Cum se deconteaza transportul salariatilor cu autoturismul personal: Tratament fiscal si documente necesare

Cazul in care transportul este prevazut in regulamentul intern sau in contractul de munca

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Cazul in care transportul este prevazut in regulamentul intern sau in contractul de munca

"Va rugam sa ne comunicati un punct de vedere oficial referitor la tratamentul fiscal aplicabil cheltuielilor de transport ale salariatilor care utilizeaza autoturismul personal pentru deplasarea la si de la locul de munca, in contextul prevederilor Codului fiscal si ale normelor metodologice, in urmatoarele situatii:

1. Cand transportul este o facilitate acordata de angajator si este prevazuta in regulamentul intern, iar transportul se efectueaza cu autoturismul proprietatea salariatului;

2. Cand transportul nu este prevazut ca facilitate in regulamentul intern, dar se efectueaza pentru desfasurarea activitatii cu autoturismul proprietatea salariatului.

Care sunt documentele justificative necesare decontarii cheltuielilor de transport in cele doua cazuri?"

Raspuns: Art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal, in forma modificata prin OG nr. 16/2022, include in categoria veniturilor neimpozabile si contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, acordata de angajator, daca aceasta facilitate este prevazuta in contractul de munca sau in regulamentul intern. In aceeasi logica, art. 142 lit. b) prevede ca suma nu intra nici in baza de calcul al CAS si CASS, daca este acordata in aceleasi conditii.

Pe partea de salarii, concluzia este urmatoarea:

• suma poate fi tratata ca venit neimpozabil;
• suma nu intra in baza de calcul al CAS si CASS;
• conditia esentiala este ca facilitatea sa fie prevazuta in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Pe partea de impozit pe profit, art. 25 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal prevede ca sunt cheltuieli sociale, deductibile limitat la 5% aplicat asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, inclusiv alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a regulamentului intern. Textul actual nu mentioneaza expres decontul transportului cu masina personala a salariatului, dar formularea este suficient de larga pentru a sustine aceasta incadrare atunci cand transportul este acordat ca beneficiu social reglementat intern.

Prin urmare, in acest prim caz, abordarea prudenta si sustenabila este urmatoarea:

• la salarii: suma este neimpozabila si nu intra in baza CAS/CASS;
• la impozitul pe profit: suma se incadreaza la cheltuieli sociale, cu deductibilitate limitata la 5%.

Cazul in care transportul NU este prevazut in regulamentul intern sau in contractul de munca

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Cazul in care transportul NU este prevazut in regulamentul intern sau in contractul de munca

Daca nu exista aceasta prevedere interna, nu va mai puteti baza pe art. 76 alin. (4) lit. a) si pe art. 142 lit. b). Cu alte cuvinte, suma decontata salariatului pentru drumul dintre domiciliu si locul de munca nu mai intra in categoria sumelor neimpozabile prevazute de lege.

In acest caz, tratamentul prudent este sa considerati suma drept avantaj de natura salariala. Concret:

• suma se include in statul de salarii;
• se calculeaza impozitul pe venit;
• se calculeaza CAS si CASS;
• la impozitul pe profit, cheltuiala intra in categoria cheltuielilor salariale sau asimilate salariilor si este deductibila dupa regula generala.

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2026

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

In aceasta situatie, nu mai discutati despre cheltuiala sociala deductibila limitat la 5%, deoarece nu mai sunteti in zona facilitatii sociale, ci in zona avantajului salarial.

Documentele justificative necesare

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Documentele justificative necesare

Legea contabilitatii cere intocmirea si utilizarea documentelor justificative pentru toate operatiunile economico-financiare. De asemenea, reglementarile privind documentele financiar-contabile prevad ca documentele justificative trebuie sa cuprinda elemente precum: denumirea documentului, partile participante, continutul operatiunii, temeiul legal, atunci cand este cazul, datele cantitative si valorice, precum si semnaturile persoanelor responsabile.

Pentru speta dvs., setul prudent de documente este urmatorul:

• prevederea expresa din regulamentul intern, CCM sau CIM, daca mergeti pe varianta neimpozabila;
• o procedura interna sau o decizie a angajatorului privind modul de decontare;
• cererea salariatului;
• o declaratie privind adresa, traseul si faptul ca foloseste autoturismul propriu;
• copia certificatului de inmatriculare;
• un decont lunar din care sa rezulte clar zilele, traseul si suma solicitata;
• metoda de calcul a sumei: pe km, pe consum justificat sau dupa o alta regula interna clara;
• dupa caz, documente suport, cum sunt bonuri sau facturi de combustibil, daca politica interna merge pe aceasta varianta.

In plus, pentru cazul 2, trebuie sa demonstrati ca suma a fost tratata ca venit salarial, prin:

• statul de salarii;
• evidentierea distincta a sumei ca avantaj in natura sau avantaj in bani;
• calculul impozitului pe venit, al CAS si al CASS;
• declararea in D112;
• plata taxelor aferente.

Temeiul legal

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Temeiul legal

Pentru neimpozitarea la salarii:

• Codul fiscal, art. 76 alin. (4) lit. a), in forma modificata prin OG nr. 16/2022: include contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, daca aceasta este prevazuta in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Pentru excluderea din baza CAS/CASS:

• Codul fiscal, art. 142 lit. b), in aceeasi logica.

Pentru cheltuieli sociale:

• Codul fiscal, art. 25 alin. (3) lit. b): cheltuieli sociale deductibile limitat la 5%, inclusiv alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a regulamentului intern.

Pentru documente justificative:

• Legea contabilitatii nr. 82/1991;
• OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, care stabileste continutul minim al documentelor justificative.

Concluzia

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzia

• Daca transportul este prevazut in regulamentul intern sau in contractul de munca, decontarea transportului dintre domiciliu si locul de munca al salariatului care foloseste autoturismul propriu poate fi tratata, pe partea de salarii, ca venit neimpozabil si exclus din baza CAS/CASS. La impozitul pe profit, abordarea prudenta este sa incadrati suma la cheltuieli sociale deductibile limitat la 5%, in baza art. 25 alin. (3) lit. b), ca alta cheltuiala cu caracter social efectuata in baza regulamentului intern.
   
• Daca transportul nu este prevazut in regulamentul intern sau in contractul de munca, suma nu mai beneficiaza de regimul favorabil prevazut la art. 76 si art. 142 din Codul fiscal. In acest caz, tratamentul prudent este sa o considerati avantaj salarial, cu impozit pe venit, CAS si CASS, iar la impozitul pe profit sa o deduceti ca cheltuiala salariala.
   

Raspuns oferit in luna aprilie 2026 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.