Studiu de caz: Reglementarile legale care privesc intocmirea documentelor financiar-contabile

Valabil la 15.08.2011

Cum se poate proceda in cazul in care, in cadrul unei societati comerciale relativ mici, administratorul indeplineste atat functia de gestionar, cat si pe cea de vanzator? Aceste situatii sunt destul de des intalnite astfel ca procedurile aferente acestor cazuri sunt cat se poate de importante si utile. Poate administratorul unei astfel de societati sa intocmeasca toate documentele primare sau incalca acesta legea?

Trebuie amintit ca documentele financiar-contabile se intocmesc in conformitate cu Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile si Normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, cuprinse in anexele 1 si 2 la OMEF 3512/2008.
 
Potrivit  Normelor metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, consemneaza operatiunile economico-financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in contabilitate (jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz).
Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
   - denumirea documentului;
   - denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
   - numarul documentului si data intocmirii acestuia;
   - mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
   - continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
   - datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
   - numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
   - alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.
Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.
 
In vederea indeplinirii mandatului, administratorul va intocmi documentele justificative pentru operatiunile economico- financiare desfasurate.
Documentele financiar contabile se vor intocmi in conformitate cu normele mai sus citate si alte prevederilor legale, dupa caz.