Studiu de caz: Efectuarea platilor in numerar in deplasare

Valabil la 17.08.2011

Responsabilitatile unui administrator in ceea ce priveste organizarea si gestionarea activitatilor din cadrul unei societati sunt numeroase. In acelasi timp, si operatiunile de contabilitate constituie o parte importanta a acestor activitati. Ca exemplu, administratorul unei societati, in timpul unei deplasari externe, face achizitii pentru societate, achitand cash unele dintre aceste achizitii fara sa fi ridicat avans spre decontare la plecare. Cum se pot plati sumele aferente (achizitii facute in euro) din casierie? Poate fi aceasta suma restituita integral sau legea stabileste un plafon in acest caz? Va putea fi facuta actualizarea sumei la data cand se platesc acei bani administratorului?

Potrivit art. 12 din HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare:

 "(1)Sumele in valuta cuvenite personalului, in conditiile stabilite prin prezenta hotarare, se acorda sub forma de avans.

(2)Justificarea sumelor cheltuite in valuta, cu exceptia celor reprezentand drepturile de diurna, se face pe baza de documente si se aproba de catre conducatorii unitatilor trimitatoare;
Platile in valuta nu intra in incidenta OG 15/1996 , asa cum se arata la pct. 13 din Normele metodologice aprobate prin HG 2185/2004, ci numai platile in lei.
 
Conform art. 5 alin. (2) lit. c) din OG 15/1996 privind intarirea disciplinei financiar-valutare, se pot efectua plati catre persoane juridice in limita unui plafon zilnic maxim de 10.000 lei, platile catre o singura persoana juridica fiind admise in limita unui plafon zilnic in suma de 5.000 lei. Sunt interzise platile fragmentate in numerar catre furnizorii de bunuri si servicii, pentru facturile a caror valoare este mai mare de 5.000 lei.

Se admit plati catre o singura persoana juridica in limita unui plafon zilnic in numerar in suma de 10.000 lei, in cazul platilor catre retelele de magazine de tipul Cash&Carry, care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare. Sunt interzise platile fragmentate in numerar catre astfel de magazine, pentru facturile a caror valoare este mai mare de 10.000 lei.
 
Alin. (4) al acestui articol stabileste ca la acordarea avansurilor spre decontare, in scopul efectuarii de plati catre persoane juridice, se vor respecta cerintele prevazute la alin. 2 lit. c).
 
In concluzie, numai daca decontarea sumelor se face in valuta, aceasta operatiune nu intra sub incidenta OG 15/1996 privind intarirea disciplinei financiar-valutare, platile in numerar nefiind plafonate, insa administratorul respectiv ar fi trebuit sa solicite un avans pentru acoperirea cheltuielilor cu deplasarea externa.