Evita amenzile in caz de control. Documentele care nu pot lipsi!

Va prezentam mai jos ce documente nu pot lipsi in cazul unui control efectuat la o unitate din sistemul Horeca, in conditiile in care gestiunea se tine cantitativ-valoric.

Astfel, potrivit prevederilor din din Norme metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin OMEF 3512/2008 , metoda cantitativ-valorica pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar in depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, marfuri, animale si ambalaje consta in tinerea evidentei cantitative pe feluri de stocuri in cadrul fiecarei gestiuni, iar in contabilitate a celei cantitativ-valorice.

Conturile sintetice care reflecta stocurile de valori materiale se desfasoara in analitic pe gestiuni. Verificarea exactitatii inregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si din contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic dintre cantitatile operate in fisele de magazie si cele din fisele de cont analitic din contabilitate.
 
In metoda cantitativ-valorica se pot folosi urmatoarele formulare:
 - Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);
 - Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a);
 - Balanta analitica a stocurilor (cod 14-6-30/c).
 
Evidenta cantitativa a materialelor se tine la gestiune cu ajutorul fiselor de magazie, care se tin in ordinea fiselor de cont analitic din contabilitate. In fisele de magazie, inregistrarile se fac zilnic, de catre gestionar sau de catre persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor. Dupa inregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baza de borderou. In contabilitate, documentele se inregistreaza in fisele de cont analitic pentru valori materiale si se stabilesc stocurile si soldurile, dupa ce in prealabil s-a verificat modul de emitere si completare a documentelor privind miscarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorasi documente, se intocmesc situatiile centralizatoare privind intrarile si iesirile de materiale, pentru inregistrare in contabilitatea sintetica.
 
Controlul inregistrarilor din conturile sintetice si cele analitice ale stocurilor se asigura cu ajutorul balantei de verificare analitice, intocmita separat pentru fiecare cont de stoc.
 
In vederea intocmirii balantei de verificare este necesar sa se efectueze controlul asupra concordantei stocurilor scriptice din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale.
 
Recomandarea este sa aveti analitice pentru cele doua gestiuni, bar si bucatarie.

Pentru materii prime, respectiv marfuri, la receptie se va intocmi NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE.
 
Pentru materiile prime consumate se va intocmi bon de consum.Consumul se va efectua in baza retetarelor. Fisele de magazie vor fi completate cu intrari in baza NIR si iesiri in baza bonurilor de consum. In concluzie, utilizarea metodei cantitativ- valorice implica folosirea urmatoarelor documente: NIR, fisa de magazie, bon de consum, fisa de cont pentru operatiuni diverse, balanta analitica a stocurilor.