PFA: Rezolvarea unei situatii in care se pierd facturile aferente unor cheltuieli deductibile

Un contabil se confrunta cu situatia in care anumite facturi pentru cheltuielile deductibile ale unui PFA se pierd. Vom incerca astfel sa vedem cum se va proceda corect in ceea ce priveste inscrierea cheltuielilor deductibile in aceste situatii.

Raspuns:

Potrivit pct 37 din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal , din venitul brut realizat se admit la deducere numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri, astfel cum rezulta din evidentele contabile conduse de contribuabili, cu respectarea prevederilor art. 48 alin. (4)-(7) din Codul fiscal .
    
Reguli generale aplicabile pentru deducerea cheltuielilor efectuate in scopul realizarii veniturilor sunt si urmatoarele:
    a) sa fie efectuate in interesul direct al activitatii;
    b) sa corespunda unor cheltuieli efective si sa fie justificate cu documente;
    c) sa fie cuprinse in cheltuielile exercitiului financiar al anului in cursul caruia au fost platite, inclusiv in cazul cheltuielilor reprezentand plati efectuate in avans care se refera la alte exercitii fiscale.
 
Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in evidenta contabila in partida simpla, dobandind astfel calitatea de document justificativ, potrivit pct 13 din OMFP 1030/2004.
 
Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale, prevazute in structura formularelor aprobate:
   - denumirea documentului;
   - numele si prenumele contribuabilului, precum si adresa completa;
   - numarul documentului si data intocmirii acestuia;
   - mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
   - continutul operatiunii economico-financiare, iar atunci cand este necesar, si temeiul legal al efectuarii ei;
   - datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate;
   - numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii;
   - alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor in documente justificative, potrivit pct 14 din OMFP 1030/2004.
 
Documentele care stau la baza inregistrarilor in evidenta contabila in partida simpla pot dobandi calitatea de document justificativ numai in cazurile in care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare potrivit pct 15 din OMFP 1030/2004.

Potrivit prevederilor de la pct 25-26  din OMFP 1040/2004 , in cazul in care documentul disparut provine de la un alt contribuabil, reconstituirea se va face de contribuabilul care a emis documentul, la cererea scrisa a contribuabilului care a cerut documentul. In acest caz unitatea emitenta va trimite contribuabilului care a primit documentul, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
   
Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "Reconstituit", cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
    
Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in evidenta contabila in partida simpla.
    
Recomandarea este sa intrati in posesia facturilor, deoarece chitantele nu contin toate datele de identificare ale cabinetului medical si in aceste conditii cheltuiala nu poate fi deductibila la calculul impozitului pe venit.