Arhivarea documentelor financiar-contabile. Aspecte de care sa tinem cont in 2016

In cele ce urmeaza, stabilim daca arhivarea documentelor contabile se poate efectua impreuna cu alte documente din firm si daca este obligatoriu ca arhivarea documentelor contabile sa fie efectuata la sediul social al firmei. Totodata, vom vedea daca este obligatoriu ca arhivarea documentelor contabile sa fie efectuata intr-un spatiu dedicat doar pentru arhivarea documentelor contabile, precum si cine are acces la arhiva departamentului de contabilitate.

In conformitate cu pct. 36 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

De asemenea, conform pct. 37 documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, si de catre operatorii economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.

Prin urmare, nu este obligatoriu ca arhivarea documentelor contabile sa fie efectuata la sediul social al firmei, acestea putand fi depozitate si la sedii secundare (puncte de lucru) ori la terti prestatori de servicii arhivistice.

Referitor la modul de arhivare, pct. 42 din aceleasi norme prevede ca documentele in format hartie se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite, cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera. Gruparea sistematica inseamna ca documentele financiar-contabile nu se arhiveaza impreuna cu alte documente din firma, in masura in care acestea din urma nu constituie ele insele documente justificative care au stat la baza intocmiri documentelor financiar-contabile.

Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii si dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Potrivit art. 31 din Legea Arhivelor Nationale 16/1996, republicata creatorii si detinatorii de documente, persoane juridice, au obligatia de a infiinta compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de valoarea si cantitatea acestora.

Conform art. 9 din lege evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, in care sunt consemnate dosarele si documente intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului. Scoaterea documentelor din arhiva se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor si detinatorilor de arhiva (cu aprobarea administratorului, in cazul societatilor). De asemenea, eliminarea din arhiva unitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii, ocazie cu care se intocmeste un proces-verbal in care se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Prin proceduri proprii aprobate de administrator se stabilesc categoriile de persoane care au acces la arhiva departamentului de contabilitate si conditiile de acces.

Raspuns oferit pentru

SAF-T Ghid de raportare corecta

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii