Fazele efectuarii cheltuielilor in institutiile publice

Pentru a fi angajate si efectuate, cheltuielile bugetare trebuie sa aiba la baza un act normativ. Pentru efectuarea cheltuielilor, institutiile publice prezinta unitatilor de trezorerie si contabilitate publica la care au deschise conturile, bugetul de venituri si cheltuieli aprobat si repartizat pe trimestre.

Legile bugetare anuale cuprind creditele bugetare pentru fiecare exercitiu bugetar, precum si structura economica a acestora. Sumele aprobate prin buget la partea de cheltuieli, in cadrul carora se angajeaza, se ordonanteaza si se efectueaza plati, reprezinta limite maxime care nu pot fi depasite.

Pentru efectuarea propri-zisa a cheltuielilor trebuie parcurse mai multe faze, si anume: angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata. Angajarea este prima faza a executiei bugetare - in care se urmareste ca sumele prevazute in buget pe partea de cheltuieli sa nu fie depasite.

Angajarea cheltuielilor se face pe tot parcursul exercitiului bugetar, astfel incat sa existe certitudinea ca bunurile si serviciile care fac obiectul angajamentului vor fi livrate, respectiv prestate, si se vor plati in exercitiul bugetar respectiv.

Angajarea cheltuielilor imbraca doua forme, si anume:

1. Angajamentul bugetar - care reprezinta actul prin care o autoritate competenta afecteaza fonduri publice unei destinatii, in limita creditelor bugetare aprobate. Tot angajament bugetar este si actul administrativ prin care rezerva creditul bugetar pentru plata unei obligatii ce rezulta din executia ulterioara a angajamentului legal. Angajamentul bugetar precede angajamentului legal.

In aceasta faza se intocmeste documentul "Angajamentul bugetar global/individual". Angajamentele bugetare pot fi:
- angajamente bugetare individuale, care reprezinta un angajament specific unei anumite operatiuni noi care urmeaza a se efectua;
- angajamente bugetare globale, care reprezinta angajamente bugetare aferente angajamentelor legale provizorii, referitoare la cheltuielile curente de functionare, de natura administrativa, cum ar fi:
- cheltuieli de deplasare;
- cheltuieli de protocol;
- cheltuieli de intretinere si gospodarire;
- cheltuieli cu asigurarile;
- cheltuieli cu chiriile;
- cheltuieli cu abonamente la reviste, buletine lunare.

2. Angajamentul legal - care este o faza in cadrul executiei bugetare care se refera la actele juridice din care rezulta sau ar putea rezulta o obligatie pe seama fondurilor publice sau actul juridic prin care se creeaza sau se constata obligatii de plata pe seama fondurilor publice.

Pentru a documenta aceasta faza se intocmeste documentul "Angajamentele legale". Pentru actiuni ce se desfasoara pe mai multe exercitii bugetare, in buget se inscriu separat creditele de angajament si creditele bugetare.

Ordonatorii de credite vor incheia angajamente legale in limita creditelor de angajament aprobate pentru exercitiul bugetar respectiv. Creditele bugetare neangajate si cele angajate, dar neutilizate pana la sfarsitul exercitiului bugetar se anuleaza. Cheltuielile angajate, dar neplatite se vor raporta in contul bugetului pe anul urmator si se vor plati din credite bugetare stabilite in acest scop.

Lichidarea cheltuielilor este faza in procesul executiei bugetare in care se verifica existenta angajamentelor si realitatea sumei datorate. Se verifica conditiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative ce stau la baza operatiei respective.

Verificarea existentei obligatiei de plata vizeaza:

- pe de-o parte, verificarea documentelor justificative ce au stat la efectuarea operatiei si
- pe de alta parte, verificarea realitatii operatiei, adica daca bunurile au fost livrate, lucrarile executate si serviciile prestate sau, dupa caz, verificarea existentei unui titlu care sa justifice plata.

Cele doua faze de mai sus - angajarea si lichidarea - se efectueaza numai cu acordarea vizei de control financiar preventiv propriu.

Ordonantarea cheltuielilor este faza executiei bugetare prin care se confirma ca operatia a avut loc si plata poate fi realizata. Documentul pe baza caruia se realizeaza faza de ordonantare este "Ordonantarea de plata".

Primele trei faze - angajarea, lichidarea, ordonantarea - sunt de competenta ordonatorului de credite si se efectueaza pe baza avizelor date de compartimentele de specialitate ale institutiei publice. Plata cheltuielilor este faza din cadrul executiei bugetare in care institutia publica isi achita efectiv obligatiile fata de terti.

Pentru exemplificare, prezentam circuitul documentelor privind plata cheltuielilor in schema de mai jos.

In cadrul exercitiului bugetar pot aparea venituri neincasate sau cheltuieli neplatite pana la 31 decembrie. Acestea se vor incasa sau se vor plati in anul urmator, iar creditelcreditele bugetare neutilizate pana la inchiderea exercitiului bugetar se anuleaza de drept.