Vom analiza mai jos cazul unei societati comerciale in cadrul careia conducerea efectueaza o serie de plati la comercianti cu cardul societatii, fara a prezenta ulterior facturi. Vom vedea cum pot fi tratate in contabilitate aceste plati si daca pot fi inregistrate pe debitori, urmand sa fie ulterior recuperate sumele prin depunere in casa, prin eliberarea de chitanta.
Solutia consultantului:
Puteti considera aceste sume acordarea de avansuri spre decontare sau debitori diversi, insa acestea trebuie justificate cu documente. Daca sumele sunt restituite de catre patron puteti elibera chitanta la incasare.
Potrivit art. 6 alin. (1), art. 1444 alin. (3) lit. a si art. 272 din Legea 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile ulterioare asociatii societatii, in calitate de persoane fizice fondatoare, le este interzis a se imprumuta, direct sau printr-o persoana interpusa, de la societatea pe care o administreaza ori o controleaza, daca suma imprumutata depaseste echivalentului in lei al sumei de 5.000 euro, in caz contrar fapta considerandu-se infractiune ce se pedepseste cu inchisoare de la 1 la 3 ani.
De asemenea, dupa cum prevede dreptul comun in materia societatilor, prin contractul de societate se poate stipula ca asociatii pot lua din casa societatii anumite sume de bani pentru cheltuielile lor particulare (art. 1.887 alin. 1 si art. 1.905 alin. 3 din Noul cod civil).
Din punct de vedere fiscal, trebuie tinut cont de faptul ca
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
Registrul de Evidenta Fiscala PFA
Cheltuieli deductibile si nedeductibile
De asemenea, acordarea unui imprumut fara dobanda poate fi considerata de catre organele fiscale de control drept o gratuitate nejustificata din partea societatii, ceea ce poate atrage evaluarea imprumutului tinandu-se cont de o dobanda determinata in conditii de piata, conform pct. 38 si pct. 39 din Normele metodologice date in aplicarea Titlului I din Codul fiscal, cu consecinta ajustarii veniturilor ori cheltuielilor potrivit art. 11 din Codul fiscal.
Pentru a evita complicatiile ce pot aparea la acordarea de imprumuturi de catre societatea comerciala asociatilor ei este recomandabil sa se mentioneze in actul constitutiv faptul ca societatea poate imprumta asociatul/administratorul pana la limita maxima a contravalorii in lei a sumei de 5.000 euro, cu plata de dobanda la nivelul dobanzii de referinta a BNR. Pentru sume mici, luate si returnate periodic se poate face apel la prevederile art. 1.905 alin. 3 din Noul cod civil si sa stipuleze in contractul de societate faptul ca asociatii pot lua, intr-o limita de suma, bani din casieria/contul societatii pentru cheltuielile lor particulare si care trebuie returnati intr-un anumit termen.
In toate cazurile, sumele de bani ridicate de asociat (imprumut, suma pentru cheltuieli particulare) trebuie sa fie consemnate in documente justificative (contract de imprumut, dispozitie de plata catre casierie etc.).
