Marfuri lipsa la inventar si marfuri degradate. Cum facem inregistrarile contabile?

Vom raspunde urmatoarelor intrebari:

A.

1) Care sunt monografia contabila si documentele justificative pentru minusurile la inventar la gestuinea de marfuri tinand cont ca societatea este inregistrata in scopuri de TVA si in sistemul TVA la incasare?
2) Ce implicatii sunt din punct de vedere al TVA si "TVA LA INCASARE"?
3) Ce implicatii sunt din punct de vedere al impozitului pe profit?
4) Ce prebuie sa se precizeze atat in listele de inventariere, cat si in registrul inventar la motiv (explicatie pe diferente)?

B.

1) Care sunt monografia contabila si documentele justificative pentru marfurile care nu mai pot fi comercializate, depasirea termenului de garantie, tinand cont ca societatea este inregistrata in scopuri de TVA si in sistemul TVA la incasare?
2) Ce implicatii sunt din punc de vedere al TVA si "TVA LA INCASARE"?
3) Ce implicatii sunt din punct de vedere al impozitului pe profit?
4) Ce prebuie sa se precizeze atat in listele de inventariere, cat si in registrul inventar la motiv (explicatie pe diferente)?


A) Minus in gestiune:

1) Constatarea minusurilor dintr-o gestiune se face numai pe baza de inventar.

Inventarierea poate fi generala - efectuata asupra tuturor gestiunilor si elementelor patrimoniale ale unitatii - sau partiala - numai pe o anumita gestiune/pe mai multe gestiuni, daca sunt indicii de frauda/lipsuri/furturi.

Din datele de prezentare a firmei dvs. rezulta ca are ca obiect de activitate comertul cu amanuntul.

In aceasta situatie, pot sa presupun ca evidenta marfurilor se tine global-valoric, situatie in care descarcarea gestiunii de face cu ajutorul coeficientului K.

Lipsa in gestiune de care mentionati, in aceasta situatie, este una valorica, rezultata din compararea stocului valoric la pret de vanzare stabilit in urma inventarierii cu stocul valoric, la acel moment, din contabilitate si din raportul de gestiune.

De asemenea, inteleg ca acest minus nu este imputabil.

Inregistrarea in contabilitate a minusului se face ca la orice descarcare de gestiune in cazul vanzarii, articolul contabil fiind urmatorul:
%  =  371    1240 lei
607               700 lei
378               300 lei
4428.            240 lei
Pentru a stabili adaosul comercial aferent minusului, se determina coeficientul K, asa cum se determina la orice vanzare de marfa, pana la momentul efectuarii inventarului (care este reflecatat de data procesului-verbal de inventariere), cu datele de pana la acea data, respectiv:
K = [(TSC 378 (ianuarie - momentul inventarului)) / (TSD 371 (ianuarie - momentul inventarului))] * 100 (presupunem ca este 30%).

Nota: TSD 371 nu contin TVA neexigibila.

Acest coeficient se inmulteste cu valoarea minusului in gestiune, la pret cu amanuntul fara TVA neexigibila, rezultand adaosul comercial aferent minusului [(1240 lei - 240 lei) * 30% = 300 lei].

TVA neexigibila aferenta valorii lipsei este egala cu 1240 lei * 24/124.

Cheltuiala cu marfa este egala cu: 1240 lei - 240 lei (TVA neexigibila) - 300 lei (adaos comercial) = 700 lei.
 
Ca documente justificative avem:

-    decizia de inventariere - pentru desemnarea comisiei de inventariere;
-    listele de inventariere (cod 14-3-12/a) - pe baza carora se stabileste stocul cantitativ si valoric efectiv, faptic, la pret de vanzare cu amanuntul;
-    raportul de gestiune - completat pana la momentul inventarului, din care rezulta stocul valoric scriptic;
-    procesul-verbal de inventariere intocmit de comisia de inventariere, care trebuie sa contina, printre altele, rezultatele inventarierii (constatarea minusului respectiv, ca diferenta intre valoarea stocului din raportul de gestiune si valoarea stocului inventariat), concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele lipsurilor constatate si persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea (daca lipsurile sunt imputabile), asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

In cazul in care minusurile nu sunt imputabile, se va face o mentiune in acest sens in procesul verbal, cu mentionarea cauzelor pentru care nu se pot imputa.

2) Din punctul de vedere al TVA, la data procesului-verbal de inventariere se va proceda la ajustarea TVA deductibila/TVA dedusa odata cu plata furnizorilor, in conformitate cu art. 148 alin. (1) litera c) din Codul fiscal si punctul 53 alin. (6) si (7) din norme.

Inregistrarea in contabilitate a ajustarii se face in felul urmator:
635 / analitic ajustare TVA = 4426  168 lei (700 lei * 24%).

Suma de 700 lei este cheltuiala cu marfa lipsa in gestiune (cont 607).

TVA astfel rezultata din ajustare se declara in decontul de TVA aferent perioadei pentru care s-a facut ajustarea pe randul 30 "Regularizari de taxa dedusa" cu semnul minus.

Pe masura ce furnizorii vor fi achitati, taxa se va deduce, deoarece s-a facut nededucerea acesteia la momentul constatarii lipsei in gestiune.
De altfel, nici nu se poate cunoaste furnizorul de la care s-a facut achizitia marfii lipsa in gestiune, astfel incat sa facem analiza daca este sau nu achitat la momentul inventarului.
 
3) Din punctul de vedere la impozitului pe profit, atat cheltuiala din cont 607 (de 700 lei), cat si cheltuiala aferenta ajustarii TVA din cont 635 (de 168 lei) sunt cheltuieli nedeductibile la calculul impozitului pe profit, asa cum este prevazut la art. 21 alin. (4) litera c) din Codul fiscal si la punctul 41 din norme.

In aceste prevederi legale se specifica faptul ca daca bunurile sunt asigurate, atunci cheltuiala cu marfa si cheltuiala cu TVA sunt deductibile, deoarece se considera ca prin incasarea asigurarii se va obtine un venit impozabil.
 
Inainte de a proceda la scaderea din gestiune a marfurilor lipsa, este bine sa beneficiati de prevederile HG 831/2004  privind perisabilitatile, in cazul in care marfurile comercializate de dvs. se incadreaza in aceasta prevedere legala.

Aplicarea perisabilitatilor conform acestei hotarari conduce la o cheltuiala cu marfa deductibila fiscal in limitele respective, conform art. 21 alin. (3) litera d) din Codul fiscal. De asemenea, TVA aferenta scaderii din gestiune a marfurilor perisabile nu se ajusteaza, asa cum este prevazut la art. 148 alin. (2) litera c) din Codul fiscal si la punctul 53 alin. (12) din norme.
 
4) Pentru diferentele respective, ca motiv se va preciza "lipsa in gestiune neimputabila".
 
B) Marfa expirata
 
1)  Monografia contabila si modalitatea de determinare a costului marfii expirate sint identice cu cele prezentate la punctul A)1).

Practic, daca la data inventarului se constata simultan lipsa in gestiune si marfa expirata, atunci coeficienul K determinat cu valori de pana la data procesului-verbal de inventariere (asa cum am prezentat mai sus) se va aplica asupra valorii marfii lipsa si asupra valorii marfii expirate, caz in care veti avea doua inregistrari contabile identice, dar cu sume diferite: o inregistrare pentru marfa lipsa si o inregistrare pentru marfa expirata.

Documentele pentru marfa expirata sunt cele stabilite la punctul A)1), insa cu mentiunea ca in procesul-verbal de inventariere se va face referire si la marfa expirata/degradata, persoanele vinovate (daca este cazul), precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea (de regula, va fi distrugerea, daca este vorba de produse alimentare care, evident, nu se mai pot comercializa).

In listele de inventariere aferente produselor expirate se vor mentiona si termenele de valabilitate, tocmai pentru a li se stabili aceasta caracteristica: termen depasit si pentru a se stabili caracterul lor de necomercializare.
 
2) in ceea ce priveste TVA, la art. 148 alin. (2) litera b) se arata ca nu se ajusteaza TVA deductibila in cazul bunurilor de natura stocurilor degradate calitativ, care nu mai pot fi valorificate, in conditii stabilite prin norme.

In norme, la punctul 53 alin. (11) litera a) se prezinta doua conditii pentru neajustarea TVA in cazul marfurilor degradate, care nu mai pot fi comercializate.

Aceste doua conditii sunt:

-    degradarea calitativa a bunurilor se datoreaza unor cauze obiective dovedite cu documente. Sunt incluse in aceasta categorie si produsele accizabile pentru care autoritatea competenta a emis decizie de aprobare a distrugerii;
-    se face dovada ca bunurile au fost distruse.

Se observa ca, cel putin pentru prima conditie, documentele la care face referire norma nu sunt explicate, lasand la altitudinea firmei sa intocmeasca aceste documente. De asemenea, nu apare explicit teremneul de garantie expirat.

Prin analogie, marfurile cu termen expirat le putem considera degradate calitativ.

Dupa parerea mea, documentele din care sa rezulte cauzele obiective ale degradarii calitative a bunurilor ar putea fi:

-    o declaratie a administratorului unitatii din care sa rezulte ca s-au achizitionat produse dintr-un sortiment/din mai multe sortimente care nu au fost comercializate in mod normal de societate, pentru diversificarea ofertei catre clienti, insa acest fapt s-a dovedit a nu fi unul de bun augur, deoarece marfurile nu s-au vandut, chiar daca, de exemplu, li s-au redus substantial preturile de vanzare; la aceasta declaratie se vor anexa copii de pe facturile de achizitii, de pe NIR-urile aferente si de pe documentele de reducere de pret;
-    sau o declaratie a administratorului din care sa rezulte ca societatea a achizitionat produse cu un termen de valabilitate mai mic decat in mod obisnuit si care, desi au beneficiat de un pret de vanzare redus inca de la achizitie, nu s-au vandut; se vor anexa copii de pe facturile de achizitie, de pe NIR-uri si de pe documentele de reducere de pret;
-    sau o declaratie a administratorului ca pentru produsele respective, desi s-au depus toate diligentele pentru a fi vandute (reduceri de preturi de vanzare, asezare in fata pe raft, stocuri optice vizibile etc.), acestea s-au dovedit a fi nevandabile, ajungand sa aiba termen depasit, iar furnizorii nu permit returnarea marfurilor; se vor anexa copii de pe facturile de achizitie, de pe NIR-uri si de pe documentele de reducere de pret.

Dovada ca bunurile au fost distruse, cerinta de la punctul 2, este asigurata de catre o firma specializata in ridicare de astfel de bunuri, care va elibera un document de ridicare a acestora, sau de catre o comisie de la ANPC, care va asista la distrugerea produselor si care va elibera un proces-verbal de distrugere.

Numai in aceste conditii nu se ajusteaza TVA la produsele distruse ca urmare a teremnului depasit/degradate calitativ.

In cazul in care societatea nu detine documente justificative, atunci se va proceda la ajustarea TVA prin aplicarea cotei de TVA la cheltuiala cu marfa, exact asa cum am prezentat la punctul A)2), iar inregistrarea in contabilitate este aceeasi:
635 / analitic TVA ajustat marfa degradata = 4426.
 
In ceea ce priveste sistemul de TVA la incasare, daca aveti documentele solicitate la cele doua puncte, atunci nu se face ajustare la TVA, iar TVA aferenta furnizorilor achitati de acum incolo se va deduce.

Daca se va proceda la ajustarea TVA, pentru neindeplinirea conditiilor din norme, TVA aferenta furnizorilor ce urmeaza a fi achitati se va deduce, deoarece la acest moment s-a platit TVA la buget (prin ajustare).
 
3) in ceea ce priveste impozitul pe profit, avem acelasi articol 21 alin. (4) litera c) din Codul fiscal si punctul 41 din normele aferente, care prevede faptul ca in lipsa unui contract de asigurare, cheltuiala cu marfa este nedeductibila, inclusiv TVA aferenta, daca a fost ajustata.
 
4) in listele de inventariere si in registrul inventar, marfurile degradate/expirate se vor trece cantitativ si valoric, atat la valoarea din contabilitate, cat si la valoarea de inventar (probabil zero),  iar la cauzele diferentelor se va mentiona "marfuri expirate/degradate".
 
Baza legala:

    punctele 2, 35, 42, 43, 44, 45 din Norma privind inventarierea aprobata de OMFP 2861/2009;
    punctul 160 alin. (4), (5), (6), (7) si (8) din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009;
    OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;
    OPANAF 1790 din 20 noiembrie 2012 pentru aprobarea modelului si conţinutului formularului (300) "Decont de taxa pe valoarea adaugata" - cu modificarile si completarile ulterioare.
     
Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro