Factura in format electronic si aprobare. Ce retinem cu privire la inregistrarea in evidenta?

Inregistrarea in evidenta a facturilor emise in format electronic si gestiunea corecta a acestora sunt proceduri pe care incercam sa le ilustram, cel putin partial, prin cazul in care o societate emite facturi catre parteneri in format electronic (pdf pe e-mail), urmand sa constatam daca societatea e obligata sa notifice Ministerul de Finante si daca trebuie sa obtina o aprobare in acest sens.

De asemenea, vom stabili daca societatea poate accepta de la furnizori facturile in format pdf pentru inregistrarea acestora in evidenta contabila.

Baza legala pentru eliberarea si primirea facturii in format electronic este art. 155 din Codul fiscal. Aceste prevederi sunt in functie de fiecare emitent de factura electronica, fiecare  dintre aceste prevederi normative pot avea relevanta sau pot fi neutilizabile. Din ianuarie 2013, factura poate fi emisa si trimisa in format electronic, iar formatul electronic pe care il utilizeaza emitentul este la latitudinea acestuia, conform H.G. nr. 1.071/2012 privind modificarea normelor de aplicare a Codului fiscal.

Elementele obligatorii minimale sunt enumerate de art. 155 alin. (19) din Codul fiscal si cuprind inclusiv precizarea ca emitentul aplica TVA la incasarea facturii, pentru persoanele ce se incadreaza la acest sistem. Decizia emiterii facturii in format hartie sau in format electronic este dreptul emitentului. insa decizia modului de primire a unei facturi este dreptul destinatarului, si nu al emitentului, care trebuie sa isi exprime acceptul privind primirea facturii electronice. Acceptul poate fi expres, printr-un acord formal sau informal ori tacit, cum ar fi faptul ca a inregistrat in evidenta contabila factura electronica sau a platit factura electronica. Pentru facturile electronice, vor fi respectate procedurile de semnare si datare electronica.

Conform Legii nr. 148/2012, prin emiterea electronica a facturii se intelege operatia de intocmire, semnare electronica, marcare temporala a facturii in scopul arhivarii electronice, chiar daca transmiterea acestei facturi poate fi facuta electronic sau pe suport hartie. Orice persoana juridica sau fizica ce desfasoara activitati economice, inregistrata in scopuri de TVA, are dreptul sa opteze pentru emiterea facturii fie in format hartie fie ca document electronic. Daca ulterior decide schimbarea modului de facturare, are obligatia sa notifice autoritatile fiscale.

Factura electronica trebuie sa contina marca temporala si semnatura electronica. Marca temporala este o colectie de date atasata facturii emise de un sistem informatic sigur, ce atesta emiterea documentului chiar la data mentionata. In opinia noastra, acesta este elementul-cheie al emiterii facturii in format electronic. Actul normativ ce reglementeaza marca temporala este Legea nr. 451/2004 privind marca temporala. Pentru certificatul digital, legea menționeaza ca se va tine cont de notificarea autoritatii fiscale pentru acest tip de operatiuni. Pentru emiterea facturii electronice trebuie indeplinite urmatoarele conditii:

- dotare tehnica si resurse umane ce asigura fiabilitatea si securitatea sistemelor de prelucrare a datelor
- personal cu suficienta experienta in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si in procedurile de securitate conexe
- gestionare si arhivare documente electronice in aceeasi perioada de timp, ce se aplica documentelor in format hartie
- utilizare sisteme de stocare aprobate, accesul documentului putand fi facut numai de beneficiar, de emitent sau de autoritatile legale.

Utilizarea sistemului de facturare electronic presupune notificarea autoritatilor fiscale.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro