Modificarea denumirii unei societati comerciale reprezinta un proces important, care poate influenta imaginea si identitatea brandului pe piata. Dupa obtinerea deciziei de la Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC), societatea trebuie sa respecte o serie de obligatii legale si administrative. Acestea includ actualizarea documentelor oficiale, informarea partenerilor de afaceri si a clientilor si, de asemenea, clarificarea tratamentului contabil al cheltuielilor generate de aceasta modificare. In continuare, vom analiza pasii necesari pe care o societate trebuie sa ii parcurga dupa modificarea denumirii si vom discuta despre aspectele contabile relevante legate de aceste cheltuieli.

Modificarea denumirii societatii - obligatiile legale si administrative [Studiu de caz]

Intrebare: "Am efectuat modificarea denumirii societatii. Ce alte obligatii are societatea, dupe ce primeste decizia de la ONRC cu modificarea denumirii? Cheltuiala trebuie pusa pe cheltuieli de constituire sau poate fi pusa direct pe cheltuieli ale perioadei?"

Raspuns: Obligatiile legale si administrative dupa modificarea denumirii societatii ar fi urmatoarele

Actualizarea actelor oficiale ale societatii:

1. La Registrul Comertului. Modificarea denumirii este inregistrata automat in Registrul Comertului dupa aprobarea cererii, dar trebuie sa va asigurati ca toate detaliile au fost actualizate corect.

2.Schimbarea stampilelor.Daca utilizati stampile care contin vechea denumire a societatii, acestea trebuie schimbate pentru a reflecta noua denumire.

3. Notificarea ANAF. ONRC trimite de obicei automat notificari catre ANAF dupa inregistrarea modificarii denumirii, dar este recomandat sa verificati ca datele societatii din evidentele fiscale au fost actualizate.

4.Actualizarea la banca. Banca trebuie informata pentru a actualiza datele societatii in conturile bancare, inclusiv denumirea pe extrasele de cont si alte documente bancare. Poate fi necesara depunerea unei copii a deciziei de la ONRC si, in unele cazuri, actualizarea specimenului de semnatura.

5. Actualizarea licentelor si autorizatiilor. Daca societatea detine licente, autorizatii sau certificate de conformitate, acestea trebuie actualizate pentru a reflecta noua denumire. De exemplu: Autorizatii de mediu, Licente de transport, sanitar-veterinare, etc.

6. Informarea partenerilor comerciali. Este recomandat sa trimiteti notificari tuturor partenerilor de afaceri (furnizori, clienti, colaboratori) cu privire la schimbarea denumirii pentru a evita confuzii legate de plati, facturare sau alte aspecte comerciale.

7. Modificarea documentelor comerciale. Toate documentele comerciale (facturi, oferte, contracte) trebuie sa contina noua denumire. Daca aveti un site web sau alte materiale de marketing (pliante, brosuri), acestea trebuie actualizate.

Tratamentul contabil si fiscal al cheltuielilor legate de modificarea denumirii

Cheltuielile legate de schimbarea denumirii societatii nu sunt considerate cheltuieli de constituire (cont 201), deoarece acestea nu sunt asociate cu infiintarea initiala a societatii. Aceste cheltuieli sunt considerate cheltuieli curente si pot fi inregistrate direct pe cheltuieli operationale ale perioadei.

De exemplu:
-Cheltuieli administrative (cont 628):
Taxele achitate la ONRC pentru modificarea denumirii.
Costurile pentru schimbarea stampilelor si a altor documente oficiale.
- Cheltuieli de publicitate si promovare (cont 623), Daca modificati materiale de marketing sau alte instrumente de promovare (ex. carti de vizita, pliante, brosuri) pentru a reflecta noua denumire.
Cheltuieli cu servicii bancare (cont 627). Orice comisioane percepute de banca pentru actualizarea documentelor legate de conturile bancare ale societatii.
- Cheltuieli juridice (cont 622), daca ati contractat servicii de asistenta juridica pentru modificarea actului constitutiv sau alte documente.

In ceea ce priveste deductibilitatea fiscala, toate aceste cheltuieli sunt deductibile fiscal daca sunt efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice a societatii. Potrivit Codului Fiscal din Romania (Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare), orice cheltuiala efectuata in interesul direct al activitatii societatii poate fi dedusa la calculul impozitului pe profit, cu exceptiile clar prevazute de lege.

In concluzie, cheltuielile aferente modificarii denumirii societatii trebuie inregistrate pe cheltuielile curente si nu ca si cheltuieli de constituire. Aceste cheltuieli sunt deductibile fiscal daca sunt realizate in legatura cu activitatea economica a firmei.

 

Foto: pixabay.com