Justificarea cheltuielilor pe baza bonurilor fiscale. Inregistrari contabile

Va prezentam mai jos modul in care se face justificarea cheltuielilor prin documentele obligatorii de intocmit, prezentand totodata si inregistrarile contabile aferente.

Solutia consultantului:

La data de 25 iunie 2009, Ministerul Finantelor Publice a publicat Ghidul practic privind reflectarea in contabilitate a unor operatiuni economice, in vederea aplicarii unitare si a evidentierii in contabilitate a masurilor financiar-fiscale reglementate prin OUG 34/2009 din 11 aprilie 2009 cu privire la rectificarea bugetara pe anul 2009 si reglementarea unor masuri financiar-fiscale. Acest ghid cuprinde si unele prevederi referitoare la conditiile in care bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice fiscale pot fi inregistrate in contabilitate ca documente justificative. Potrivit acestuia:
 
"II 1. In cazul achizitionarii carburantilor auto pe baza de bon fiscal, bonurile sunt documente justificative care stau la baza inregistrarii cheltuielilor in contabilitate daca sunt stampilate si au inscrise denumirea cumparatorului si numarul de inmatriculare a autovehiculului.
2. (1) Bonurile fiscale emise cu aparatele de marcat electronice fiscale in baza OUG 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sunt documente care atesta efectuarea platii si se anexeaza la Registrul de casa.

(2) Inregistrarea in contabilitate a bunurilor achizitionate sau a serviciilor prestate, achitate cu numerar sau card bancar, pe baza de bon fiscal, se poate efectua in urmatoarele conditii: (i) entitatea solicita furnizorului factura aferenta bunurilor livrate sau serviciilor prestate, avand ca anexa bonul fiscal emis de aparatul de marcat electronic fiscal;
sau
ii) entitatea justifica cheltuielile efectuate fie prin documente care atesta intrarea in gestiune a bunurilor achizitionate, fie cu alte documente cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexeaza bonul fiscal, documentele respective fiind aprobate de persoana care autorizeaza efectuarea acestor cheltuieli. In cazul utilizarii decontului de cheltuieli, documentul utilizat este "Decont de cheltuieli - cod 14-5-5" aprobat prin Ordinul 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care va fi adaptat in mod corespunzator pentru decontari interne."

Concluzionand, din dispozitiile legale sus citate rezulta ca, in prezent, bonurile fiscale sunt deductibile, indiferent de valoare, daca sunt insotite fie de documente care atesta intrarea in gestiune a bunurilor achizitionate (ex. NIR), fie de alte documente cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, aprobate de persoana care autorizeaza efectuarea acestor cheltuieli, nefiind obligatorie stampilarea decat in cazul bonurilor pentru combustibili.

Inregistrarile contabile. Exemplu:
542 "Avansuri spre trezorerie" = 5311 /"Casa in lei"/ 5121 Conturi la banci in lei"
% 542 "Avansuri spre trezorerie"
302 "Materiale consumabile"
604" Cheltuieli cu materiale nestocate"