Preluare firma cu solduri incorecte. Cum se efectueaza reglarile in contabilitate?

Analizam mai jos situatia unei societati care, la preluarea contabilitatii, are in balanta clienti vechi, incasati, insa neoperati in contabilitate. Vom vedea astfel ce se poate face cu soldul debitor de pe 411, cu mentiunea ca pe creditul contului 419 exista, de asemenea, sold. De asemenea, vom stabili cum poate fi anulat efectul acestor solduri, cu precizarea ca aceeasi situatie se prezinta si pe 401: au fost platiti furnizorii si nu au fost operati in contabiliatate, iar chitantele nu se gasesc. Vom stabili ce se poate face cu aceste solduri.

In anul 2012 firma nu a avut nici o miscare prin contabilitate, nu a inregistrat absolut nimic, nici macar cheltuielile cu sediu societatii si a depus declaratiile cu zero. Nu s-a recurs la suspendarea activitatii.

Contributiile la stat (contributii sociale, impozit pe profit, impozit pe venit, impozit pe salarii...) sunt achitate, insa conturile prezinta solduri in balanta. Ce se poate face pentru a regla toate sumele astfel incat sa ramana doar soldurile reale?

In mod normal, ar trebui procedat la reconstituirea documentelor pierdute/sustrase/furate, in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Astfel, la art. 26 din Legea 82/1991 a contabilitatii - republicata - cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede faptul ca in caz de pierdere/sustragere/distrugere, documentele financiar-contabile trebuie reconstituite, in general, intr-un termen de 30 de zile de la constatare.

"Art. 26 - In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementarilor emise in acest sens, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia."

In aplicarea acestui articol din legea contabilitatii sunt emise prevederile sectiunii (E) "Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse", din Normele Metodologice din 27 noiembrie 2008 de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile. In cadrul acestei sectiuni sunt prezentate modalitatile prin care societatile pot proceda la reconstituirea documentelor pierdute, precum si documentele ce trebuie intocmite in acest sens.

Tot in Legea contabilitatii, la art. 7, se prevede obligativitatea efectuarii inventarierii patrimoniului unitatii, cel putin o data de an, in vederea stabilirii existentei cantitativ-valorice sau numai valorice, a tuturor elementelor de activ si paviv a societatii.
"Art. 7 alin. (1) Persoanele prevazute la art. 1 au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute la inceputul activitatii, cel putin o data in cursul exercitiului financiar, precum si in cazul fuziunii, divizarii sau lichidarii si in alte situatii prevazute de lege."

In aplicarea acestei prevederi din legea contabilitatii, a fost emis OMFP 2861/2009 pentru aprobarea normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

Aceste norme stabilesc proceduri, reguli, modalitati de efectuare a inventarierii patrimoniului pe fiecare post bilantier in parte si de punere de acord a situatiei fizice cu cea scriptica.

In cadrul acestor norme, la punctul 28 alin. (1) este stipulata modalitatea de efectuare a inventarierii pentru creante si datorii, astfel:
"28. _ (1) Creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme si se sanctioneaza potrivit legii."
 
Pentru obligatiile in relatia cu bugetul de stat/bugetul asigurarilor sociale, evidenta se putea verifica, periodic, pe baza fisei de platitor emisa de administratia financiara de sector.
 
Fata de cele prezentate, din punctul meu de vedere exista, in linii mari, urmatoarele variante privind reglarea sumelor respective:
 
Pentru creante/datorii cu partenerii:

- sa incepeti efectuarea inventarierii patrimoniului, conform temeiurilor legale prezentate mai sus, si sa procedati la trimiterea de extrase de cont la parteneri, in vederea confirmarii/infirmarii soldurilor respective;
- in functie de raspunsul acestora, sa le solicitati sa va elibereze copii de pe documentele de incasare/plata;
- pentru contul 419 - daca partenerul confirma ca soldul este zero, sa-l rugati sa va remita o copie de pe documentul cu care a fost inschis: chitanta/ordin de plata sau o factura de stornare.

Evident, toate aceste proceduri sunt valabile daca se cunosc partenerii si daca aveti datele lor de identificare (fax, e-mail, numar telefon etc).

Apoi, in functie de raspunsul partenerilor si de copiile de pe chitante/alte documente de incasare/plata pe care le veti primi, veti proceda la stingerea lor in contabilitate, astfel:

- daca veti avea copii de pe documentele de incasare ale clientilor (chitante), atunci veti face un borderou cu ele, datat 31.12.2013, care va contine, in principal urmatoarele coloane: nr. curent, numarul chitantei, data chitantei, suma, explicatii (unde se vor mentiona denumirea partenerului si, eventual, factura la care se refera suma). Borderoul va fi semnat de catre administrator si stampilat.

Pe baza acestui borderou se vor efectua inregistrarile in registrul de casa, la rubrica "Incasari" si se vor stinge clientii din contabilitate, dupa formula:
5311 = 4111 / analitic client (daca evidenta clientilor este tinuta pe partener) sau
5311 = 4111 - cu toata suma din borderou, daca nu exista o evidenta analitica a clientilor.

- daca veti avea copii de pe documentele de plata ale furnizorilor (chitante), atunci veti intocmi un Decont de cheltuieli (cod 14-5-5), aprobat prin OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, datat cu 31.12.2013, in care veti trece copiile de pe chitantele respective, cu informatiile solicitate de formular. Acest formular poate fi adaptat in functie de nevoile firmei.

Pe baza acestui decont de cheltuieli se vor efectua inregistrarile in registrul de casa, la rubrica 'Plati", iar furnizorii se vor stinge in contabilitate astfel:
401 / analitic partener = 5311 - daca evidenta contabila este tinuta pe fiecare partener sau
401 = 5311 - cu toata suma din decont, daca nu exista o evidenta analitica a furnizorilor.

Pentru datorii la bugetul de stat:

- sa solicitati la administratia financiara o fisa pe platitor;
- obligatiile achitate de firma dupa introducerea celor doua conturi unice vor aparea incasate in fisa, la finalul acesteia, in contul unic de buget de stat si in contul de disponibul de asigurari;
- in fisa fiecarei obligatii este evidentiata si distributia facuta de administratie din suma incasata;
- daca platile sunt efectuate inainte de introducerea conturilor unice, atunci in fisa va aparea fiecare plata efectuata alocata obligatiei respective;
- in baza informatiilor din fisa pe platitor (atat ca date de plata, cat si ca sume achitate), veti intocmi tot un Decont de cheltuieli (cod 14-5-5) in care veti prelua informatii din fisa: data platii obligatiei, suma, denumirea obligatiei. Decontul va fi semnat de catre administratorul firmei si stampilat.

Totalul decontului se va trece in registrul de casa la rubrica "plati", iar in contabilitate se va opera stingerea fiecarei obligatii in parte:
4xx = 5311 - cu suma aferenta.

Pentru contul 419:

- pentru acest cont ati putea sa obtineti copii si de pe documentele care au generat inregistrarea acestuia in contabilitate;
- de asemenea, in cazul in care partenerii confirma ca acest cont are sold zero, va pot trimite copii de pe documentele cu care s-a inchis;
- pe baza lor se opereaza stingerea in contabilitate, in functie de modalitatea de stingere:

* prin restituirea banilor catre partener - daca stingerea s-a facut printr-o plata, iar pe baza documentului respectiv se va efectua inregistrarea in registrul de casa, pe "Plati", si in contabilitate"
419 = 5311
* printr-o factura de stornare, daca stingerea s-a facut prin emiterea unei facturi in rosu, caz in care inregistrarea in contabilitate va fi:
4111 = 419 - cu suma in minus.
De aici pot rezulta si alte solduri la clienti, care trebuie analizate.
 
Toate cele prezentate mai sus sunt cazuri ideale, cand societatea obtine copii de pe documentele de incasari/plati "conforme cu originalul", iar inchiderea soldurilor se face in raport cu prevederile legale.

Dar cum reglam daca nu mai putem obtine copii de pe documente?

In ceea ce priveste datoriile cu bugetul de stat/bugetul asigurarilor sociale, ramane valabila obtinerea unei fise pe platitor de la administratie, confruntarea soldurilor din balanta contabila cu cele din fisa, intocmirea decontului de cheltuieli (asa cum am prezentat mai sus), stingerea lor in registrul de casa si in contabilitate.

In cazul in care, dupa efectuarea acestor reglari, soldurile din balanta contabila sunt in continuare diferite de soldurile din fisa pe platitor, pe fiecare obligatie in parte, dar cu conditia ca toate declaratiile sa fie corect si complet depuse, atunci veti regla diferentele care mai raman astfel:
4xx = 7588 - pentru diferentele in plus fata de fisa;
6588 = 4xx - cu diferentele in minus fata de fisa.
 
In ceea ce priveste creantele/datorile fata de parteneri:
La data de 31.12.2013 trebuie sa aveti, totusi, o imagine asupra soldurilor contabile corecte, reale fata de parteneri.

Daca nu se pot obtine copii de pe documente, atunci veti proceda la inchiderea soldurilor in contabilitate, pana la nivelul soldurilor corecte.

Inregistrarile contabile vor fi:

- pentru clienti:

6588 = 4111 - cu plus/minus diferenta intre soldul contabil existent acum si soldul corect.

- pentru furnizori:

401 = 7588 - cu plus/minus diferenta intre soldul contabil existent acum si soldul corect.
 
In ceea ce priveste contul 419:
Trebuie avut in vedere faptul ca acest cont reflecta o datorie a societatii fata de un partener.

Aceasta datorie rezida fie intr-o incasare in contul societatii si nefacturata de aceasta, pentru care societatea are obligatia prestarii unui serviciu/livrarii de bunuri, fie intr-o factura de avans emisa de societate, incasata sau nu, dar pentru care trebuia, de asemenea, sa presteze un serviciu/sa livreze un bun.

Daca in contul acestei sume societatea nu va presta/nu va livra, dar nici nu va returna banii, atunci veti opera stingerea sa in contabilitate:
419 = 7588 - cu suma respectiva.
 
Cheltuielile inregistrate in contul 6588 sunt nedeductibile la calculul impozitului pe profit, iar veniturile inregistrate in contul 7588 sunt impozabile atat din punctul de vedere al impozitului pe profit, cat si al impozitului pe veniturile microintreprinderii (in functie de vectorul societatii).
 
Mentionez ca pentru inchiderea datoriilor/creantelor pe venit/cheltuiala trebuie intocmita o decizie a administratorului societatii, prin care acesta decide inchiderea soldurilor/diferentelor de sold respective (se vor mentiona defalcat pe clienti/furnizori/419 si buget de stat/buget de asigurari sociale), cauza fiind pierderea documentelor de decontare, imposibilitatea gasirii persoanelor care se fac vinovate de pierderea acestor documente si imposibilitatea gasirii partenerilor respectivi si, daca este cazul, pe motivul implinirii termenului de prescriere.

Aceasta decizie va fi semnata si stampilata si datata, de exemplu, cu 31.12.2013, data la care se vor opera in contabilitate inregistrarile de scoatere din evidenta.
 
Baza legala:

- functiunea conturilor 411, 401, 419, 44xx, 43x, 47x din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009;
- OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;
- punctele 39 si 42 din Norma privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii , aprobata prin OMFP 2861/2009;
- art. 19 alin. (1), art. 21 alin. (1) si art. 112^7 din Codul fiscal, precum si punctul 14 din norme.