreaza taxe guvernului roman din activitati precum vanzarea de locuinte, contracte de inchiriere, dividende etc.

Numar de inregistrare fiscala (NIF) vs cod de identificare fiscala (CIF)

Potrivit art. 82 din Codul de procedura fiscala, orice persoana sau entitate care este subiect intr-un raport juridic fiscal se inregistreaza fiscal primind un cod de identificare fiscala. Codul de identificare fiscala este:

a) pentru persoanele juridice, precum si pentru asocieri si alte entitati fara personalitate juridica, cu exceptia celor prevazute la lit. b), codul de inregistrare fiscala atribuit de organul fiscal;
b) pentru persoanele fizice si juridice, precum si pentru alte entitati care se inregistreaza potrivit legii speciale la registrul comertului, codul unic de inregistrare atribuit potrivit legii speciale;

c) pentru persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent sau exercita profesii libere, cu exceptia celor prevazute la lit. b), codul de inregistrare fiscala atribuit de organul fiscal;
d) pentru persoanele fizice, altele decat cele prevazute la lit. c), codul numeric personal atribuit potrivit legii speciale;
e) pentru persoanele fizice care nu detin cod numeric personal, numarul de identificare fiscala atribuit de organul fiscal.

In cazul obtinerii ulterioare a codului numeric personal, numarul de identificare fiscala atribuit anterior se inlocuieste de catre organul fiscal, cu preluarea informatiilor fiscale inregistrate in perioada detinerii numarului de identificare fiscala pe codul numeric personal. Actele administrative fiscale, actele de executare sau alte acte emise de organele fiscale si comunicate anterior inlocuirii numarului de identificare fiscala raman valabile.

Avand in vedere prevederile mentionate, de la obtinerea CNP, toate declaratiile vor fi depuse utilizand CNP, acesta fiind codul de identificare fiscala principal.

Pentru anularea NIF nu este necesara depunerea unei cereri inlocuirea efectuandu-se de catre organul fiscal.

Situatii care necesita obtinerea unui NIF

--> Persoane fizice nerezidente care obtin venituri din salarii

Persoanele fizice nerezidente angajate cu contract de munca in Romania se inregistreaza fiscal obtinand un NIF pana la obtinerea unui document emis de Inspectoratul General pentru Imigrari prin care se aloca un CNP. Dupa eliberarea documentului mentionat, organul fiscal inlocuieste in evidentele fiscale NIF-ul cu CNP-ul.

--> Persoane fizice nerezidente care au calitatea de fondator, asociat, actionar sau administrator al unei societati comerciale

Pentru persoanele fizice nerezidente care au calitatea de fondator, asociat, actionar ori administrator in cadrul societatilor pentru care se solicita inregistrarea la registrul comertului, sau dupa caz la cesiunea partilor sociale ori a actiunilor, respectiv la numirea de noi reprezentanti legali sau la cooptarea de noi asociati ori actionari, cu prilejul efectuarii majorarii de capital social, Oficiile Registrului Comertului solicita atribuirea NIF Ministerului Finantelor direct sau prin intermediul Oficiului National al Registrului Comertului.

--> Persoane fizice nerezidente care deschid un cont bancar

Pentru persoanele fizice nerezidente care solicita deschiderea unui cont bancar sau inchirierea unei casete de valori, institutiile de credit transmit organului fiscal central solicitarea de atribuire a NIF.

--> Persoanele fizice nerezidente care datoreaza impozite si taxe locale (de ex. la achizitionarea unui imobil)

Organul fiscal local transmite solicitarea de atribuire a NIF pentru persoanele fizice nerezidente care datoreaza impozite si taxe locale si care nu si-au indeplinit obligatia de inregistrare fiscala.

Documente necesare pentru obtinerea unui numar de identificare fiscala

NIF se obtine prin depunerea formularului 030 “Declaratie de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni/Declaratie de radiere pentru persoanele fizice care nu detin cod numeric personal”, la care ataseaza documentele justificative ale informatiilor cuprinse in declaratie.

Depunerea formularului 030

Formularul 030 se poate descarca de pe site-ul ANAF / Asistenta contribuabili / Declararea obligatiilor fiscale / Toate formularele cu explicatii.

Formularul 030 se depune direct sau prin:

- imputernicit / reprezentant fiscal /curator fiscal la organul fiscal in a carui razateritoriala se afla domiciliul fiscal al imputernicitului sau curatorului fiscal;

- platitor de venit in cazul persoanelor fizice nerezidente care realizeaza numai venituri supuse regulilor de impunere la sursa, iar impozitul retinut este final (ex. venituri din salarii, dividende, redevente...) la organul fiscal in a carui razateritoriala se afla domiciliul fiscal al platitorului de venit;

Documente justificative:

● copia pasaportului, valabil (cetatenii Uniunii Europene anexeaza copia pasaportului sau a documentului national de identitate, valabil);

● copia cartii de identitate;

● actul de imputernicire in original sau copia legalizata a acestuia pentru contribuabilii care au obligatia sau opteaza sa-si desemneze un imputernicit sau pentru care se numeste curator fiscal, potrivit legii;

● actul de desemnare a unui reprezentant fiscal si decizia de aprobare a calitatii de reprezentant fiscal pentru contribuabilii care se inregistreaza in scopuri de TVA prin reprezentant fiscal;

● documentul din care sa reiasa motivul pentru care se solicita NIF (de ex. copia contractului de munca, copia actului de proprietate al spatiului care se inchiriaza in Romania, declaratia pe propria raspundere din care sa reiasa motivul solicitarii de ex.: inmatricularea unei masini, dobandire de bunuri, etc.);

● orice alte documente cerute de organul fiscal in functie de particularitatile fiecarei solicitari de inregistrare fiscala.

Atentie! Documentele intocmite intr-o limba straina vor fi insotite de traduceri in limba romana certificate de traducatori autorizati. Organul fiscal pastreaza la dosarul inregistrarii traducerile in limba romana, precum si copii certificate ale documentelor prezentate, urmand ca documentele in original sa fie restituite.

Unde se depune Formularul 030

Formularul se depune:

- in format hartie la registratura organului fiscal ori la posta, prin scrisoare recomandata;

- prin mijloace electronice de transmitere la distanta in format pdf, prin intermediul Formularului de Contact din cadrul serviciului Spatiul Privat Virtual, selectandu-se categoria ”Asistenta si indrumare de specialitate in domeniul fiscal”.

Termenul de depunere al declaratiei

Formularul 030 “Declaratia de inregistrare fiscala” se depune in termen de 30 de zile de la data obtinerii primului venit sau de la data aparitiei evenimentului.

Daca se modifica datele declarate anterior, persoana fizica nerezidenta depune formularul 030 bifand casuta „Declaratie de mentiuni”, in 15 zile de la data producerii modificarii acestora.

Modificarile se declara completand in „Declaratia de mentiuni” toate rubricile cu datele valabile la momentul declararii, indiferent daca acestea au mai fost declarate.

Declaratia de radiere se completeaza cu ocazia radierii inregistrarii fiscale, urmare atribuirii codului numeric personal, potrivit legii.

Descarca aici formularul 030 in limba romana >>
Descarca aici formularul 030 in limba engleza >>

In cat timp se elibereaza NIF-ul

Veti obtine NIF in aproximativ 30 de zile. Puteti, de asemenea, sa solicitati ANAF emiterea urgenta a documentului.

Ce se intampla daca nu obtineti codul NIF?

Datorita naturii esentiale a acestui document fiscal, exista consecinte serioase daca nu obtineti codul NIF.

In primul rand, fara un NIF, nu veti putea plati legal taxele in Romania si sa depuneti declaratiile fiscale, asa ca veti putea ajunge sa platiti amenzi foarte mari catre ANAF. Bancile pot refuza sa va deschida un cont daca nu aveti un NIF, in special daca sunteti cetatean non-UE. De asemenea, s-ar putea sa nu puteti evita dubla impunere si v0tei ajunge sa platiti mai multe taxe pe veniturile dvs. decat ar trebui in mod normal, atat in Romania, cat si in tara  de origine.

Sanctiuni NIF

Nedepunerea la termenul prevazut de lege a declaratiei de inregistrare fiscala 030 constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 500 la 1000 lei.

Nedepunerea de catre contribuabil la termenele prevazute de lege a declaratiilor de inregistrare fiscala, de radiere a inregistrarii fiscale sau de mentiuni va fi considerata fapta care se inscrie in cazierul fiscal al contribuabilului incepand cu 29 ianuarie 2023.

Numarul de identificare fiscala (NIF) - studii de caz

Imputernicire pentru obtinere NIF. Relatia cu organul fiscal

Intrebare: O persoana fizica romana imputernicita sa obtina NIF pentru o persoana fizica straina (NIF-ul este necesar pentru achizitie imobil in Romania) poate raspunde patrimonial pentru obligatiile fiscale neachitate ale persoanei fizice straine? Persoana fizica romana nu doreste sa fie reprezentantul fiscal al persoanei fizice straine, ci doar imputernicit.

Raspuns: Potrivit art 18 din Codul de procedura fiscala:
 (1) in relatiile cu organul fiscal contribuabilul/platitorul poate fi reprezentat printr-un imputernicit. Continutul si limitele reprezentarii sunt cele cuprinse in imputernicire sau stabilite de lege, dupa caz. Desemnarea unui imputernicit nu il impiedica pe contribuabil/platitor sa isi indeplineasca personal obligatiile prevazute de legislatia fiscala, chiar daca nu a procedat la revocarea imputernicirii potrivit alin. (2).
(2) imputernicitul este obligat sa depuna la organul fiscal actul de imputernicire, in original sau in copie legalizata. Revocarea imputernicirii opereaza fata de organul fiscal de la data depunerii actului de revocare, in original sau in copie legalizata.
Conform art 20 - Obligatiile reprezentantilor legali
(1) Reprezentantii legali ai persoanelor fizice si juridice, precum si reprezentantii desemnati ai asocierilor fara personalitate juridica sunt obligati sa indeplineasca obligatiile ce revin potrivit legislatiei fiscale persoanelor sau entitatilor reprezentate. Acesti reprezentanti indeplinesc obligatiile fiscale de plata ale persoanelor sau entitatilor reprezentate din acele mijloace pe care le administreaza.

Asadar, numai reprezentantii legali ai persoanelor fizice sau juridice sunt obligati sa indeplineasca obligatiile fiscale ale persoanei pe care o reprezinta, prin urmare vor raspunde si patrimonial pentru obligatiile neachitate.
In cazul unui imputernicit, avand limitele de imputernicire doar cele privind obtinerea NIF in Romania, opinia mea este ca in acest caz persoana imputernicita nu va raspunde patrimonial pentru obligtiile neachitate de persoana fizica straina, insa trebuie mentionate clar in actul de imputernicire, continutul si limitele reprezentarii in relatia cu organul fiscal.

Raspuns oferit in luna noiembrie 2023 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Angajare cetatean ucrainean. Solicitare NIF

Intrebare: O societate a angajat un ucrainian in luna septembrie. Din cate am inteles exista un regim special pentru ucrainieni, iar angajarea acestora nu trece pe la Oficiul de Emigrari. Cand intocmesc declaratia 112 mi se specifica ca CNP-ul nu a fost gasit in baza de date a MFP.

Cum se obtine un cod de identificare fiscala pentru ucrainean (NUI)? Cine are obligatia obtinerii acestuia?

Raspuns: Potrivit art. 82 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, Orice persoana sau entitate care este subiect intr-un raport juridic fiscal se inregistreaza fiscal primind un cod de identificare fiscala. Codul de identificare fiscala este: (... ) e) pentru persoanele fizice care nu detin cod numeric personal, numarul de identificare fiscala atribuit de organul fiscal.

In vederea declararii in formularul 112, daca salariatul ucrainean nu detine CNP romanesc este necesar sa se obtina numar de identificare fiscal (NIF). Acesta se poate obtine prin completarea si depunerea formularului (030) Declaratie de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni/Declaratie de radiere pentru persoane fizice care nu detin cod numeric personal.

Potrivit alin. (3) al aceluiasi articol, prin exceptie de la dispozitiile art. 18 alin. (1), pentru persoanele fizice prevazute la alin. (1) lit. e), precum si pentru persoanele juridice nerezidente, care realizeaza numai venituri supuse regulilor de impunere la sursa, iar impozitul retinut este final, atribuirea codului de identificare fiscala se poate face de organul fiscal, la solicitarea platitorului de venit.

Prin urmare si angajatorul poate sa solicite NIF in numele salariatului ucrainean.

Raspuns oferit in luna octombrie 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Plata dividende nerezident. Obtinere NIF

Intrebare: Societatea are asociat unic persoana fizica cetatean din Ungaria. Firma plateste dividende asociatului, dupa retinerea impozitului de 8%. Impozitul se declara in D100 si in d207 anul viitor.

Pentru aceasta declarare in D207 asociatul are nevoie de NIF? Este obligatoriu sa solicite NIF pentru ca d207 se valideaza si fara NIF, numai cu nume asociat.

Raspuns: Potrivit prevederilor de la art. 82(1) din Codul de procedura fiscala, orice persoana sau entitate care este subiect intr-un raport juridic fiscal se inregistreaza fiscal primind un cod de identificare fiscala.

Codul de identificare fiscala este:

e) pentru persoanele fizice care nu detin cod numeric personal, numarul de identificare fiscala atribuit de organul fiscal.

Potrivit prevederilor de la alin. (3), prin exceptie de la dispozitiile art. 18 alin. (1), pentru persoanele fizice prevazute la alin. (1) lit. e), precum si pentru persoanele juridice nerezidente, care realizeaza numai venituri supuse regulilor de impunere la sursa, iar impozitul retinut este final, atribuirea codului de identificare fiscala se poate face de organul fiscal, la solicitarea platitorului de venit.

Obtinerea NIF se face prin depunerea formularului 030 "Declaratie de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni/Declaratie de radiere pentru persoane fizice care nu detin cod numeric personal".

In situatia in care declaratia se depune de catre platitorul de venit, conform art. 82 alin. (3) din Codul de procedura fiscala, pentru contribuabilii nerezidenti persoane fizice, care realizeaza numai venituri supuse regulilor de impunere la sursa, iar impozitul retinut este final, acesta va prezenta organului fiscal actele doveditoare ale calitatii de platitor de venit cu regim de retinere la sursa pentru respectivul beneficiar de venit.

Printre informatiile solicitate prin formular despre nerezidenti se afla si codul de identificare fiscala din Romania ( codul fiscal de inregistrare in Romania, codul numeric personal sau numarul de inregistrare fiscala in Romania);

Prin depunerea declaratiei la organul fiscal, societatea isi asuma obligatia ca datele sunt corecte si complete, astfel ca apreciez ca in situatia in care campul cu NIF nu este obligatoriu pentru validare, va recomand sa obtineti NIF-ul pentru nerezident. avand in vedere ca persoana nerezidenta datoreaza obligatii fiscale in Romania, fiind subiect intr-un raport juridic fiscal.

Raspuns oferit in luna martie 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pexels.com