Documente aferente unui export de mostre. Cum facem inregistrarile contabile?

Vom analiza mai jos cazul unei societati romane catre trimite catre Singapore o marfa ca mostra. La export, vama solicita ca documente, printre altele, si factura proforma pentru bunul trimis ca mostra.

Vom stabili astfel ce documente justificative sunt obligatorii pentru exportul unui produs ca mostra si cum se vor face inregistrarile in contabilitate.


Solutia consultantului:

1) Din punct de vedere contabil, factura proforma  nu este document justificativ in baza caruia sa se poata inregistra in contabilitate bunurile si serviciile livrate/prestate.
In sensul juridic, factura proforma este un document emis de vanzator prin care se  specifica produsele ce se vor vinde, cu caracteristicile lor principale si pretul, tinand loc de  oferta,  pe care emitentul trebuie sa  o respecte pe durata de valabilitate a acesteia. Factura proforma nu se inregistreaza in contabilitate, deoarece nu este un document justificativ al operatiunilor economice, potrivit prevederilor " " OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Factura proforma  are doar un rol informativ, cu privire la viitoarea factura, pentru a putea lua o decizie in acceptarea unei oferte.  
   
2) Potrivit prevederilor Normelor  specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile din anexa nr. 2 la " " OMEF 3512/2008, AVIZ DE INSOTIRE A MARFII (cod 14-3-6A), serveste ca:
   - document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
   - document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz;
   - dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati;
   - document de primire in gestiune, dupa caz;
   - document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial, precum si al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.) avizul de insotire a marfii va purta mentiunea "Fara factura", dupa caz.

Ca atare, puteti livra clientului mostre in vederea incercarii produselor, pe baza de Aviz de insotire a marfii (cod 14-3-6A), in care mostrele se inscriu doar cantitativ, fara valoare, cu mentiunea "Mostre comerciale; nu se factureaza"

Astfel  factura proforma are rol informativ pentru necesitati vamale, dar descarcarea gestiunii se face in baza Avizului  de insotire a marfii (cod 14-3-6A).

3) Potrivit art. 21 alin. (1) din  Legea 571/2003 privind Codul fiscal, pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare.

Astfel cum prevede alin. (2) lit. d) sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri si cheltuielile de reclama si publicitate efectuate in scopul popularizarii firmei, produselor sau serviciilor, in baza unui contract scris, precum si costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare. Se includ in categoria cheltuielilor de reclama si publicitate si bunurile care se acorda in cadrul unor campanii publicitare ca mostre, pentru incercarea produselor si demonstratii la punctele de vanzare, precum si alte bunuri si servicii acordate cu scopul stimularii vanzarilor.

Prin urmare, cheltuielile inregistrate cu bunurile acordate ca mostre, pentru incercarea produselor, cu scopul stimularii vanzarilor se includ in categoria cheltuielilor de reclama si publicitate si sunt deductibile la determinarea profitului impozabil in conformitate cu prevederile art. 21 alin. (1) si alin. (2) lit. d) din Codul fiscal.

In acest sens este recomandat sa detineti documente justificative pentru a demonstra ca bunurile sunt acordate drept mostre, in scopul stimularii vanzarilor (oferte, cereri de oferta, note de negociere, contracte s.a.).

Inregistrare contabila:

623 "Cheltuieli de reclama si publicitate" = 371 "Marfuri".