Tratament contabil si fiscal al conturilor de cheltuieli. Cum procedam pentru consumabile?

Vom stabili mai jos care sunt diferentele intre conturile 601, 3028 si 6588, urmarind sa stabilim in ce conditii cheltuielile pentru unele consumabile sau alte tipuri de cheltuieli inregistrate in aceste conturi.

Solutia consultantului:

Planul de conturi general si functiunea conturilor sint prevazute in Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009.

Contul 601 reprezinta "Cheltuieli cu materiile prime" si se utilizeaza numai in activitatea de productie (nu in comert sau servicii), fiind contul in care se inregistreaza cheltuielile cu materiile prime necesare producerii unui bun.

Contul 3028 face parte din grupa materialelor consumabile (302) si reprezinta "Alte materiale consumabile". Acest cont se utilizeaza in toate domeniile de activitate (productie, comert, servicii etc), in functie de nevoile fiecarei societati de a-si stabili evidenta stocurilor,  si colecteaza diverse materiale consumabile intrate in societate care necesita stocare in cadrul unitatii, avind ca document de inregistrare factura si NIR-ul, intocmit in conformitate cu OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Exemplu:

- pentru activitatea de productie - in acest cont se inregistreaza diverse materiale consumabile, dar care se stocheaza in unitate, necesare productiei (ex: pentru productia de cozonaci, se inregsitreaza zaharul vanilat), dar si materiale necesare sectorului administrativ sau de mentenanata (ex: cuie, suruburi necesare diverselor reparatii la hala de productie; rechizitie si tipizate de birou etc);
- pentru activitatea de comert - in acest cont se inregistreaza numai materialele necesare societatii pentru activitatea administrativa sau de reparatii (ex: materialele necesare diverselor reparatii curente: cuie, suruburi, dibluri, banda adeziva; materiale de birou: hirtie, capse, folii de plastic, pixuri, documente tipizate etc - in masura in care acestea se stocheaza -; materiale de curatenie: CIF, spray Raid, spray mobila etc - cu aceeasi mentiune de stocare - si altele);
- pentru activitatea de servicii - se utilizeaza similar ca in activitatea de comert.
 
Inregistrarile contabile sint, pentru toate categoriile de activitati:

- pe baza facturii si a NIR-ului se inregistreaza intrarea materialelor in contabilitate si gestiune, pe tipuri de destinatie: materiale auxiliare productiei, reparatii, rechizite si birotica etc:
3028 = 401
4426 = 401
- scoaterea din gestine si din evidneta contabila, odata cu darea in consum a materialelor, se face pe baza de bon de consum, in contrapartida cu contul de cheltuiala similar:
6028 = 3028.
 
Avind in vedere faptul ca precizati codul caen al societatii dvs de 4690 (comert) facem urmatoarea remarca:
- daca produsele la care faceti referire in intrebare (spray Raid, CIF, banda adeziva, stick) sint bunuri pe care dvs le comercializati, deci sint marfa pentru firma - le cumparati in vederea revinzarii - atunci acestea vor fi inregistrate in contabilitatea dvs ca marfa, pe baza de factura si NIR:
371 = 401
4426 = 401

- totusi, este posibil ca pentru firma dvs aceste produse, chiar daca sint marfa, sa reprezinte si materiale de curatenie (este normal). Atunci, daca scopul lor este de materiale intretinere si curatenie, nu se vor inregistra ca marfa, ci ca materiale consumabile, fie direct din factura furnizorului (daca se cunoaste destinatia inca de la achizitie), fie din contul de marfa:
3028 = 401
4426 = 401
sau 3028 = 371 - pe baza unui bon de transfer din gestiunea de marfa in gestiunea de materiale.
- consumul acestora se face pe baza unui bon de consum:

6028 = 3028 - cu cantitatea de materiale consumate la pretul de inregistrare.

Stick-ul la care faceti referire este acel dispoztiv de stocare date? Daca da, atunci inregistrarea acestuia ar fi in contul de obiecte de inventar (cont 303) si nu in contul 3028.

Darea in consum se va face tot pe baza bonului de consum, dar in contrapartida cu cheltuiala privind obiectele de inventar:
603 = 303.
 
In ceea ce priveste contul 6588, acesta este un cont care se uziteaza in cazuri rare, fiind denumit "Alte cheltuieli de exploatare".

Cazurile cele mai dese in care se foloseste acest cont sint acelea de scoatere din evidenta, prin prescriere, diverse creante neincasate de societate:

6588 = 461 / 411.

Aceasta utilizare este prevazuta la functiunea contului 658 din Reglemenatrile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009,  ultima liniuta.
 
In ceea ce priveste tratamentul fiscal al conturilor mentionate in intrebare, acesta se aplica in functie de utilizarea sumelor inregistrate in conturile de cheltuieli in scopul obtinerii de venituri impozabile, asa cum este prevazut la art. 21 alin. (1) din codul fiscal.

Tratamentul fiscal al oricarui cont de cheltuiala se face doar analizind aspectul economic pe care il reprezinta, scopul pentru care a fost efectuata si nu depinde de "numarul" contului.

In codul fiscal, la art. 21, sint prevazute trei tipuri de cheltuieli, din punct de vedere fiscal: deductibile (alin. (1) si (2)), deductibile limitat (alin. (3)) si nedeductibile (alin. (4)).

Asadar, daca sumele inregistrate in contul 6028 potrivit explicatiilor prezentate mai sus pentru speta dvs sint efectuate in scopuri economice, pentru obtinerea de venituri impozabile, bineinteles in sume rezonabile, atunci cheltuiala este deductibila.

In ceea ce priveste contul 6588, trebuie analizat continutul acestuia, ce anume ati inregistrat in acest cont si daca sumele respective respecta conditiile de deductibilitate prevazute in mod imperativ la art. 21 alin. (1) din codul fiscal.

In cazul in care sumele inregistrate in acest cont nu se regasesc intre cheltuielile deductibile enumerate la alin. (2) al art. 21, se vor analiza alin. (3) si (4), in functie de continutul contului.
 
Baza legala:
- OMFP 3512/ 2008 privind documentele financiar-contabile.