Fisa de magazie trebuie si listata fizic lunar sau doar la solicitare?

Intrebare: As dori sa stiu daca fisa de magazie pe care o tine gestionarul (pe caroteca, pana acum) se poate tine doar sub forma electronica, adica prin softul de gestiune. Trebuie si listata fizic zilnic/lunar sau doar la solicitare?

Raspuns: Daca programul informatic respecta cerinele legale prind evidenta stocurilor, nu mai este necesara inregistrarea stocurilor pe baza fiselor de magazie (cartoteca).

Redam mai jos prevederile  de la pct. 30 – 33 din OMFP 3512/2008 privind documentele financiar contabile:

“30. Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia dintre urmatoarele metode: operativ-contabila, cantitativ-valorica, global-valorica.  

Metoda operativ-contabila se poate aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor si ambalajelor.  

Metoda cantitativ-valorica se poate folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor, animalelor si ambalajelor.  

Metoda global-valorica se poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie in folosinta, precum si a altor categorii de bunuri.  

31. Metoda operativ-contabila consta in tinerea, in cadrul fiecarei gestiuni, a evidentei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fiselor de magazie. In contabilitate, aceasta metoda consta in tinerea evidentei valorice pe conturi de materiale, desfasurate valoric pe gestiuni, iar in cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.  

Controlul exactitatii inregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie in registrul stocurilor.  
 
In metoda operativ-contabila se pot folosi urmatoarele formulare comune pe economie:  
- Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);  
- Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22);  
- Registrul stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a).
 
Fisele de magazie servesc pentru evidenta cantitativa, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar in contabilitate, pentru controlul operatiunilor inregistrate de gestionar sau persoana desemnata, pentru preluarea in registrul stocurilor a cantitatilor aflate in stoc, precum si pentru calculul valorii bunurilor existente in stoc la sfarsitul lunii (perioadei), in scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.  
 
La gestiune, fisele de magazie se tin in ordinea in care sunt inscrise materialele in registrul stocurilor. In aceste fise cantitatile se inregistreaza zilnic de gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare (factura, aviz de insotire a marfii, nota de receptie si constatare de diferente etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum, fisa limita de consum, aviz de insotire a marfii, factura, bon de transfer etc.), pozitie cu pozitie. De asemenea, in fisele de magazie se inscriu plusurile de la inventar pe coloana "Intrari" si minusurile de la inventar pe coloana "Iesiri".
 
Erorile constatate in evidenta gestiunilor se corecteaza in prezenta persoanei care raspunde de inregistrarile efectuate in fisele de magazie, iar abaterile de la regulile de intocmire si utilizare a documentelor se aduc la cunostinta conducatorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate sa conduca contabilitatea, dupa caz, pentru stabilirea masurilor care se impun.  
 
Semnatura persoanei desemnate pentru evidenta stocurilor in fisele de magazie constituie dovada verificarii inregistrarilor efectuate si preluarii documentelor de intrare si de iesire a materialelor.  

In contabilitate, documentele privind miscarea stocurilor se grupeaza pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terti, consum intern etc.) si, in cadrul acestora, pe conturi de materiale si gestiuni, iar in cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.  
 
Intrarile sau iesirile de bunuri de natura stocurilor se inregistreaza in contabilitatea sintetica si analitica, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situatii intocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind miscarea stocurilor.
 
Verificarea inregistrarilor efectuate in conturile de stocuri si fisele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a). In acest scop, in Registrul stocurilor, la sfarsitul fiecarei luni (perioade), se inscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fisele de magazie, se calculeaza valoarea cantitatilor aflate in stoc pe baza preturilor de inregistrare si se totalizeaza valoarea acestora pe pagini ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi si magazii (depozite).  

In cazul in care se constata ca exista frecvente diferente intre soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor si cele din contabilitate, provenind din inregistrarea operatiunilor, evaluarea cantitatilor de stocuri din documentele de intrare si de iesire, prelucrarea acestora etc., diferentele respective pot fi localizate printr-o noua centralizare a intrarilor si iesirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obtinute se confrunta cu datele din Registrul stocurilor.  

32. Pentru produse finite si produse reziduale, metoda operativ-contabila se aplica in acelasi mod ca si pentru stocuri de materii prime si materiale consumabile. In acest caz, evidenta cantitativa pe feluri de produse se tine la magazie (depozit) cu ajutorul fiselor de magazie, iar evidenta valorica se tine in contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse, desfasurat in analitic pe gestiuni, in care inregistrarile se fac pe baza datelor obtinute prin centralizarea zilnica a documentelor de miscare a produselor respective.  

Verificarea inregistrarilor la sfarsitul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor in care se stabilesc soldurile pe feluri de produse si pe total cont, prin transcrierea cantitatilor in stoc din fisele de magazie si evaluarea acestora pe baza preturilor de inregistrare.  

33. Metoda cantitativ-valorica pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar in depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, marfuri, animale si ambalaje consta in tinerea evidentei cantitative pe feluri de stocuri in cadrul fiecarei gestiuni, iar in contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflecta stocurile de valori materiale se desfasoara in analitic pe gestiuni. Verificarea exactitatii inregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si din contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic dintre cantitatile operate in fisele de magazie si cele din fisele de cont analitic din contabilitate.  

In metoda cantitativ-valorica se pot folosi urmatoarele formulare:  
- Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);  
- Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a);  
- Balanta analitica a stocurilor (cod 14-6-30/c).  

Evidenta cantitativa a materialelor se tine la gestiune cu ajutorul fiselor de magazie, care se tin in ordinea fiselor de cont analitic din contabilitate. In fisele de magazie, inregistrarile se fac zilnic, de catre gestionar sau de catre persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor. Dupa inregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baza de borderou. In contabilitate, documentele se inregistreaza in fisele de cont analitic pentru valori materiale si se stabilesc stocurile si soldurile, dupa ce in prealabil s-a verificat modul de emitere si completare a documentelor privind miscarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorasi documente, se intocmesc situatiile centralizatoare privind intrarile si iesirile de materiale, pentru inregistrare in contabilitatea sintetica.  

Controlul inregistrarilor din conturile sintetice si cele analitice ale stocurilor se asigura cu ajutorul balantei de verificare analitice, intocmita separat pentru fiecare cont de stoc.  

In vederea intocmirii balantei de verificare este necesar sa se efectueze controlul asupra concordantei stocurilor scriptice din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale”.

In concluzie, stocurile trebuie consemnate in documente justificative (fise de magazine din evidenta computerizata) si identificate la inventariere si/sau la un eventual control. Periodic, fisele de magazine trebuie listate, iar semnatura gestionarului constituie dovada faptului ca stocurile sunt verificate.