ContaUtil: Corectarea documentelor justificative si a inregistrarilor contabile

In ce priveste corectarea documentelor justificative, precizam ca in cadrul acestora si in cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.

Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad anumite restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv (nu se detaseaza cu exceptia ordinului de deplasare- delegatie), pe baza caruia se primeste sau se restituie diferenta dintre cheltuielile efective de deplasare si avansul acordat.

La corectarea documentului  justificativ in care se consemneaza operatiuni de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului.

In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau baza de date a unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea unitatii.

Daca prelucrarea documentelor justificative se face de catre un tert (persoana fizica sau juridica), in relatiile dintre terti si unitatile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunzatoare a inregistrarilor in contabilitate sa se respecte urmatoarele reguli:

>>    documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre unitatile beneficiare, acestea raspunzand  de calitatea datelor inscrise in documentele respective;
>>    documentele  contabile intocmite de terti pe baza documentelor justificative trebuie predate unitatilor beneficiare la termenele stabilite de comun acord, tertii raspund de corectitudinea prelucrarii datelor.

In vederea inregistrarii in jurnale, fise si in celelalte documente contabile a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative, potrivit formularelor de inregistrare in contabilitate utilizate de unitati, se poate face contarea documentelor justificative, indicandu-se simbolurile conturilor sintetice si analitice debitoare si creditoare in conformitate cu planul de conturi general aplicabil.

Inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si perioada.

In cazul operatiunilor contabile pentru care nu se intocmesc documente justificative, inregistrarile in contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul, dupa caz.

In cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar in nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine al operatiunii care face obiectul stornarii.

Corectarea inregistrarilor facute in contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate intocmite cu acest scop. inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate.

Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizandu-se sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.

Numarul de exemplare a formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevazut in normele metodologice, in conditiile in care procedurile proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii impun acest lucru.

In situatia in care activitatea de intocmire a documentelor justificative si financiar-contabile este incredintata in baza unui contract de prestari servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de intocmire si utilizare a formularelor respective se adapteaza in mod corespunzator, fiind obligatoriu sa se prevada in contract clauze referitoare la intocmirea si utilizarea formularelor in aceste conditii.

Se pot stabili norme proprii de intocmire si utilizare a formularelor financiar-contabile, cu conditia ca acestea sa nu contravina reglementarilor legale in vigoare.
Neintocmirea, intocmirea eronata si/sau utilizarea documentelor justificative si financiar-contabile, conform prevederilor normelor metodologice, se sanctioneaza potrivit dispozitiilor legale.

Persoanele prevazute in art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor emite prevederi proprii de numerotare a formularelor financiar-contabile, dupa cum urmeaza:

- persoanele  care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;
- fiecare formular  va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secventiala, stabilita de societate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
- societatile  vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere si serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.