Activitatea unei firme de curierat: cadru legislativ, cod CAEN si cerinte speciale

Prezentam in continuare cadrul legislativ pentru activitatea unei firme de curierat. Ordonanta privind serviciile postale prevede si cateva cerinte speciale. 

De obicei, firmele de curierat se infiinteaza sub forma societatilor cu raspundere limitata (SRL).

Activitatea unei firme de curierat: raspunsul specialistului

Cadrul legislativ pentru efectuarea operatiunilor de curierat este format:

• Ordonanta de Guvern nr. 31/2002 privind serviciile postale aprobata cu modificari si completari, prin Legea nr. 642/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, care stabileste sistemul de autorizare a furnizorilor de servicii postale, precum si drepturile si obligatiile acestora.
• Decizia presedintelui Autoritatii Nationale pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei nr. 2.858/2007 privind regimul de autorizare generala pentru furnizarea serviciilor postale, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 608 din 4 septembrie 2007.
• OUG 67/2022 privind unele masuri fiscale, precum si pentru modificarea si completarea art. 59 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, prin care sunt introduse o serie de obligatii suplimentare privind pe furnizorul de servicii postale de trimitere contra ramburs
• Legea 31/1990 cu modificarile si completarile ulterioare privind societatile comerciale

O.G. nr. 31/2002 defineste notiunea de servicii postale ca reprezentant servicii care sunt destinate publicului si care constau in colectarea, sortarea, transportul si livrarea catre destinatari a trimiterilor postale, efectuate cu caracter profesional si cu scopul de a obtine profit.

Mai mult, aceasta Ordonanta stabileste cerintele esentiale care conditioneaza furnizarea serviciilor postale, si anume:

• protectia secretului corespondentei;
• asigurarea securitatii retelei postale in privinta transportului bunurilor periculoase;
• protectia datelor cu caracter personal;
• asigurarea confidentialitatii informatiilor transmise ori stocate;
• protectia dreptului la viata privata;
• protectia mediului;

O.G. nr. 31/2002 precizeaza faptul ca persoana care doreste sa furnizeze servicii postale va trebui sa trimita autorizatilor competente o notificare, prin completarea unui formular-tip.

Autoritatea de reglementare este cea care stabileste conditiile si procedura de obtinere a dreptului de a furniza servicii postale, insa si situatiile care argumenteaza retragerea acestui drept, modificarea sau suspendarea sa.

Persoana care transmite notificarea mentionata de lege, respectand astfel dispozitiile legale si indicand serviciile postale pe care doreste sa le intreprinda, va fi autorizata sa furnizeze serviciile mentionate.

De regula, firmele de curierat se infiinteaza sub forma societatilor cu raspundere limitata (SRL).

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

SAF-T Ghid de raportare corecta

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile

Vezi AICI detalii

Societatea cu raspundere limitata constituie o forma de societate cu personalitate juridica, reglementata de legea nr. 31/1990 privind societatile, in cadrul careia asociatii raspund numai in limita capitalului social subscris.

Clasa CAEN 5320 include:

- primirea, prelucrarea, transportul si distribuirea (interna sau internationala) scrisorilor, pachetelor si coletelor (de tip postal) de catre firme ce desfasoara activitati in afara obligativitatii serviciului universal. Pot fi implicate unul sau mai multe mijloace de transport si activitatea poate fi efectuata fie cu mijloace de transport proprii ale firmelor respective, fie prin intermediul transportului public.

Aceasta clasa include de asemenea: -serviciile de livrare la domiciliu
Societatea dvs. presteaza clientilor sai un serviciu de logistica sau un serviciu electronic si nu unul de natura fianciar bancara.

Serviciul de tip contra-ramburs presupune colectarea, sortarea, transportul si livrarea expeditiilor cu ramburs in cont colector, intr-un termen minim de o zi si maxim x zile lucratoare de la momentul ridicarii si virarea rambursurilor in contul clientului expeditor, intr-un termen de y zile lucratoare de la momentul livrarii expeditiei de tur.
 
Pentru ca operatiunile se deruleaza prin contul societatii comisioanele bancare sunt cheltuieli ale societatii dvs.

Procesatorii de plati de asemenea va presteza un serviciu dvs. si nu clientilor, deci cheltuiala este a dvs.

Aceste tipuri de cheltuieli nu se refactureaza. Ele se recupereaza de la client fie prin tariful practicat, fie ca si cheltuieli accesorii. In calitate de cheltuieli accesorii vor avea accelasi regim TVA ca si serviciul facturat:

Sumele apartinand clientilor nu sunt cheltuieli/venituri pentru dvs.

Societatea care livreaza bunul va emite factura pentru livrarea bunurilor/prestarea serviciilor catre clienti (persoane fizice sau juridice), document insotitor al bunurilor livrate prin curier (intermediari).

Firma de curierat incaseaza banii pe baza documentului (propriu) pentru incasarile cu numerar "Chitanta ramburs cont colector" inscriind la rubrica explicatii " ramburs la factura nr. / din data de ../pentru clientul expeditor SC ......." sau persona fizica....

Ulterior, sumele colectate in numele vanzatorului de catre firma de curierat vor fi virate acestuia in contul bancar al societatii.

Trebuie sa aveti prevederi foarte clare in contractele pe care le incheiati cu clientii dumneavoastra din care sa rezulte:

• drepturile si obligatiile firmei de curierat;
• modul de preluare a coletelor si transportul acestora catre clienti;
• modul de stabilire a valorii serviciilor lunare, cu acceptarea prealabila a acestora, in functie de punctajele efectuate lunar sau decadal sau saptamanal;
• incasarea tip ramburs in contul clientului;
• documentele justificative de preluare, transport, predare si incasare contravaloare colete;
• stabilirea valorii serviciului prestat care poate fi tratat drept:

1. un serviciu unic, desi are loc un cumul de servicii (preluare transport predare, exclusiv incasare ramburs). Acest serviciu are o valoare standard, in functie de destinatie: in Bucuresti, in diverse judete, in zone greu accesibile;
2. un serviciu de sine statator: incasarea ramburs. Acest serviciu poate avea o valoare standard care nu depinde de suma incasata sau poate fi un serviciu cu o valoare variabila, in functie de suma incasata;

• termenul de emitere al facturii de prestari servicii (lunar, decadal, etc.)
• termenul de virare a sumelor incasate de la clienti, tip ramburs;
• modalitatea de incasare de la client (in numerar, prin card), in functie de dotarea firmei de curierat cu case de marcat mobile sau P.O.S. uri mobile;
• modalitatea de incasare a facturilor emise, fie prin incasare in cont bancar, fie prin compensarea dintre sumele incasate ramburs si valoarea facturilor emise.
   

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Bajan Camelia, expert contabil, expert judiciar, practician in insolventa. 

Sursa foto: Unsplash.com