ContaUtil: Emiterea documentelor in forma electronica in 2013

Emiterea documentelor in forma electronica - adica operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a documentelor in forma electronica - se face in scopul arhivarii lor in forma electronica, indiferent daca transmiterea se face in forma electronica sau pe suport hartie.

La arhivarea documentelor in format electronic se va tine cont de prevederile punctului 76 din Normele de aplicare ale art. 155 alin. (8) lit. e) din Codul fiscal, care reglementeaza: "facturile emise si primite se pot stoca prin orice metode si in orice loc in urmatoarele conditii:
a) locul de stocare sa se afle pe teritoriul Romaniei, cu exceptia facturilor transmise si primite prin mijloace electronice, care se pot stoca in orice loc daca, pe perioada stocarii:
1. se garanteaza accesul on-line la datele respective;
2. se garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor, precum si faptul ca acestea sunt lizibile;
3. datele care garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor sunt de asemenea stocate;
b) facturile sau continutul facturilor transmise si primite, in cazul stocarii prin mijloace electronice, sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru."

Emiterea facturilor, chitantelor si bonurilor fiscale de catre o persoana fizica sau juridica se face, la alegerea exclusiva a emitentului, in forma electronica sau pe suport hartie. Daca se alege forma electronica, emitentul raspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea si integritatea continutului. Emitentul poate opta pentru schimbarea modalitatii de emitere, cu notificarea Ministerului Finantelor Publice.

Factura in forma electronica este definita ca fiind documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

Marca temporala este, conform Legii nr. 451/2004, o colectie de date in forma electronica, atasata in mod unic unui document electronic, ea certificand faptul ca anumite date in forma electronica au fost prezentate la un moment de timp determinat furnizorului de servicii de marcare temporala.

Factura in forma electronica respecta continutul stabilit de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii.

Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice.

Transmiterea facturilor emise in forma electronica se face in una dintre urmatoarele doua modalitati:

- prin mijloace electronice, in conditiile prevazute de Codul fiscal la art. 155;
- pe suport hartie.

La punctul 73 din Normele de aplicare a art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal referitoare la transmiterea facturii prin mijloace electronice se precizeaza ca se pot transmite facturi prin mijloace electronice in urmatoarele conditii:

"a) pentru operatiuni efectuate in Romania, inclusiv pentru livrari intracomunitare:

1. partile sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;
2. sa se garanteze autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin:

(i) semnatura electronica, conform prevederilor Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica; sau
(ii) schimbul electronic de date EDI definit la art. 2 din Recomandarile Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 referitor la aspectele legale ale schimbului electronic de date; sau
(iii) alte modalitati de garantare a autenticitatii sursei si integritatii continutului facturii decat cele prevazute la pct. (i) si (ii);

3. sa existe un document centralizator pe suport hartie, cu evidenta tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna calendaristica de o persoana impozabila inregistrata conform art. 153 din Codul fiscal sau a tuturor facturilor astfel primite intr-o luna calendaristica de orice persoana obligata la plata taxei, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este inregistrat conform art. 153 din Codul fiscal;

b) pentru achizitiile intracomunitare efectuate in Romania:

1. partile sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;
2. sa existe un document pe suport hartie cu evidenta tuturor facturilor primite prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna calendaristica de orice persoana impozabila sau persoana juridica neimpozabila inregistrata conform art. 1531 din Codul fiscal.

In sensul alin. (1) lit. b), conditiile pentru facturarea prin mijloace electronice sunt stabilite de tara in care au loc livrarile intracomunitare."