Documentele contabile trebuie indosariate si pastrate in siguranta, scopul fiind acela de a putea verifica si justifica activitatea pe care o probeaza, pentru anumite perioade de timp, asa cum cer prevederile legale. Acest interval de timp poate varia de la un an la mai multi, in functie de natura documentelor respective. Sunt numeroase reguli si strategii care ajuta la buna pastrarea a documentelor, dar si pentru identificarea rapida si usoara a celor necesare, la un moment dat, in cursul activitatilor contabile de rutina. O trecere in revista a acestor solutii poate fi utila si poate furniza strategii si idei de stocare in siguranta a documentelor, indiferent de natura lor.
Arhive virtuale vs. arhive fizice
Arhivarea virtuala a documentelor este o solutie eficienta si practica cu o serie certa de avantaje, printre care posibilitatea de a identifica rapid actul necesar, dar si cu posibile riscuri, cel mai grav fiind imposibilitatea accesarii unui document ca urmare a unor erori tehnice. Un document virtual pierdut nu mai poate fi recuperat, astfel ca cea mai sigura forma de arhivare ramane cea pe suport fizic.
Printarea si indosarierea documentelor de maxima importanta, a celor de care este nevoie frecvent in format fizic sau care nu pot fi validate decat daca exista in mod real, cum este cazul certificatelor, a documentelor cu timbru sec si a altora asemenea, este si va fi necesara. Pentru toate acestea se impune utilizarea de hartie copiator a4 de calitate care este indispensabila in activitatea oricarui birou si esentiala pentru un serviciu de contabilitate.
Arhivarea inteligenta
Pas obligatoriu, arhivarea este o etapa care nu poate fi omisa din procedura de management al documentelor care reflecta activitatea unei companii, afaceri sau activitati comerciale, indiferent de natura ei. Absenta unor reguli precise si sigure de arhivare a actelor poate avea consecinte grave.
Digitalizarea documentelor reprezinta doar o parte din activitatea de arhivare, dar inregistrarea, indosarierea, listarea in opisuri a documentelor are, si foarte probabil, va avea in continuare un rol important.
Arhivarea corecta previne pierderea documentelor, ofera posibilitatea accesului rapid la cele necesare, iar pentru aceasta sunt reguli stricte de gestionare si stocare care sa ia in calcul importanta, protectia impotriva tertilor neautorizati si siguranta actelor. Mai mult, in cazul arhivarii electronice, este obligatoriu necesara garantarea protectiei impotriva atacurilor cibernetice.
Depozitarea corecta
Pastrarea in siguranta a documentelor inseamna transferul lor pe hartie, dar si depozitarea corecta in conditii de siguranta. Filele de protectie, mapele, dosarele si bibliorafturile sunt utile acestui scop atat pentru arhivare, cat si pentru depozitare pe termen mai lung a unor acte si documente in format fizic.
Pentru o depozitare sigura, cutiile special destinate acestui scop sunt cea mai buna alegere. Marele avantaj al cutiilor de depozitare este faptul ca se pot plia si vor ocupa un spatiu extrem de mic atunci cand nu sunt necesare. Cele din carton ondulat sunt foarte rezistente, iar cele colorate sunt un ajutor in arhivarea organizata.
Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS
Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale
Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2024
Trucuri utile
Pastrarea documentelor presupune respectarea unor reguli. Cateva trucuri ar putea sa fie de folos.
- Organizeaza pe baza unor criterii logice pe care sa le cunoasca si sa le foloseasca toti cei care lucreaza in serviciul contabilitate.
- Utilizeaza dosare colorate diferit si eticheteaza la vedere.
- Adauga un opis pentru fiecare dosar ca sa tii evidenta documentelor pe care le contine.
- Intocmeste un opis virtual al documentelor depozitate in format fizic pentru a le identifica mai usor si a mentine ordinea si evidenta lor.
- Realizeaza copii pentru cele mai importante documente si depoziteaza-le intr-un alt loc.
- Transfera in varianta virtuala documentele necesare frecvent.
Pastrarea in siguranta si in ordine a documentelor este esentiala atunci cand este vorba despre o firma sau o intreprindere. Organizarea si protejarea lor reprezinta o modalitate simpla prin care scapi de complicatii, dat fiind faptul ca recuperarea unor acte ratacite sau deteriorate este complicata si poate pune in dificultate activitatea firmei.
Sursa foto: Shutterstock.com
