Noutati contabile valabile de la 1 ianuarie 2013: factura electronica si factura simplificata

expert contabil Anca Ivanov

In Monitorul Oficial nr. 509 din 24 iulie 2012 a fost publicata Legea nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice. In 23 august 2012 a fost emisa Ordonanta nr. 21 pentru suspendarea Legii nr. 148 pana la 1 ianuarie 2013, datorita faptului ca s-a considerat ca este necesara o perioada de adaptare la noile cerinte legale, astfel incat operatorii economici care desfasoara activitati de emitere, transmitere si arhivare electronica sa aiba o perioada suficienta de timp pentru adaptarea infrastructurilor tehnice existente la noul cadru juridic.

Legea nr. 148/2012 stabileste regimul juridic al documentelor in forma electronica ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri ori servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica.

Actul normativ se aplica persoanelor impozabile stabilite si care desfasoara activitati economice pe teritoriul Romaniei. Facturile, chitantele si bonurile fiscale in forma electronica dobandesc calitatea de documente justificative daca sunt emise si pastrate conform prezentei legi.

Emiterea documentelor in forma electronica - adica operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a documentelor in forma electronica - se face in scopul arhivarii lor in forma electronica, indiferent daca transmiterea se face in forma electronica sau pe suport hartie.

La arhivarea documentelor in format electronic se va tine cont de prevederile punctului 76 din Normele de aplicare ale art. 155 alin. (8) lit. e) din Codul fiscal, care reglementeaza: "facturile emise si primite se pot stoca prin orice metode si in orice loc in urmatoarele conditii:
a) locul de stocare sa se afle pe teritoriul Romaniei, cu exceptia facturilor transmise si primite prin mijloace electronice, care se pot stoca in orice loc daca, pe perioada stocarii:
1. se garanteaza accesul on-line la datele respective;
2. se garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor, precum si faptul ca acestea sunt lizibile;
3. datele care garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor sunt de asemenea stocate;
b) facturile sau continutul facturilor transmise si primite, in cazul stocarii prin mijloace electronice, sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru."

Emiterea facturilor, chitantelor si bonurilor fiscale de catre o persoana fizica sau juridica se face, la
alegerea exclusiva a emitentului, in forma electronica sau pe suport hartie. Daca se alege forma electronica, emitentul raspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea si integritatea continutului. Emitentul poate opta pentru schimbarea modalitatii de emitere, cu notificarea Ministerului Finantelor Publice. Factura in forma electronica este definita ca fiind documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

Marca temporala este, conform Legii nr. 451/2004, o colectie de date in forma electronica, atasata in mod unic unui document electronic, ea certificand faptul ca anumite date in forma electronica au fost prezentate la un moment de timp determinat furnizorului de servicii de marcare temporala.
Factura in forma electronica respecta continutul stabilit de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii.
Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice.

Transmiterea facturilor emise in forma electronica se face in una dintre urmatoarele doua modalitati:

- prin mijloace electronice, in conditiile prevazute de Codul fiscal la art. 155;
- pe suport hartie.
La punctul 73 din Normele de aplicare a art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal referitoare la transmiterea facturii prin mijloace electronice se precizeaza ca se pot transmite facturi prin mijloace electronice in urmatoarele conditii: "a) pentru operatiuni efectuate in Romania, inclusiv pentru livrari intracomunitare:

1. partile sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;

2. sa se garanteze autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin:

(i) semnatura electronica, conform prevederilor Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica; sau
(ii) schimbul electronic de date EDI definit la art. 2 din Recomandarile Comisiei 1994/820/CE din
19 octombrie 1994 referitor la aspectele legale ale schimbului electronic de date; sau
(iii) alte modalitati de garantare a autenticitatii sursei si integritatii continutului facturii decat cele prevazute la pct. (i) si (ii);

3. sa existe un document centralizator pe suport hartie, cu evidenta tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna calendaristica de o persoana impozabila inregistrata conform art. 153 din Codul fiscal sau a tuturor facturilor astfel primite intr-o luna calendaristica de orice persoana obligata la plata taxei, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este inregistrat conform art. 153 din Codul fiscal;

b) pentru achizitiile intracomunitare efectuate in Romania:

1. partile sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;
2. sa existe un document pe suport hartie cu evidenta tuturor facturilor primite prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna calendaristica de orice persoana impozabila sau persoana juridica neimpozabila inregistrata conform art. 1531 din Codul fiscal.

In sensul alin. (1) lit. b), conditiile pentru facturarea prin mijloace electronice sunt stabilite de tara in care au loc livrarile intracomunitare." Chitanta in forma electronica respecta conditiile privind continutul obligatoriu, stabilite de actele normative in vigoare (O.M.F.P. nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile) si contine marca temporala si semnatura electronica a emitentului chitantei.

La fel ca si in cazul facturii electronice, certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului chitantei va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice. Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca persoanele care emit facturi si chitante in forma electronica sunt urmatoarele:
- sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si
continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
- sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
- sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
- sa utilizeze sisteme de arhivare electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.

Respectarea acestor conditii va fi verificata de Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale.

Activitatile de emitere, transmitere si arhivare a facturilor si chitantelor in forma electronica pot fi externalizate in baza unui contract de prestari servicii incheiat intre emitentul de drept al facturii si chitantei in forma electronica si un furnizor de servicii de emitere a documentelor in forma electronica.

Certificatul aferent semnaturii electronice a persoanelor care presteaza servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor in forma electronica va contine informatii privind calitatea de furnizor de servicii si datele sale de identificare.

Furnizorii de servicii de emitere a facturilor in forma electronica pot sa presteze servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport hartie in factura in forma electronica, la cererea beneficiarului. Conversia se poate realiza numai dupa factura in original. Factura in forma electronica rezultata dobandeste calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea precizarii: "prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe suport hartie avand seria ... nr. …… din data de ………, emisa de …………" si atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificand momentul conversiei, atat in cazul facturilor individuale, cat si in cazul in care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi.

Bonurile fiscale in forma electronica stocate la emitent au acelasi regim juridic ca si cele emise pe suport hartie. Persoanele care au obligatia de a emite bonuri prin intermediul caselor de marcat sau al bancomatelor pot pastra in forma electronica documentul generat in forma electronica in urmatoarele conditii:

a) sa indeplineasca cerintele privind asigurarea conformitatii informatiilor inregistrate in forma electronica cu cele inscrise pe documentul pe hartie;
b) sa arhiveze si sa asigure accesul la bonurile emise in forma electronica.

Termenul de arhivare a bonurilor fiscale si a bonurilor emise de case de marcat sau de catre bancomate, in forma electronica, va fi acelasi cu cel prevazut pentru cele emise pe suport hartie.