Modificare sediu social - Registrul Comertului

Analizam astazi cazul unei persoane juridice romane cu sediul social la etajul 1 intr-un spatiu inchiriat - o cladire de birouri formata din 2 etaje. Pe certificatul de inregistrare la ORC este specificat la sediul social "str...etaj 1 corp A si B". In cazul in care societatea mai inchiriaza un birou de la etajul 2, vom stabili daca trebuie modificat certificatul de inregistrare la ORC, mentionandu-se astfel si acest birou.

Solutia consultantului:

Avand in vedere ca societatea are deja un sediu social/domiciliu fiscal stabil, nu este obligatoriu ca pe certificatul  de inregistrare fiscala sa fie trecute toate spatiile pe care firma le detine in patrimoniu. Obligativitatea inregistrarii la Oficiul Registrului Comertului a noului spatiu intervine numai daca se doreste stabilirea sediului social la ambele adrese sau in cazul in care se doreste declararea/infiintarea unui sediu secundar (punct de lucru) la noul birou(spatiu).

Conform prevederilor art. 31 din OG 92/2003 privind Codul de procedura fiscala , cu modificarile si completarile ulterioare, domiciliul fiscal este reglementat astfel:

(1) In cazul creantelor fiscale administrate de Ministerul Economiei si Finantelor prin Agentia Nationala de Administrare Fiscala, prin domiciliu fiscal se intelege:
c) pentru persoanele juridice, sediul social sau locul unde se exercita gestiunea administrativa si conducerea efectiva a afacerilor, in cazul in care acestea nu se realizeaza la sediul social declarat;
d) pentru asocierile si alte entitati fara personalitate juridica, sediul acestora sau locul unde se desfasoara efectiv activitatea principala.

(3) In situatia in care domiciliul fiscal nu se poate stabili potrivit alin. (1) lit. c) si d), domiciliul fiscal este locul in care se afla majoritatea activelor.
(3^1) Domiciliul fiscal definit potrivit alin. (1) ori (3) se inregistreaza la organul fiscal in toate cazurile in care acesta este diferit de domiciliul sau de sediul social prin depunerea unei cereri de modificare a domiciliului fiscal, insotita de acte doveditoare ale informatiilor cuprinse in aceasta.

Procedura prevazuta de Ordinul nr. 492/C-205 din 10 februarie 2012 pentru aprobarea Procedurii de solicitare si emitere, in format electronic, a adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social, se aplica societatilor comerciale care, potrivit prevederilor art. 17 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, au obligatia de a inregistra, la inmatriculare si la schimbarea sediului social, documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de a obtine certificatul pentru spatiul cu destinatie de sediu social.

Articolul 17, alineatele 3) si 4) din Legea 31/1990 privind societatile comerciale cu modificarile ulterioare, reglementeaza urmatoarele aspecte:

"(3) La inmatricularea societatii comerciale si la schimbarea sediului social se va prezenta la sediul oficiului registrului comertului:
a) documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social inregistrat la organul fiscal din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala in a carui circumscriptie se situeaza imobilul cu destinatie de sediu social;
b) un certificat emis de organul fiscal prevazut la lit. a), care certifica faptul ca pentru imobilul cu destinatie de sediu social nu a fost inregistrat un alt document ce atesta cedarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil, cu titlu oneros sau gratuit, ori existenta altor contracte prin care s-a cedat dreptul de folosinta asupra aceluiasi imobil, dupa caz;
c) in cazul in care din certificatul emis potrivit lit. b) rezulta ca sunt deja inregistrate la organul fiscal alte documente care atesta cedarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil cu destinatie de sediu social, o declaratie pe propria raspundere in forma autentica privind respectarea conditiilor referitoare la sediul social, prevazute la alin. (4).
(4) La acelasi sediu vor putea functiona mai multe societati numai daca imobilul, prin structura lui si suprafata sa utila, permite functionarea mai multor societati in incaperi diferite sau in spatii distinct partajate. Numarul societatilor comerciale ce functioneaza intr-un imobil nu poate depasi numarul de incaperi sau spatii distincte obtinute prin partajare."
    
In cazul in care se doreste stabilirea finala a sediului social la ambele birouri/spatii, se depune la ORC documentatia necesara pentru stabilirea finala a noului sediu social (care include si noul birou/spatiu), iar, ulterior, pentru declararea noului sediu social la organul fiscal competent, se aplica procedura de schimbare/modificare a sediului social in cazul comerciantilor al caror domiciliu fiscal coincide cu sediul social prevazuta de OMFP Nr. 419/2007 pentru aprobarea procedurii de schimbare a sediului social, precum si pentru aprobarea formularului "Decizie de inregistrare a sediului social si a domiciliului fiscal".

Astfel, "pentru modificarea domiciliului fiscal la noul sediu social, comerciantul depune la organul fiscal in a carui raza teritoriala este situat noul sediu social formularul 050 "Cerere de inregistrare a domiciliului fiscal al contribuabilului", aprobat prin OMFP 262/2007 pentru aprobarea formularelor de inregistrare fiscala a contribuabililor, insotit de documentele prevazute la pct. 31.2 sau 31.3, dupa caz, din Normele metodologice de aplicare a OG 92/2003 privind Codul de procedura fiscala , aprobate prin HG 1.050/2004." (OMFP Nr. 419/2007 pentru aprobarea procedurii de schimbare a sediului social si pentru aprobarea formularului "Decizie de inregistrare a sediului social si a domiciliului fiscal", Anexa 1).
    
In cazul in care se doreste infiintarea unui punct de lucru la noul birou/spatiu inchiriat, solicitarea de infiintare a unui sediu secundar (punct de lucru) se realizeaza la Oficiul Registrului Comertului prin completarea unei cereri. Cererea trebuie insotita de urmatoarele documente:
-    certificatul de inregistrare al firmei mama (CUI-ul);
-    Certificat constatator eliberat de ORC, precum si hotararea asociatului unic sau a asociatilor de infiintare a punctului de lucru;
-    actele de identitate ale acestora;
-    dovada detinerii spatiului (act de proprietate, contract de inchiriere, de comodat, etc.).
    In urma depunerii acestor documente se va obtine un certificat de mentiuni/constatator din care rezulta infiintarea punctului de lucru (adresa acestuia).

Potrivit prevederilor art. 74 alin.1 din OG 92/2003 privind Codul de procedura fiscala , cu modificarile si completarile ulterioare, contribuabilii au obligatia de a declara organului fiscal competent din subordinea ANAF, in termen de 30 de zile, infiintarea de sedii secundare.

Declaratia de inregistrare fiscala a sediului secundar se intocmeste prin completarea unui formular pus la dispozitie gratuit de organul fiscal din subordinea ANAF si va fi insotita de acte doveditoare ale informatiilor cuprinse in aceasta. (art. 75, alin. 1 din OG 92/2003 privind Codul de procedura fiscala , cu modificarile si completarile ulterioare).

Exista doua cazuri, si anume :
-    puncte de lucru (sedii secundare) cu mai putin de cinci salariati;
-    puncte de lucru cu minim cinci salariati.

Pentru punctul de lucru (sediul secundar) cu mai putin de cinci salariati, declaratia care se depune este cea prevazuta de OMFP 1329/2004 pentru aprobarea modelului si continutului formularului "Declaratie privind sediile secundare". Formularul "Declaratie privind sediile secundare" se depune la organul fiscal in a carui raza teritoriala se afla domiciliul fiscal al contribuabilului care le infiinteaza, adica la Administratia Finantelor Publice unde este arondata pentru administrare fiscala firma mama (art. 4 din OMFP 1329/2004 ).

Pentru punctul de lucru (sediul secundar) cu minim cinci salariati, declaratia care se depune este cea prevazuta de OMFP 262/2007 pentru aprobarea formularelor de inregistrare fiscala a contribuabililor, si anume formularul 060 "Declaratie de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni pentru sediile secundare".