Registre contabile impuse de Legea nr. 31

Sectiunea a VI-a „Despre registrele societatii si despre situatiile financiare anuale” a Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, cu modificarile si completarile ulterioare, republicata, prevede urmatoarele categorii de registre pe care o societate comerciala pe actiuni (S.A.) este obligata sa le intocmeasca:

a) un registru al actionarilor care sa arate, dupa caz, numele si prenumele, codul numeric personal, denumirea, domiciliul sau sediul actionarilor cu actiuni nominative, precum si varsamintele facute in contul actiunilor.
Evidenta actiunilor tranzactionate pe o piata reglementata/sistem alternativ de tranzactionare se realizeaza cu respectarea legislatiei specifice pietei de capital;
b) un registru al sedintelor si deliberarilor adunarilor generale;
c) un registru al sedintei si deliberarilor consiliului de administratie, respectiv ale directoratului si consiliului de supraveghere;
d) un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori si, dupa caz, de auditori interni, in exercitarea mandatului lor;
e) un registru al obligatiunilor, care sa arate totalul obligatiunilor emise si al celor rambursate, precum si numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul titularilor, cand ele sunt nominative. Evidenta obligatiunilor emise in forma dematerializata si tranzactionate pe o piata reglementata sau printr-un sistem alternativ de tranzactionare va fi tinuta conform legislatiei specifice pietei de capital;
f) orice alte registre prevazute de acte normative speciale.

Registrele prevazute la literele a), b) si f) vor fi tinute prin grija consiliului de administratie, respectiv a directoratului, cel prevazut la lit. c) prin grija organului in cauza, iar cel prevazut la lit. e) prin grija cenzorilor sau, dupa caz, a auditorilor interni; registrele prevazute la lit. g) vor fi tinute in conditiile prevazute de actele normative respective.

Administratorii, respectiv membrii directoratului, sau, dupa caz, entitatile care tin evidenta actionariatului conform prevederilor legale au obligatia sa puna la dispozitia actionarilor si a oricaror alti solicitanti informatii privind structura actionariatului respectivei societati si sa le elibereze, la cerere, pe cheltuiala lor, certificate privind aceste date.

De asemenea, sunt obligati sa puna la dispozitia actionarilor si a detinatorilor de obligatiuni, in aceleasi conditii, registrele prevazute la lit. b) si f).

Registrul actionarilor si registrul obligatiunilor se pot tine manual sau in sistem computerizat.

Societatea comerciala poate contracta cu o societate de registru independent privat tinerea registrului actionarilor in sistem computerizat si efectuarea inregistrarilor si a altor operatiuni legate de acest registru.

Dispozitiile alineatului precedent sunt aplicabile, in mod corespunzator, si in ceea ce priveste registrul obligatiunilor.

Ţinerea registrului actionarilor si/sau a registrului obligatiunilor de catre o societate de registru independent autorizat este obligatorie in cazurile prevazute de lege.

In cazul in care registrul actionarilor este tinut de catre o societate de registru independent autorizata, este obligatorie mentionarea in registrul comertului a firmei si a sediului acesteia, precum si a oricaror modificari intervenite cu privire la aceste elemente de identificare.

De asemenea, conform art. 198 din Legea nr. 31/1990, societatile comerciale cu raspundere limitata (S.R.L.) sunt obligate la intocmirea prin grija administratorilor a unui registru al asociatilor, in care se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea.

Administratorii raspund personal si solidar pentru orice dauna pricinuita prin nerespectarea prevederilor sus-mentionate.

Acest registru poate fi cercetat de asociati si creditori.