email
E-Factura. E-Transport: Sanctiuni. Amenzi. Solutii practice

Va oferim CADOU un Raport Special Gratuit 

"E-Factura. E-Transport: Sanctiuni. Amenzi. Solutii practice"

Adauga adresa ta de e-mail pentru a primi Raportul Gratuit, oferit de Contabilul.ro.
Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X

Cum pastrezi in siguranta documentele contabile

Cum pastrezi in siguranta documentele contabile
hartiedocumentearhivare

Documentele contabile trebuie indosariate si pastrate in siguranta, scopul fiind acela de a putea verifica si justifica activitatea pe care o probeaza, pentru anumite perioade de timp, asa cum cer prevederile legale. Acest interval de timp poate varia de la un an la mai multi, in functie de natura documentelor respective. Sunt numeroase reguli si strategii care ajuta la buna pastrarea a documentelor, dar si pentru identificarea rapida si usoara a celor necesare, la un moment dat, in cursul activitatilor contabile de rutina. O trecere in revista a acestor solutii poate fi utila si poate furniza strategii si idei de stocare in siguranta a documentelor, indiferent de natura lor. 

Arhive virtuale vs. arhive fizice

Arhivarea virtuala a documentelor este o solutie eficienta si practica cu o serie certa de avantaje, printre care posibilitatea de a identifica rapid actul necesar, dar si cu posibile riscuri, cel mai grav fiind imposibilitatea accesarii unui document ca urmare a unor erori tehnice. Un document virtual pierdut nu mai poate fi recuperat, astfel ca cea mai sigura forma de arhivare ramane cea pe suport fizic. 

Printarea si indosarierea documentelor de maxima importanta, a celor de care este nevoie frecvent in format fizic sau care nu pot fi validate decat daca exista in mod real, cum este cazul certificatelor, a documentelor cu timbru sec si a altora asemenea, este si va fi necesara. Pentru toate acestea se impune utilizarea de hartie copiator a4 de calitate care este indispensabila in activitatea oricarui birou si esentiala pentru un serviciu de contabilitate. 

Arhivarea inteligenta

Pas obligatoriu, arhivarea este o etapa care nu poate fi omisa din procedura de management al documentelor care reflecta activitatea unei companii, afaceri sau activitati comerciale, indiferent de natura ei. Absenta unor reguli precise si sigure de arhivare a actelor poate avea consecinte grave. 

Digitalizarea documentelor reprezinta doar o parte din activitatea de arhivare, dar inregistrarea, indosarierea, listarea in opisuri a documentelor are, si foarte probabil, va avea in continuare un rol important. 

Arhivarea corecta previne pierderea documentelor, ofera posibilitatea accesului rapid la cele necesare, iar pentru aceasta sunt reguli stricte de gestionare si stocare care sa ia in calcul importanta, protectia impotriva tertilor neautorizati si siguranta actelor. Mai mult, in cazul arhivarii electronice, este obligatoriu necesara garantarea protectiei impotriva atacurilor cibernetice.

Depozitarea corecta

Pastrarea in siguranta a documentelor inseamna transferul lor pe hartie, dar si depozitarea corecta in conditii de siguranta. Filele de protectie, mapele, dosarele si bibliorafturile sunt utile acestui scop atat pentru arhivare, cat si pentru depozitare pe termen mai lung a unor acte si documente in format fizic. 

Pentru o depozitare sigura, cutiile special destinate acestui scop sunt cea mai buna alegere.  Marele avantaj al cutiilor de depozitare este faptul ca se pot plia si vor ocupa un spatiu extrem de mic atunci cand nu sunt necesare. Cele din carton ondulat sunt foarte rezistente, iar cele colorate sunt un ajutor in arhivarea organizata. 

Trucuri utile

Pastrarea documentelor presupune respectarea unor reguli. Cateva trucuri ar putea sa fie de folos. 

  • Organizeaza pe baza unor criterii logice pe care sa le cunoasca si sa le foloseasca toti cei care lucreaza in serviciul contabilitate. 
  • Utilizeaza dosare colorate diferit si eticheteaza la vedere. 
  • Adauga un opis pentru fiecare dosar ca sa tii evidenta documentelor pe care le contine. 
  • Intocmeste un opis virtual al documentelor depozitate in format fizic pentru a le identifica mai usor si a mentine ordinea si evidenta lor. 
  • Realizeaza copii pentru cele mai importante documente si depoziteaza-le intr-un alt loc.
  • Transfera in varianta virtuala documentele necesare frecvent. 

Pastrarea in siguranta si in ordine a documentelor este esentiala atunci cand este vorba despre o firma sau o intreprindere. Organizarea si protejarea lor reprezinta o modalitate simpla prin care scapi de complicatii, dat fiind faptul ca recuperarea unor acte ratacite sau deteriorate este complicata si poate pune in dificultate activitatea firmei. 

Sursa foto: Shutterstock.com


de Redactia Contabilul

NOUTATI din Legislatia Contabila

[LIVE] Participati la Conferinta Nationala de Contabilitate din 2 Iulie


Va invitam la Video Conferinta
Nationala de Fiscalitate si Contabilitate


Atentie! Video Conferinta din 2 iulie 2024 de la Bucuresti
va fi transmisa LIVE pe Internet! 

...Vezi AICI detaliile complete <<

Citeste mai multe articole pe aceeasi tema:
hartiedocumentearhivare


Data aparitiei: 17 Martie 2023

Votati articolul "Cum pastrezi in siguranta documentele contabile":
Rating:

Nota: 5 din 5 din 2 voturi

Urmareste-ne pe Google News

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri



ARTICOLE SIMILARE



Subiectele saptamanii

  • 6 carti pentru o cariera de succes in contabilitate

    • Domeniul contabilitatii este unul care necesita o adaptare constanta la modificarile din Codul Fiscal. Succesul in aceasta cariera complexa depinde in mare masura de actualizarea permanenta a cunostintelor si de intelegerea profunda a legislatiei fiscale. De aceea, am selectat sase lucrari de specialitate care se remarca prin actualitatea si complexitatea lor, fiind indispensabile pentru orice profesionist in contabilitate care doreste sa exceleze. Prin combinarea t...» citeste mai departe aici

  • Salariul minim brut din agricultura si industria alimentara de la 1 iulie 2024

    • Conform art. 1 din HG 598/2024, incepand cu data de 1 iulie 2024, salariul de baza minim brut pe tara garantat in plata, prevazut la art. 164 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, se stabileste in bani, fara a include indemnizatii, sporuri si alte adaosuri, la suma de 3.700 lei lunar, pentru un program normal de lucru in medie de 168,000 ore pe luna, reprezentand 22,024 lei/ora. Astfel, textul citat ...» citeste mai departe aici

  • Proiect ANAF: Procedura si formularele utilizate pentru modificarea din oficiu a datelor din Registrul contribuabililor/platitorilor

    • Potrivit prevederilor art.88 din Legea nr.207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare, contribuabilii au obligatia de a aduce la cunostinta organului fiscal central modificarile intervenite in datele declarate initial, in termen de 15 zile de la data producerii acestora, prin completarea si depunerea declaratiei de mentiuni.   In practica,  organele fiscale au constatat situatii in care d...» citeste mai departe aici

  • D406 (SAF-T): termenele de raportare pentru contribuabili mijlocii

    • Incepand cu 01.01.2024, o societate comerciala a trecut la categoria contribuabililor mijlocii. In cele ce urmeaza, veti afla termenele de transmitere a fisierului standard de control fiscal (SAF-T). Referintele legislative relevante sunt disponibile in Ordinul nr. 1783/2021, care detaliaza procedurile si termenele de raportare pentru fisierul SAF-T, informeaza specialistii PortalCo...» citeste mai departe aici

Atentie, Contabili!

Contabilitatea se schimba!
Cititi «Raportul Special Gratuit» oferit de specialistii nostri

DESCARCATI GRATUIT
Raportul Special
"E-Factura. E-Transport: Sanctiuni. Amenzi. Solutii practice"


Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016
X