Studiu de caz: Inregistrarile in contabilitate in cazul refacturarii cheltuielilor de subinchiriere

Valabil la 25.08.2011

Se prezinta situatia in care o societate subinchiriaza unei alte societati. Prin contract a fost stabilit ca refacturarea chiriei si a utilitatilor sa se faca la aceeasi valoare. Care vor fi inregistrarile contabile pentru refacturarea cheltuielilor cu chiria si utilitatile? De asemenea, trebuie notat faptul ca societatea care inchiriaza initial emite factura de chirie si de utilitati catre a doua societate care, la randul ei, emite factura catre societatea careia ii subinchiriaza spatiul.

Data fiind situatia, ar trebui observata modalitatea in care poate fi aplicata prevederea de la pct. 253 alin. (2) din OMFP 3055/2009, privind contabilitatea, pentru platile in numele unui tert, cu inregistrarea sumelor in conturi de debitori si creditori, avand in vedere prevederea normativa de mai jos: "Sumele colectate de o entitate in numele unor terte parti, inclusiv in cazul contractelor de agent, comision sau mandat comercial incheiate potrivit legii, nu reprezinta venit din activitatea curenta, chiar daca din punct de vedere al TVA persoanele care actioneaza in nume propriu sunt considerate cumparatori revanzatori. In aceasta situatie, veniturile din activitatea curenta sunt reprezentate de comisioanele cuvenite."
 
Reiese astfel din dispozitia amintita ca factura initiala cu utilitatile si chiria ar fi fost emisa direct catre persoana ce a subinchiriat, iar plata s-ar fi facut in contul firmei, sumele colectate, urmand ca aceasta sa achite mai departe suma proprietarului, caz in care se preteaza conturile de terti (debitori si creditori) si nu sunt afectate conturile de cheltuieli si venituri.
 
Insa in cazul in care factura de chirie este emisa pe numele societatii care subinchiriaza si care refactureaza mai departe catre noul chirias, se considera ca sumele se vor regasi in veniturile si cheltuielile perioadei,  astfel ca inregistrarea se va face utilizand simbolurile aferente fiecarei cheltuieli refacturate, dupa natura acesteia.
 
Exemplu:
Inregistrari contabile:
612 "Cheltuieli cu chirii " = 401 "Furnizori"
605 "Cheltuilei cu energia si apa" = 401 "Furnizori"
611 "Chletuieli cu reparatii " = 401 "Furnizori"
 
Din punctul de vedere al TVA, se considera ca se aplica structura de comisionar, cu facturare "in oglinda" conform celor 6 exemple de refacturare, redate de legiuitor, adoptate de normele metodologice pentru art. 137 alin. (3) lit. e) din Codul fiscal.
 
In principiu se va deduce TVA de pe factura initiala de achizitii si va fi colectat TVA la refacturare catre cel ce a efectuat sub inchirierea. De la caz la caz se va analiza si daca locul prestarii serviciului refacturat nu este in Romania si nu se impune facturarae cu TVA, avand in vedere prevederile de la art. 133 din Codul fiscal.