Emitere facturi si obtinere semnatura electronica. Ce implicatii fiscale apar?

In analiza de mai jos, facem referire la un client care doreste sa obtina in nume propriu o semnatura electronica avansata si sa transmita firmei autofacturile electronice pe e-mail (facturile emise in numele firmei de catre client conform acordului de facturare si procedurii de acceptare a facturilor pentru reduceri comerciale acordate de furnizor). Vom vedea ce implicatii fiscale apar pentru partea care primeste auto facturile electronice si cum se poate asigura autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor de catre furnizor. Atunci cand clientul doreste sa semneze un acord de emitere si comunicare a facturilor in format electronic, stabilim si ce implicatii apar pentru furnizorul care primeste facturile.

Emiterea facturii de catre beneficiar, in numele si in contul furnizorului/prestatorului conform art. 319 alin. 18 din Codul fiscal nu reprezinta autofacturare (cum este, spre exemplu, autofacturarea pentru depasirea plafoanelor de protocol si sponsorizare  din Codul fiscal).

"(18) Pot fi emise facturi de catre beneficiar in numele si in contul furnizorului/prestatorului in conditiile stabilite prin normele metodologice"

Normele prevad – la pct 96:

"96. (1) Potrivit prevederilor art. 319 alin. (18) din Codul fiscal, factura se poate intocmi de catre cumparatorul unui bun sau serviciu in urmatoarele conditii:

a) partile sa incheie un acord prealabil prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare. Acord prealabil inseamna un acord incheiat inainte de inceperea emiterii de facturi de catre client in numele si in contul furnizorului/prestatorului;

b) sa existe o procedura de acceptare a fiecarei facturi. Procedura de acceptare poate fi explicita sau implicita si poate fi convenita si descrisa prin acordul prealabil ori poate fi reprezentata de primirea si prelucrarea facturii;

c) factura sa fie emisa in numele si in contul furnizorului/prestatorului de catre cumparator si trimisa furnizorului/prestatorului;

d) factura sa cuprinda elementele prevazute la art. 319 alin. (20) sau (21) din Codul fiscal;
e) factura sa fie inregistrata in jurnalul de vanzari de catre furnizor/prestator, daca este inregistrat in Romania conform art. 316 din Codul fiscal.

(2) Aplicarea prevederilor alin. (1) de catre cumparatorul unui bun sau unui serviciu nu restrictioneaza dreptul furnizorului de a emite alte facturi catre respectivul cumparator in perioada acoperita de acord.
(3) Termenii si conditiile acordului prealabil si ale procedurilor de acceptare prevazute la alin. (1) pentru fiecare factura se stabilesc de catre furnizor/prestator si client. La cererea organului de control, partile trebuie sa fie in masura sa demonstreze existenta acordului prealabil."

 
Referitor la autenticitatea si integritatea facturii , a furnizorului, prevederile art 319 alin. 25 si 26 mai jos redate, stabilesc ca acestea se pot asigura prin controale de gestiune prin care se demonstraeza livrarea/prestarea bunurilor.  Autenticitatea identitatii emitentului facturii  consideram ca este asigurata prin semnatura electronica avansata, totodata continutul si autenticitatea se pot demonstra prin punctaje periodice intre cei doi parteneri, confirmari de solduri, etc.
 
"25) Autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea unei facturi, indiferent ca este pe suport hartie sau in format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare a facturii. Fiecare persoana impozabila stabileste modul de garantare a autenticitatii originii, a integritatii continutului si a lizibilitatii facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pista fiabila de audit intre o factura si o livrare de bunuri sau prestare de servicii. "Autenticitatea originii" inseamna asigurarea identitatii furnizorului sau a emitentului facturii. "Integritatea continutului" inseamna ca nu a fost modificat continutul impus in conformitate cu prezentul articol."

26) In afara de controalele de gestiune mentionate la alin. (25), alte exemple de tehnologii care asigura autenticitatea originii si integritatii continutului facturii electronice sunt:

a) o semnatura electronica avansata in sensul art. 2 alin. (2) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru european pentru semnaturile electronice, bazata pe un certificat calificat si creata de un dispozitiv securizat de creare a semnaturii in sensul art. 2 alin. (6) si (10) din Directiva 1999/93/CE;

b) un schimb electronic de date (electronic data interchange - EDI), astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandarea Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, in cazul in care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garanteaza autenticitatea originii si integritatea datelor"

Normele prevad:

(4) Asigurarea autenticitatii originii facturii, prevazuta la art. 319 alin. (25) din Codul fiscal, este obligatia atat a furnizorului/prestatorului, cat si a beneficiarului, persoane impozabile. Fiecare in mod independent trebuie sa asigure autenticitatea originii. Furnizorul/Prestatorul trebuie sa poata garanta ca factura a fost emisa de el sau a fost emisa in numele si in contul sau, de exemplu, prin inregistrarea facturii in evidentele sale contabile. Beneficiarul trebuie sa poata garanta ca factura este primita de la furnizor/prestator sau de la o alta persoana care a emis factura in numele si in contul  furnizorului/prestatorului, in acest sens putand opta intre verificarea corectitudinii informatiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului mentionat pe factura si asigurarea identitatii acestuia sau a persoanei care a emis factura in numele si in contul furnizorului/prestatorului.

Verificarea corectitudinii informatiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului mentionat pe factura presupune asigurarea din partea beneficiarului ca furnizorul/prestatorul mentionat pe factura este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se refera factura. In scopul indeplinirii acestei obligatii, beneficiarul poate aplica orice control de gestiune care sa permita stabilirea unei piste fiabile de audit intre factura si livrare/prestare. Asigurarea identitatii presupune garantarea de catre beneficiar a identitatii furnizorului/prestatorului sau a persoanei care a emis factura in numele si in contul acestuia, de exemplu, prin intermediul unei semnaturi electronice avansate ori prin schimb electronic de date, si asigurarea ca furnizorul/prestatorul mentionat pe factura este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se refera factura.

(5) Integritatea continutului unei facturi prevazuta la art. 319 alin. (25) din Codul fiscal
trebuie asigurata atat de furnizor/prestator, cat si de beneficiar, daca acesta este persoana impozabila. Fiecare in mod independent poate sa aleaga metoda prin care sa isi indeplineasca aceasta obligatie sau ambii pot conveni sa asigure integritatea continutului, de exemplu, prin intermediul unei tehnologii precum EDI sau prin semnatura electronica avansata. Persoana impozabila poate sa aleaga sa aplice, de exemplu, controale de gestiune care sa creeze o pista fiabila de audit intre factura si livrare/prestare sau tehnologii specifice pentru asigurarea integritatii continutului facturii. Integritatea continutului unei facturi nu are legatura cu formatul facturii electronice, factura putand fi convertita de catre beneficiar in alt format decat cel in care a fost emisa, in vederea adaptarii la propriul sistem informatic sau la schimbarile tehnologice ce pot interveni de-a lungul timpului. In situatia in care beneficiarul opteaza pentru asigurarea integritatii continutului prin folosirea unei semnaturi electronice avansate, la convertirea unei facturi dintr-un format in altul, trebuie sa se asigure trasabilitatea modificarii. In sensul prezentelor norme, prin forma se intelege tipul facturii, care poate fi pe suport hartie sau electronic, iar formatul reprezinta modul de prezentare a facturii electronice.

(6) Lizibilitatea unei facturi, prevazuta la art. 319 alin. (25) din Codul fiscal, inseamna ca factura trebuie sa fie intr-un format care permite citirea de catre om. Lizibilitatea trebuie asigurata din momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare, atat de furnizor/prestator, cat si de beneficiar. Factura trebuie prezentata astfel incat continutul sa fie usor de citit, pe hartie sau pe ecran, fara a necesita o atentie ori o interpretare excesiva. Pentru facturile electronice, aceasta conditie se considera indeplinita daca factura poate fi prezentata la cerere intr-o perioada rezonabila de timp, inclusiv dupa un proces de conversie, intr-un format care permite citirea de catre om pe ecran sau prin tiparire. Persoana impozabila trebuie sa asigure posibilitatea verificarii corespondentei dintre informatiile din fisierul electronic original si documentul lizibil prezentat. Lizibilitatea unei facturi electronice din momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare poate fi asigurata prin orice mijloace, insa utilizarea semnaturii electronice avansate sau EDI nu este suficienta in acest scop.

(7) In sensul art. 319 alin. (25) din Codul fiscal, controlul de gestiune inseamna procesul prin care persoana impozabila garanteaza in mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea continutului facturii si lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare. Controlul de gestiune trebuie sa corespunda volumului/tipului de activitate a persoanei impozabile, sa ia in considerare numarul si valoarea tranzactiilor, precum si numarul si tipul de furnizori/clienti si, dupa caz, orice alti factori relevanti. Un exemplu de control de gestiune este reprezentat de corelarea documentelor justificative.

(8) Pista fiabila de audit, in sensul art. 319 alin. (25) din Codul fiscal, trebuie sa ofere o legatura verificabila intre factura si livrarea de bunuri sau prestarea de servicii. Persoana impozabila poate alege metoda prin care demonstreaza legatura dintre o factura si o livrare/prestare.

(9) Cele doua tehnologii prevazute la art. 319 alin. (26) din Codul fiscal sunt doar exemple de tehnologii pentru asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii electronice si nu constituie cerinte obligatorii, cu exceptia situatiei prevazute la art. 319 alin. (27) din Codul fiscal."
 
 
Prin urmare, daca factura este emisa de beneficiar in baza acordului prealabil, trebuie sa se respecte conditiile stabilite in acordul semnat de ambele parti. Factura emisa astfel se va inregistra de furnzior  in propriul jurnal de vanzari, sa colecteze TVA aferenta si sa indeplineasca celelalte obligatii prevazute de lege.
 
Factura emisa de beneficiar in numele furnizorului se declara in declaratia D394 ca si orice factura emisa de furnizorul respectiv.

 

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Irina Coma - Consultant fiscal, expert contabil si auditor