Facturi retransmise eronat in RO e-Factura si stornate ulterior: Tratamentul contabil, declararea in D300 si D394 si documentele pastrate la dosar

Din datele comunicate rezulta ca cele patru facturi au fost emise si primite prin RO e-Factura in luna mai, cand au avut loc si prestarile de servicii. Facturile au fost inregistrate atunci in contabilitate, iar in octombrie au fost retransmise din eroare, fara sa existe alte prestari. Ulterior, furnizorul a emis patru facturi negative, cu mentiunea ca storneaza facturile dublate in SPV.

In aceasta situatie, daca documentele din octombrie reprezinta exclusiv retransmiteri ale facturilor din mai si stornari tehnice aferente acestora, nu trebuie sa inregistrati din nou achizitiile si nici sa diminuati cheltuielile sau TVA deductibila din mai.

Tratamentul operatiunii reale este urmatorul:

-Cele patru facturi originale din mai raman in contabilitate, cu cheltuielile si TVA aferente.
-Cele patru facturi retransmise in octombrie nu se inregistreaza din nou ca achizitii.
-Cele patru stornari din octombrie, daca sunt exclusiv tehnice si neutralizeaza retransmiterile accidentale, nu determina inregistrari distincte de diminuare a cheltuielilor, TVA deductibile sau datoriei fata de furnizor.
-In D300 nu rezulta o noua TVA deductibila si nici o ajustare a deducerii initiale pentru aceasta simpla duplicare.

Nu recomand efectuarea artificiala a unor note contabile pozitive si negative doar pentru a obtine un sold zero. Documentele electronice si inregistrarile contabile nu trebuie confundate: nu fiecare transmitere prin SPV reprezinta o noua operatiune economica.
 

 

2.1. OUG nr. 120/2021 corectarea facturilor electronice

Potrivit art. 4 alin. (8) din OUG nr. 120/2021, factura electronica deja comunicata destinatarului nu poate fi returnata in sistemul RO e-Factura.
Art. 4 alin. (9) permite beneficiarului care are obiectii asupra unei facturi sa informeze emitentul, inclusiv prin transmiterea unui mesaj in sistem.
Conform art. 4 alin. (10), corectia facturii electronice comunicate se realizeaza potrivit art. 330 din Codul fiscal, documentul de corectie urmand sa fie transmis prin RO e-Factura.
Asadar, mesajul de refuz transmis furnizorului a fost o modalitate corespunzatoare de semnalare a dublarii. Acesta nu anuleaza facturile originale din mai si nici nu elimina automat documentele retransmise din sistem.

2.2. Ghidul Ministerului Finantelor dublarea facturilor in RO e-Factura

In Ghidul de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi, a diverselor categorii de TVA, precum si a altor reguli, in sistemul national RO e-Factura, sectiunea 4, pagina 16, Ministerul Finantelor trateaza expres situatia dublarii facturilor. (https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf)
Ghidul arata ca diferente minore intre fisierele XML pot permite transmiterea repetata a aceleiasi facturi si prezinta modalitatea de neutralizare a duplicatului printr-o factura de stornare tehnica.

Pentru identificarea documentului duplicat, ghidul indica utilizarea indexului de incarcare atribuit de RO e-Factura, a datei acestuia si a unei mentiuni explicite privind stornarea tehnica. Sunt indicate inclusiv elementele BT-25, BT-26 si BT-22 din structura facturii electronice.
Prin urmare, emiterea unei facturi de storno pentru corectarea unei duplicari in SPV nu inseamna automat anularea prestarii de servicii initiale.
Totusi, pentru a putea trata cele patru documente negative ca stornari tehnice, trebuie sa rezulte precis care retransmitere este neutralizata de fiecare document.

2.3. Art. 330 si art. 287 din Codul fiscal

Art. 330 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 227/2015 reglementeaza corectarea unei facturi deja transmise beneficiarului prin emiterea unui document care identifica factura corectata si cuprinde valorile negative, respectiv informatiile corecte, dupa caz.

Separat, art. 287 reglementeaza reducerea bazei de impozitare in situatii precum anularea operatiunii, desfiintarea contractului, refuzul efectiv al bunurilor ori serviciilor sau acordarea unor reduceri de pret.

In speta prezentata nu rezulta ca serviciile din mai ar fi fost anulate, ca pretul ar fi fost redus sau ca obligatia de plata ar fi incetat.
Prin urmare, daca documentele negative au fost emise numai pentru eliminarea duplicarilor electronice, nu exista o diminuare reala a bazei de impozitare aferente serviciilor din mai.

Potrivit art. 6 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, operatiunile economico-financiare se consemneaza in documente justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate.
De asemenea, pct. 57 alin. (1) si (2) din reglementarile contabile aprobate prin OMFP nr. 1802/2014 prevede reflectarea operatiunilor in concordanta cu realitatea economica, documentele justificative trebuind sa corespunda modului efectiv in care acestea se produc.
Inregistrarea initiala din luna mai, presupunand servicii recunoscute direct drept cheltuieli si TVA integral deductibila, este:
6xx = 401 Serviciile efectiv prestate
4426=401 TVA deductibila
Contul de cheltuieli se stabileste potrivit naturii serviciilor.
Aceste inregistrari raman nemodificate. Retransmiterea facturilor in octombrie nu creeaza alte datorii si nu justifica inregistrarea inca o data a serviciilor.
In mod corespunzator, daca stornarile sunt exclusiv tehnice, nu trebuie inregistrate separat cu valori negative in conturile 6xx, 4426 si 401, deoarece s-ar diminua nejustificat o operatiune reala.

Nu recomand nici inregistrarea unei facturi duplicate cu valori pozitive, urmata de inregistrarea stornarii tehnice cu valori negative, exclusiv pentru a produce rulaje care se anuleaza reciproc.

Pentru cele opt documente din octombrie nu rezulta, in aceasta situatie, note contabile noi care sa afecteze cheltuielile, TVA sau datoria fata de furnizor. Documentele se pastreaza si se reconciliaza cu facturile din mai, ca justificare a incidentului de transmitere.

Potrivit art. 297 alin. (4) din Codul fiscal, dreptul de deducere a TVA se exercita pentru achizitiile destinate operatiunilor care permit deducerea, iar art. 299 alin. (1) lit. a) stabileste conditiile documentare pentru exercitarea acestui drept.
Decontul D300 este reglementat prin art. 323 din Codul fiscal. Pentru anul 2026 se utilizeaza formularul aprobat prin OPANAF nr. 174/2026, aplicabil incepand cu prima perioada fiscala din anul 2026.

In cazul prezentat, serviciile au fost achizitionate in mai, iar deducerea TVA s-a exercitat pe baza facturilor originale.
Retransmiterea acelorasi documente in octombrie nu reprezinta o achizitie noua. In acelasi timp, stornarile strict tehnice nu presupun anularea serviciilor sau reducerea contravalorii acestora.

Prin urmare, pentru aceste documente:
-Nu se deduce inca o data TVA inscrisa in facturile retransmise.
-Nu se ajusteaza TVA dedusa in mai pe baza unor stornari exclusiv tehnice.
-Nu se inscriu sume suplimentare in D300 pentru simpla duplicare si neutralizarea acesteia.
-Nu se corecteaza D300 din mai daca achizitiile au fost declarate corect initial.
Daca societatea are si alte achizitii in octombrie, acestea se declara potrivit regimului lor obisnuit, fara a fi influentate de documentele duplicate.

In concluzie pentru D300, operatiunile tehnice descrise nu produc modificari ale TVA de declarat.

Declaratia D394 este reglementata prin OPANAF nr. 3769/2015, astfel cum a fost modificat, inclusiv prin OPANAF nr. 2194/2025, aplicabil operatiunilor derulate incepand cu 1 august 2025.
Potrivit anexei nr. 2 la acest ordin, sectiunea privind persoanele care realizeaza achizitii, declaratia se completeaza pentru achizitiile de bunuri si servicii taxabile cu locul in Romania, inclusiv pe baza facturilor primite in perioada de raportare, indiferent de data exigibilitatii TVA.
Aceasta regula trebuie interpretata tinand seama de faptul ca, in speta prezentata, cele patru achizitii au fost efectiv realizate si facturate in mai, fiind deja inregistrate si declarate.
In octombrie nu exista alte patru achizitii si nici o ajustare reala a celor initiale.

In consecinta, nu recomand redeclararea celor patru facturi din mai ca achizitii noi in D394 din octombrie.
In privinta stornarilor, trebuie diferentiate doua situatii.

A. Stornari exclusiv tehnice ale unor facturi retransmise identic
Daca este demonstrat ca acestea neutralizeaza numai duplicarile din RO e-Factura, fara sa corecteze economic facturile originale, consider ca nu exista o noua achizitie sau o ajustare valorica de raportat in D394.

In aceasta situatie, solutia pe care o recomand este sa nu majorati si sa nu diminuati valorile achizitiilor din D394 pentru respectivele documente.
Nu recomand nici introducerea artificiala a unor valori pozitive pentru facturile retransmise, urmata de valori negative pentru stornarile tehnice, exclusiv in scopul obtinerii unui total zero.
Trebuie precizat insa ca instructiunile D394 impun declararea facturilor primite si nu prevad o exceptie expresa, distincta, pentru stornarile tehnice aferente retransmiterilor. Din acest motiv, excluderea integrala a documentelor tehnice inclusiv din numarul facturilor raportate reprezinta o interpretare a scopului declaratiei, nu o derogare formulata expres in ordin.

In cazul in care aplicatia fiscala sau reconcilierea cu furnizorul conduce la o diferenta de numar de documente, recomand obtinerea unei clarificari scrise de la ANAF inainte de depunere. Aceasta precizare nu modifica faptul ca valorile economice aferente achizitiilor trebuie sa ramana neschimbate.

B. Stornari care corecteaza efectiv facturile initiale
Daca se constata ca documentele negative nu reprezinta simple corectii tehnice, ci anuleaza ori modifica efectiv facturile originale, acestea au un tratament diferit.
In aceasta situatie, documentele trebuie inregistrate si declarate potrivit efectului lor real, inclusiv in D394, fiind necesara, dupa caz, emiterea facturilor corecte de catre furnizor.
Aceasta ramura nu rezulta insa din faptele descrise, in care serviciile au fost prestate, facturile originale sunt valabile, iar furnizorul a confirmat eroarea de retransmitere.

In concluzie pentru D394, pentru retransmiterile si stornarile exclusiv tehnice nu recomand modificarea valorilor achizitiilor deja declarate in mai. In ceea ce priveste includerea formala a documentelor negative in numarul facturilor primite, instructiunile D394 nu ofera o regula speciala suficient de explicita pentru o concluzie neconditionata.

Pentru justificarea tratamentului recomandat, trebuie asigurata corespondenta dintre fiecare factura originala, retransmiterea sa din octombrie si stornarea tehnica aferenta.
Verificarea trebuie sa urmareasca seria si numarul facturii, data emiterii, baza impozabila, TVA, descrierea serviciilor si, in special, indexurile de incarcare din RO e-Factura.
Ghidul Ministerului Finantelor privind dublarea facturilor recomanda folosirea indexului de incarcare in documentul de stornare tehnica, pentru identificarea exacta a retransmiterii neutralizate.

In speta prezentata, mentiunea furnizorului potrivit careia stornarile se refera la facturi dublate in SPV sustine caracterul tehnic al operatiunii. Totusi, recomand sa solicitati si confirmarea expresa ca facturile originale din mai raman valabile si ca stornarile nu modifica valoarea serviciilor sau obligatia de plata.

La dosar trebuie pastrate facturile originale, retransmiterile, stornarile, mesajul de refuz transmis in SPV si corespondenta cu furnizorul.

Aceasta documentatie este importanta si in eventualitatea aparitiei unor diferente intre evidenta contabila, documentele existente in RO e-Factura si datele utilizate de ANAF pentru decontul precompletat RO e-TVA.

Avand in vedere situatia descrisa, in care cele patru facturi au fost primite, inregistrate si declarate in mai, iar in octombrie au fost numai retransmise din eroare si ulterior stornate tehnic, recomand sa pastrati inregistrarile initiale, fara sa inregistrati din nou achizitiile si fara sa diminuati TVA deductibila sau cheltuielile aferente serviciilor din mai.
Nu este justificata efectuarea unor note contabile pozitive si negative care sa creeze rulaje artificiale pentru aceleasi servicii.
In D300 nu trebuie sa apara valori suplimentare pentru retransmiterile si stornarile exclusiv tehnice.

In D394 nu trebuie dublate si nici diminuate valorile achizitiilor efective, acestea fiind deja declarate corect in mai. Pentru aspectul strict formal al numarului facturilor primite in octombrie, inclusiv al stornarilor tehnice, recomand clarificarea cu ANAF daca evidenta informatica nu permite diferentierea acestora de documentele cu efect fiscal real.
Prin urmare, in opinia mea, solutia contabila este neinregistrarea documentelor tehnice din octombrie, cu conditia confirmarii ca acestea neutralizeaza exclusiv retransmiterile accidentale. Singurul aspect declarativ care nu poate fi inchis neconditionat pe baza normelor identificate este raportarea formala a numarului documentelor tehnice in D394, nu valoarea achizitiilor sau TVA aferenta acestora.

Raspuns oferit in luna octombrie 2026 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.