ContaUtil: Sfatul specialistului privind amortizarea investitiei

expert contabil Anca Ivanov

Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica, efectuate cu investitiile pentru dotari noi si alte utilitati necesare desfasurarii acestei activitati sunt amortizabile pe o perioada de 5 ani de la prima inregistrare ca utilizator de factura in forma electronica.

Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica privind investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate in activitatea de facturare electronica sunt amortizabile pe o perioada de 3 ani, incepand cu data initierii investitiei, probata cu hotararea administratorului, respectiv a consiliului de administratie al persoanei care initiaza cheltuiala, iar in cazul persoanelor fizice, prin declaratie pe propria raspundere.

Clarificari aduse de O.G. nr. 15/2012 si H.G. nr. 1.071/2012 referitoare la factura electronica ce vor intra in vigoare de la 1 ianuarie 2013:

- pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile; formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip «xml», «pdf»;

- facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice;

- facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau al unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice;
- utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar;
- acceptarea de catre client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice.

Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii;

- in situatia in care pachete care contin mai multe facturi emise prin mijloace electronice sunt transmise sau puse la dispozitia aceluiasi destinatar, informatiile care sunt comune facturilor individuale pot fi mentionate o singura data, cu conditia ca acestea sa fie accesibile pentru fiecare factura;

- stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice;

- facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise sau puse la dispozitie. In cazul facturilor stocate prin mijloace electronice, persoanele impozabile vor stoca prin mijloace electronice si datele ce garanteaza autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor;

- in scopuri de control, in cazul stocarii prin mijloace electronice a facturilor emise sau primite in alt stat, garantand accesul online la date, persoana impozabila stabilita in Romania are obligatia de a permite organelor fiscale competente din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea respectivelor facturi.

De asemenea, persoana impozabila nestabilita in Romania care stocheaza prin mijloace electronice facturi emise sau primite pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii impozabile in Romania are obligatia de a permite organelor fiscale din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea respectivelor facturi, indiferent de statul in care se afla locul de stocare pentru care a optat.