ONG si dare in utilizare bunuri catre salariati. Cum se fac deducerile cheltuielilor?

In cazul de fata, pornim de la situatia in care un ONG da in utilizare un autoturism unui salariat care nu are carnet de conducere si a hotarat decontarea unui plin de combustibil. Vom vedea daca in acest caz suma decontata este deductibila fiscal sau poate fi interpretata a fi avantaj de natura salariala. De asemenea, vom vedea ce documente trebuie intocmite pentru a putea fi deductibila fiscal aceasta suma.

Din cele expuse intelegem ca entitatea a dat in folosinta autoturismul (aflat in proprietatea ONG) in scopul utilizarii in scop personal al angajatului si nu in interesul desfasurarii activitatii ONG.

In acest caz, contravaloarea utilizarii autoturismului de catre salariat este considerat venit in natura, fiind asimilata veniturilor salariale in conformitate cu prevederile din partea 80^1 din Normele Metodologice date in aplicarea art. 55, alin. (3), Titlul III din Codul Fiscal
.
Astfel, avantajele in bani si in natura sunt considerate a fi orice foloase primite de salariat de la terti sau ca urmare a prevederilor contractului individual de munca ori a unei relatii contractuale intre parti, dupa caz. La stabilirea venitului impozabil se au in vedere si avantajele primite de persoana fizica, cum ar fi folosirea vehiculelor de orice tip din patrimoniul afacerii, in scop personal.
Veniturile in natura, precum si avantajele in natura primite cu titlu gratuit sunt evaluate la pretul pietei la locul si data acordarii avantajului. Avantajele primite cu plata partiala sunt evaluate ca diferenta intre pretul pietei la locul si data acordarii avantajului si suma reprezentand plata partiala.

Evaluarea avantajelor in natura sub forma folosirii numai in scop personal cu titlu gratuit a vehiculului se face aplicandu-se un procent de 1,7 % pentru fiecare luna, la valoarea de intrare a acestuia. In cazul in care vehiculul este inchiriat de la o terta persoana, avantajul este evaluat la nivelul chiriei.

In cazul in care vehiculul este utilizat cu folosinta mixta evaluarea se face conform precizarilor de mai sus , iar avantajul se determina proportional cu numarul de kilometri parcursi in interes personal din totalul kilometrilor.

In consecinta, nu doar contravaloarea combustibilului decontat constituie venit de natura salariala, ci si echivalentul valoric al utilizarii autoturismului in scop personal.
 
In cazul in care autoturismul a fost utilizat in interesul desfasurarii activitatii justificarea utilizarii vehiculelor in acest scop  sau pentru acordarea deductibilitatii integrale la calculul profitului impozabil (daca ONG este platitoare de impozit pe profit) , se efectueaza pe baza documentelor justificative si prin intocmirea foii de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Utilizarea in scopul activitatii a unui vehicul cuprinde, fara a se limita la acestea: deplasari in tara sau in strainatate la clienti/furnizori, pentru prospectarea pietei, deplasari la locatii unde se afla puncte de lucru, la banca, la vama, la oficiile postale, la autoritatile fiscale, utilizarea vehiculului de catre personalul de conducere in exercitarea atributiilor de serviciu, deplasari pentru interventie, service, reparatii, utilizarea vehiculelor de test-drive de catre dealerii auto.

Este obligatia persoanei impozabile sa demonstreze ca sunt indeplinite toate conditiile legale pentru acordarea deducerii. In vederea exercitarii dreptului de deducere (integrala ,n.a.)  a cheltuielilor aferente  orice persoana impozabila trebuie sa detina documentele prevazute de lege pentru deducerea taxei si sa intocmeasca foaia de parcurs.

Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal.

Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs.

Cu toate acestea, asa cum ati prezentat situatia, in sensul ca salariatul care a utilizat autoturismul nu poseda carnet de conducere, consideram ca nu puteti demonstra ca respectivul salariat a utilizat autoturismul in scopul desfasurarii activitatii.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro