Factura proforma. Cum facem inregistrarile contabile?

Vom analiza mai jos situatia in care s-a incheiat un contract de inchiriere intre furnizorul Alfa si clientul Beta. In contract se prevede ca se emit lunar facturile de chirie. Dupa o perioada, societatea  Alfa emite mai multe facturi proforme pe care clientul Beta nu le achita.

Se va vedea astfel daca este corecta inregistrarea in contabilitatea furnizorului pe baza de proforme 411 = 473 si daca factura proforma creeaza obligativitatea clientului de a plati proformele.

Solutia consultantului:
1) Din punct de vedere contabil, factura proforma  nu este document justificativ in baza caruia sa se poata inregistra in contabilitate bunurile si serviciile livrate/prestate.

In sensul juridic, factura proforma este un document emis de vanzator prin care se  specifica produsele ce se vor vinde, cu caracteristicile lor principale si pretul, tinand loc de  oferta,  pe care emitentul trebuie sa  o respecte pe durata de valabilitate a acesteia. Factura proforma nu se inregistreaza in contabilitate, deoarece nu este un document justificativ al operatiunilor economice, potrivit prevederilor OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Factura proforma  are doar un rol informativ, cu privire la viitoarea factura, pentru a putea lua o decizie in acceptarea unei oferte.     

2) Factura proforma nu este document de plata. In timp ce factura este o cerere de plata pentru marfurile livrate/serviciile prestate, factura proforma este o invitatie la cumparare, trimisa unui cumparator potential.

In practica exista societati care decid folosirea proformelor ca instiintari de plata in avans pentru clientii carora le vand bunuri/servicii.

In concluzie, factura proforma nu constituie obligativitate de plata pentru client.
Daca in contract este prevazuta aceasta situatie , sa achitati in baza unei facturi proforme,  atunci prevederile contractuale au caracter de obligativitate.

In baza contractului de inchiriere ati putea sa inregistrati prin formula contabila:
418 "Clienti - facturi de intocmit" = 706 "Venituri din redevente, locatii de gestiune si chirii"  

Potrivit prevederilor din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009, cu ajutorul contului 418 Clienti - facturi de intocmit , se evidenttiaza livrarile de bunuri sau prestarile de servicii, inclusiv taxa pe valoarea adaugata, pentru care nu s-au  intocmit facturi.

In debitul contului 418 "Clienti - facturi de intocmit" se inregistreaza:
   - valoarea livrarilor de bunuri sau a serviciilor prestate catre clienti, pentru care nu s-au intocmit facturi, inclusiv taxa pe valoarea adaugata aferenta, precum si a altor creante fata de acestia (701 la 708, 4428, 758)