Scoatere din evidenta pentru licenta neamortizata. Cum va arata monografia contabila?

Ne-am propus ca rezolvarea analizei de azi sa aiba ca subiect tratamentul aplicat atunci cand calculam amortizarea si cand trebuie sa scoatem din evidenta imobilizari. Astfel, o firma are de casat o licenta soft pentru care mai are un an pentru a calcula amortizarea. Licenta nu se mai foloseste deoarece firma a inlocuit programul respectiv.

Vom vedea astfel care sunt formalitatile (proces-verbal de casare si altele) si aprobarile necesare, precum si ce tratament se aplica pentru valoarea ramasa neamortizata (si daca este cheltuiala deductibila.).

Stabilim, in plus, ce inregistrari contabile se fac pentru casarea acestei licente soft, cum se interpreteaza la calculul impozitului pe profit (deductibila/nedeductibila) si daca se ajusteaza TVA-ul (a fost achizitionata cu TVA 24%).

In ceea ce priveste scoaterea din evidenta a imobilizarilor, vom prezenta prevederile din reglementarile contabile aprobate prin OMFP 1802/2014 aferente acestei situatii, atat pentru imobilizarile necorporale, cat si pentru cele corporale, pentru a reliefa diferenta dintre cele doua categorii de active imobilizate referitoare la scoaterea din evidenta.
 
In cazul imobilizarilor necorporale, avem urmatoarele prevederi contabile:
"SUBSECTIUNEA 224: Cedarea
188. O imobilizare necorporala trebuie scoasa din evidenta la cedare sau atunci cand niciun beneficiu economic viitor nu mai este asteptat din utilizarea ori din cedarea sa."
 
In cazul imobilizarilor corporale, avem urmatoarele prevederi contabile:

"SUBSECTIUNEA 313: Cedarea si casarea

Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

242.  (1) O imobilizare corporala trebuie scoasa din evidenta la cedare sau casare, atunci cand niciun beneficiu economic viitor nu mai este asteptat din utilizarea sa ulterioara."
 
Din cele doua prevederi legale, rezulta clar diferenta dintre o imobilizare necorporale si o imobilizare corporale, in ceea ce priveste scoaterea lor din evidenta:

- o imobilizare necorporala se scoate din evidenta la cedare (prin vanzare, cedare cu titlu gratuit etc) sau daca nu mai produce beneficii economice viitoare pentru societate;

- o imobilizare corporala se scoate din evidenta la cedare (prin vanzare, cedare cu titlu gratuit etc), prin casare sau daca nu mai produce beneficii economice viitoare pentru societate.

Se remarca diferenta dintre cele doua categorii de active, respectiv o imobilizare necorporala nu se caseaza (nu poate iesi din societate, din evidenta prin casare), in timp ce o imobilizare corporala poate fi scoate din unitate si prin casare, pe langa cedare.
 
De ce apare aceasta diferenta?
Casarea presupune efectuarea urmatoarelor operatiuni:
- dezmembrarea mijloacelor fixe
- obtinerea componentelor rezultate din dezmembrare
- valorificarea acestor componente, fie prin vanzare, fie prin utilizarea aceastora in prosul de productie sau in activitatea societatii
- sau valorificarea ca materiale nerecuperabile.
Orice alte operatiuni efectuate pentru scoaterea din evidenta a unor imobilizari corporale, care nu respecta aceste operatiuni, nu reprezinta casare.

Elementele operatiunii de casare sunt prevazute atat in Legea nr. 15 / 1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale - republicata, cu modificarile si completarile ulterioare -, mai exact la punctul 23 din normele metodologice din 1997 dat in aplicarea art. 23 din legea nr. 15, cat si in codul fiscal, la punctul 29 alin. (1) si (2) din normele de aplicare a art. 28 din codul fiscal.
 
Asadar, o imobilizare necorporala - cum este cazul unei licente soft - nu se caseaza, neputand fi dezmembrata si neputandu-se obtine componente din dezmembrarea sa, aceasta fiind scoasa din evidenta ca urmare a faptului ca nu mai produce beneficii economice viitoare, dupa cum este prevazut la punctul 188 din reglementari, ale carui prevederi le-am prezentat mai sus.
 
Beneficiile economice viitoare care se asteapta a fi realizate ca urmare a utilizarii unei imobilizari necorporale sunt definite la punctul 152 din reglementarile contabile:

"152. Beneficiile economice viitoare generate de o imobilizare necorporala pot include venituri din vanzarea produselor sau serviciilor, economii de costuri ori alte beneficii rezultate din utilizarea activului de catre entitate....".
 
Deci, dvs doriti sa scoateti licenta din evidenta, deoarece nu se mai asteapta obtinerea unor beneficii ca urmare a utilizarii sale (fiind depasita moral, nu se mai poate utiliza in activitatea societatii pentru a se realiza venituri, dimpotriva, este posibil ca utilizarea sa in continuare sa conduca la o crestere a unor costuri cu reactualizarea ei, cu faptul ca, poate, trebuie platit un tarif in continuare furnizorului sau etc).
 
La scoaterea din evidenta a unei imobilizari necorporale, potrivit punctului 189 alin. (1) din reglementarile contabile, se evidentiaza distinct cheltuielile reprezentand valoarea neamortizata a acesteia.
 
Din punctul  de vedere al documentelor, pentru scoaterea din evidenta a licentei, se procedeaza astfel:

- se intocmeste decizia administratorului (conducatorului) societatii, prin care se desemneaza o comisie, ale carei atributiuni sunt inventarierea si identificarea licentelor care nu se mai pot utiliza, in vederea scoaterii din evidenta, perioada in care se va desfasura aceasta miniinventariere, data pana la care comisia intocmeste procesul verbal de inventariere;
- comisia efectueaza inventarierea licentelor, intocmind lista de inventariere pentru cele care trebuie scoase din evidenta, denumita Lista de inventariere propuse a fi scoase din evidenta.

In aceasta lista, comisia inscrie denumirea fiecarei licente, numarul de indevntar (ID-ul), unitatea de masura, cantitatea scriptica si faptica (va fi inscrisa aceeasi cantitate in ambele rubrici), valoarea unitara (per bucata), valoarea totala, motivul privind scoaterea din evidenta, intre care: expirare termen, vanzare calculator pe care a fost instalata, inlocuire cu alt soft, uzura morala etc, precum si starea din contabilitate amortizata / neamortizata, numele, prenumele si semnaturile membrilor comisiei;
- comisia va intocmi procesul verbal de inventariere, care trebuie sa contina elementele prevazute la punctul 42 din Normele din 09 octombrie 2009 privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aprobate prin Ordinul 2861/2009, cum ar fi:

-    data intocmirii,
-    numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere,
-    numarul si data deciziei de numire a comisiei
-    de inventariere, gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate,
-    data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere,
-    rezultatele inventarierii (cu ocazia inventarierii, comisia a depistat licente de caluator expirate, care nu se mai pot utiliza ca urmare a vanzarii calculatoarelor pe care au fost instalate sau ca urmare a faptului ca softul utilizat a fost inlocuit cu unul mai performant)
-    concluziile si propunerile comisiei cu privire la scoaterea din evidenta a imobilizarilor necorporale (comisia propune scoaterea din evidenta a licentelor inlocuite, deoarece nu se mai pot utiliza, fiind, pana la urma, uzate moral, chiar daca sunt neamortizate din punct de vedere contabil, deoarece nu mai aduc nici un fel de beneficii societatii)
-    semnaturile membrilor comisiei.

 
Procesul verbal se inmaneaza conducatorului unitatii, care, in termen de 7 zile lucratoare, impreuna cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, emite decizia asupra solutionarii propunerilor facute de catre comisie (aproba procesul verbal de inventariere si, implicit, apro ba scoaterea din evidenta a licentelor).

Odata aprobat procesul verbal de inventariere - in care se reflecta faptul ca licentele respective trebuie scoase din evidenta si inscrise in listele de inventar anexate - se trece la intocmirea celorlate documente.
 
- comisia de inventariere intocmeste procesul verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe / de declasare a unor bunuri materiale (cod 14-2-3/aA) in 2 exemplare - prevazut in OMFP 2634/2015 privind documentele financiar contabile. In acest document se inscriu, la capitoul I, concluziile comisiei, respectiv scoaterea din evidenta si din uz a licentelor, deoarece nu se mai utilizeaza, ca urmare a schimbarii softului, conform procesului verbal de inventariere. La capitolul II se mentioneaza licentele ce trebuie scoase din evidenta, completandu-se datele din tabelas. Capitolul III nu se completeaza. procesul verbal se semneaza de catre comisia de inventariere.
 
- un exemplar din procesul verbal de scoatere din functiune, impreuna cu o copie a procesului verbal de inventariere si a listelor de inventariere se inmaneaza contabilitatii, pentru a se opera scoaterea din evidenta a licentelor.
 
Inregistrarea contabila privind scoaterea din evidenta a licentelor care nu sunt amortizate complet este urmatoarea:
280x = 20x  cu valoarea amortizata a licentei
6583 = 20x  cu valoarea ramasa neamortizata a licentei.
 
Nota: baza legala: functiunea conturilor din grupa 20x din reglementarile contabile.
 
Din punct de vedere fiscal, avem urmatoarele prevederi in Codul fiscal.
 
In ceea ce priveste impozitul pe profit, se aplica regula generala privind deductibilitatea unei cheltuieli, prevazute la art. 25 alin. (1), si anume "sunt considerat cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice".

In cuoprinsul alineatelor (2) - (4) nu regasim niciunde vreun motiv ca valoarea ramasa de amrotizat a licentei scoase din evidenta, si evidentiata in contul 6583, sa fie deductibila, deoarece scoaterea din evidenta nu se poate considera ca fiind aferenta vreunei activitati economice, generatoare, mai apoi, de venituri impozabile.

La art. 28 din codul fiscal
- dedicat amortizarii fiscale - valoarea ramasa a imobilizarilor necorporale scoase din evidenta nu este tratatata ca fiind deductibila.

Asadar, cheltuiala ce reprezinta valoarea ramasa de amrotizat este nedeductibila la calulul impozitului pe profit.
 
In ceea ce priveste TVA dedusa la achizitie, la art. 304 alin. (1) lit. c) din Codul fiscal se mentioneaza:

"(1) In conditiile in care regulile privind livrarea catre sine sau prestarea catre sine nu se aplica, deducerea initiala se ajusteaza in urmatoarele cazuri:

c) persoana impozabila isi pierde sau castiga dreptul de deducere a taxei pentru bunurile mobile nelivrate si serviciile neutilizate."
 
In norme, la punctul 78 se arata:
"(1) In situatia in care intervin situatiile prevazute la art. 304 alin. (1) din Codul fiscal, se ajusteaza taxa pe valoarea adaugata deductibila aferenta serviciilor neutilizate, bunurilor de natura stocurilor, activelor corporale fixe in curs de executie.

(2) In sensul alin. (1), prin servicii neutilizate se intelege imobilizarile necorporale care nu sunt complet amortizate la momentul la care intervine obligatia sau dreptul de ajustare a taxei."
 
Din aceste texte de lege, se retine ca trebuie efctuata o ajustare in favoarea statului de TVA dedusa la achizitie, pentru licenta scoasa din evidenta si neamortizata integral.

Ajustarea de TVA se face prin aplicarea procentului de TVA in vigoare la data achizitiei asupra valorii ramase neamortizate (prin aplicarea procentului de 24% asupra sumei din contul 6583), conform punctului 78 alin. (13) din normele de aplicare a art. 304 din codul fiscal.
 
Inregistrarea in contabilitate a ajustarii de TVA in favoarea statului se realizeaea astfel:
635 / analitic TVA ajustat = 4426.
 
Cheltuiala inregistrata in contul 635 este nedeductibila la calculul impozitului pe profit, nefiind aferenta unor activitati economice.

 

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Otilia-Mihaela Roman - Expert contabil si Consultant fiscal