Documente justificative pentru inregistrarea cheltuielilor si deducere TVA

de Irina Dumitrescu, valabil la 05-Feb-2010

Intrebare: Am primit facturi de la anumiti furnizori scanate si transmise pe e-mail (inainte le primeam prin posta). Sunt ele valabile pt a deduce cheltuielile si TVA ? ( nu sunt facturi in forma electronica in sens de semnatura electronica )

Raspuns: Art. 146 alin.(1) lit. a) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal stabileste ca, pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei, pentru taxa datorata sau achitata, aferenta bunurilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie livrate sau serviciilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie prestate in beneficiul sau de catre o persoana impozabila, persoana impozabila trebuie sa detina o factura emisa in conformitate cu prevederile art. 155.

In acest sens, punctul 46 alin.(1) din Titlul VI al Normelor metodologice de aplicare a Legii 571/2003 privind Codul fiscal stabileste ca, justificarea deducerii taxei se face numai pe baza exemplarului original al documentelor prevazute la art. 146 alin. (1) din Codul fiscal, inclusiv facturi transmise pe cale electronica in conditiile stabilite la pct. 73, care sa contina cel putin informatiile prevazute la art. 155 alin. (5) din Codul fiscal, cu exceptia facturilor simplificate prevazute la pct. 78. Facturile transmise prin posta electronica sunt considerate facturi in original.
In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al documentului de justificare, beneficiarul va solicita emitentului un duplicat al facturii, pe care se va mentiona ca inlocuieste documentul initial. Duplicatul poate fi o factura noua emisa de furnizor/prestator, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala sau o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila furnizorului/prestatorului si sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.

Prin urmare, intruct in situatia pe care ati descris-o nu este vorba de facturi emise pe cale electronica, in lipsa exemplarului original al facturii sau al duplicatului, care sa contina mentiunea ca inlocuieste exemplarul original al facturii, societatea dvs nu-si va putea exercita dreptul de deducere a taxei inscrisa in facturile respective.
 
Art. 21 alin. (4) lit. f) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal stabileste ca , cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune nu sunt deductibile la determinarea profitului impozabil.

Inspectia fiscala - Preventie si Contestatii

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii 2026

Vezi AICI detalii

In conformitate cu prevederile punctului 41 din Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile cuprinsa in Anexa nr.1 a OMEF 3512/2008, pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit acestor norme metodologice.

Astfel, cheltuielile inregistrate in contabilitate in baza exemplarelor trimise prin e-mail sunt considerate cheltuieli nedeductibile intrucat nu au la baza documente justificative conforme cu legislatia in vigoare, respectiv documente originale sau reconstituite.